Cosa vogliono davvero i dipendenti che l'IA automatizzi — e perché è importante

L'attività documentale che tutti vorrebbero automatizzare per prima

Ogni organizzazione ha un'attività che tutti concordano essere una perdita di tempo e che nessuno ha ancora trovato il tempo di risolvere. Spesso si tratta della stessa attività: estrarre dati da un documento e inserirli in un foglio di calcolo, in un CRM o in un sistema di gestione dei reclami, un campo alla volta. Raramente compare nella roadmap di un progetto, perché di per sé non sembra mai abbastanza importante da giustificarne una. Eppure, tra un reparto e l’altro, le ore che richiede si sommano fino a diventare un carico di lavoro che nessuno ricorda di aver svolto alla fine della settimana.

La nuova ricerca di Nitro, intitolata  “Lo stato dell’IA nei flussi di lavoro documentali: colmare il divario tra le promesse dell’IA e la produttività ”, ha coinvolto 1.300 dirigenti aziendali nei settori dei servizi finanziari, dei servizi legali, della produzione, della sanità e del settore immobiliare negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada. Tra le domande poste: quali attività relative ai documenti vorreste vedere automatizzate? Le risposte sono state insolitamente coerenti. Indipendentemente dal settore o dal livello gerarchico, è emersa ripetutamente la stessa manciata di attività.

Manager e dirigenti concordano su cosa risolvere per primo

Alla domanda su quali attività relative ai documenti sarebbero più sollevati di non dover più svolgere manualmente, i manager hanno indicato al primo posto, con un ampio margine, l’estrazione dei dati. Il 56% ha indicato il trasferimento delle informazioni dai documenti a fogli di calcolo e altri sistemi. Seguono la modifica e la formattazione al 50% e l’unione, la compressione o la conversione dei file al 48%.

Ai dirigenti, a cui è stato chiesto dove vedessero la maggiore opportunità di automazione per la propria organizzazione, è emersa la stessa priorità assoluta. L’estrazione dei dati è risultata nuovamente in testa, con il 51%, seguita dalla sintesi e dall’analisi dei documenti al 46% e dalla protezione, crittografia o sblocco dei documenti al 44%.

Gran parte del rapporto è incentrata sui diversi modi in cui dirigenti e manager descrivono l’uso dell’IA nella propria organizzazione: numeri relativi all’implementazione, maturità della governance, progressi verso il raggiungimento dei risultati. Sulla questione di cosa risolvere per primo, le opinioni coincidono: l’estrazione dei dati è in cima a entrambe le liste.

Voler l’automazione e averla sono due cose diverse

Se entrambi i gruppi concordano su ciò che va risolto, la domanda logica che ne consegue è: perché non è stato ancora risolto? Il 57% dei manager e dei dirigenti afferma che uno strumento per la firma di PDF o documenti, a un certo punto, li ha frustrati al punto da spingerli a considerare misure drastiche, dal presentare un reclamo formale all’IT fino a riconsiderare del tutto il proprio percorso professionale. Si tratta di un dato difficile da conciliare con qualsiasi affermazione secondo cui gli strumenti attuali funzionino come previsto.

Parte della spiegazione risiede nel modo in cui l’IA viene utilizzata una volta introdotta. Tra i manager i cui reparti hanno iniziato a utilizzare l’IA nei flussi di lavoro documentali, solo il 12% ha raggiunto una vera automazione end-to-end. Il 37% utilizza strumenti di IA autonomi in parallelo al proprio software di gestione dei documenti esistente, copiando i contenuti in un chatbot e incollando manualmente il risultato nel flusso di lavoro. Un altro 32% ha integrato una parte di un processo più ampio che per il resto rimane manuale. In ogni caso, l’attività manuale rimane dove è sempre stata, con una soluzione alternativa costruita attorno ad essa.

I dirigenti vedono già il costo di lasciare le cose come stanno

La dirigenza ne vede il lato frustrante: il 49% dei dirigenti valuta la frustrazione dei dipendenti nei confronti degli strumenti per la gestione dei documenti come un problema significativo o grave che incide sul morale e sulla produttività, e solo l’11% lo considera insignificante.

Hanno anche prove, tratte dalla stessa ricerca, che risolvere il problema porta benefici. Tra i manager i cui reparti hanno implementato l’IA nei flussi di lavoro documentali, il 93% riferisce almeno un risultato misurabile, tra cui la riduzione dei tempi di elaborazione dei documenti, il tempo del personale reindirizzato verso attività di maggior valore e un minor numero di incidenti di non conformità. A livello dirigenziale, tra le organizzazioni che hanno superato la fase pilota, tale cifra sale al 99%. Ciò che emerge con minore chiarezza dalla ricerca è se la preoccupazione e le prove siano state sottoposte all’attenzione della stessa persona all’interno della stessa organizzazione.

Il punto di partenza per decidere dove implementare l’automazione dei documenti è ormai a portata di mano

Colmare questo divario inizia dalle attività che i dipendenti continuano a identificare e dall’automatizzarle correttamente, invece di lasciare che le persone creino soluzioni alternative per ciò che uno strumento di workflow dovrebbe già gestire. L’estrazione dei dati è la prima mossa ovvia, poiché è l’area su cui manager e dirigenti concordano, dove il carico di lavoro manuale è più pesante, e si tratta delle stesse attività che stanno già generando risultati misurabili. Partire da qui consente di ottenere rapidamente risultati tangibili e rafforza la fiducia dell’organizzazione che i team in prima linea, più cauti, stanno aspettando prima di impegnarsi pienamente.

Leggi i risultati completi nel rapporto “The State of AI in Document Workflows ”.