Cambie de proveedor de firma electrónica sin interrumpir sus operaciones comerciales: Guía

Su software de firma electrónica es un pilar de su productividad, por lo que pensar en cambiar de proveedor probablemente le provoque visiones de caos y tiempo de inactividad.

Sin embargo, con la plataforma de firma electrónica adecuada, la migración a un software que transforme su eficiencia, mejore la experiencia de los usuarios y clientes y reduzca los costes puede realizarse sin problemas ni contratiempos.

Esta guía paso a paso le ayudará a planificar un cambio limpio a un proveedor de firma electrónica mejor, evitando al mismo tiempo cualquier interrupción operativa.

Paso 1: Evalúe en qué se queda corta su actual solución de firma electrónica

Evaluar las carencias de su solución de firma electrónica actual es la única forma de identificar las características que desea y necesita en una nueva.

Por ejemplo:

• ¿Su solución actual no se integra con determinadas herramientas, lo que añade complejidad a su pila de TI?
• ¿Cumple sus normas de seguridad de firma electrónica o los requisitos normativos?
• ¿O simplemente los usuarios no la utilizarán porque es demasiado difícil y engorrosa?

Esta información dirigirá su siguiente paso: los requisitos para una nueva solución de eSign y un nuevo proveedor.

Paso 2: Defina sus requisitos para una nueva solución eSign

• Soporte dedicado a la gestión de cambios: La gestión de cambios  debe ser una parte inherente de la oferta de eSign de su proveedor. El proveedor debe ser capaz de definir claramente cómo apoyará su transición, formará a sus equipos, responderá a los problemas y mantendrá la comunicación.
• Una prueba gratuita o un programa piloto para empresas: es necesario probar antes de comprar. Considere únicamente soluciones de eSign que le permitan participar en una prueba gratuita u ofrezcan programas piloto para equipos y organizaciones más grandes. Esto también facilita la transición si decide implantar la solución.
• Integración con los sistemas existentes: evite las herramientas de eSign que simplemente se añadan a su pila de TI y no funcionen bien con su software actual.
• Cumplimiento y seguridad:Los protocolos y políticas de ciberseguridad sólidos no son negociables, y su proveedor de eSign debe ofrecer garantías de que su organización estará protegida y cumplirá las normas.

Las organizaciones globales eligen a Nitro como su proveedor de firma electrónica preferido por todas estas razones y más.

Desarrollamos un profundo conocimiento de las necesidades de nuestros clientes durante la fase piloto para que el cambio a Nitro no suponga ningún esfuerzo. Tome nota de  mozzeno que ahora procesa 60.000 firmas electrónicas conformes al año con Nitro.

"La comprensión de las necesidades de mozzeno por parte de Nitro impulsó un despliegue estratégico adaptado a nuestros retos únicos".

Frederic Dujeux, cofundador de mozzeno

Paso 3: Participe en un programa piloto si es posible

Como ya se ha mencionado, probar el nuevo software de firma electrónica con un  programa piloto  es una forma excelente de permitir que sus equipos prueben la solución y realicen un seguimiento del rendimiento de la inversión antes de tomar una decisión.

No sólo le garantiza que hace la elección correcta para su dinero, sino que le da tiempo para resolver cualquier posible duda o ajuste con su nuevo proveedor. Utilice la fase piloto para probar situaciones reales en las que necesite la herramienta eSign y recabe opiniones sinceras de los usuarios.

Una vez finalizada la fase piloto, su proveedor debería poder migrarle completamente a la solución de forma más rápida y sencilla, ya que la mayoría de sus requisitos y necesidades de personalización ya estarán establecidos.

Paso 4: Implantar la nueva solución eSign

Aunque la puesta en marcha de un nuevo software puede ser el paso que más miedo da a muchas organizaciones, su proveedor de eSign debe proporcionarle un proceso documentado y una comunicación directa durante toda la implantación.

Nitro ha perfeccionado este proceso para nuestros clientes utilizando una metodología probada. Puede confiar en nuestros especialistas, altamente cualificados y receptivos, para asegurarse de que su flujo de trabajo y sus operaciones diarias se verán afectados en la menor medida posible.

"La integración de la solución de Nitro para firmas digitales fue muy fluida. Sólo 24 horas después de nuestra decisión, la solución estaba completamente renombrada a Four & Five y lista para usar".

Anneleen Vander Elstraeten, socia directora de Four & Five 

Paso 5: Forme y apoye a su equipo

La formación tiene que ser fácil, rápida e indolora para los usuarios, de lo contrario no aprovecharán al máximo el valor de la nueva solución.

Su personal debe recibir formación y apoyo  con recursos exhaustivos para que tanto los principiantes como los profesionales de eSign utilicen eficazmente la herramienta y se entusiasmen por cómo les ayudará en sus tareas diarias.

Nitro ofrece formación completa y asistencia personalizada, así como análisis  para ayudarle arealizar un seguimiento del uso y el retorno de la inversión de nuestras soluciones PDF y eSign.

Vea las tasas de adopción de los usuarios y las mejoras de productividad tras la implementación, y obtenga ayuda las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un equipo de asistencia cualificado que siempre está a su disposición para cualquier duda o resolución de problemas.

Comience su transición sin problemas hacia el éxito de eSign con Nitro

Si está explorando la posibilidad de cambiar de soluciones eSign, únase a las miles de organizaciones de todo el mundo que prefieren la gestión de cambios probada de Nitro, el éxito dedicado de los clientes y una formación y asistencia superiores. Estamos aquí para ayudarle a acelerar su  transformación digital .

"La experiencia de Nitro nos permitió integrar perfectamente las firmas electrónicas en nuestra plataforma digital. Nos ha ayudado a ahorrar tiempo a nuestros clientes y empleados, a mejorar nuestra oferta digital y a ofrecer una experiencia de usuario superior."

Maxim D'Hoogh, director de productos de  Degroof Petercam 

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