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Votre logiciel de signature électronique est un pilier de votre productivité, et l'idée de changer de fournisseur vous donne probablement des visions de chaos et de temps d'arrêt.
Mais avec la bonne plateforme de signature électronique , la migration vers un logiciel qui transforme votre efficacité, améliore l'expérience des utilisateurs et des clients et réduit les coûts peut se faire en douceur.
Ce guide étape par étape vous aidera à planifier un changement en douceur vers un meilleur fournisseur d'eSignature tout en évitant toute perturbation opérationnelle.
Étape 1 : Évaluer les lacunes de votre solution de signature électronique actuelle
L'évaluation des lacunes de votre solution de signature électronique actuelle est le seul moyen d'identifier les fonctionnalités que vous souhaitez et dont vous avez besoin dans une nouvelle solution.
En voici un exemple :
- Votre solution actuelle ne s'intègre-t-elle pas à certains outils, ce qui complexifie votre système informatique ?
- Répond-elle à vos normes de sécurité eSign ou à vos exigences réglementaires ?
- Ou bien les utilisateurs ne l'utiliseront-ils tout simplement pas parce qu'elle est trop difficile et encombrante ?
Ces informations vous orienteront vers l'étape suivante, à savoir la recherche d'une nouvelle solution de signature électronique et d'un nouveau fournisseur.
Étape 2 : Définir les exigences d'une nouvelle solution de signature électronique
Dressez une liste des exigences relatives à votre nouveau logiciel de signature électronique afin de pouvoir évaluer facilement les caractéristiques et les capacités des fournisseurs et de leurs solutions. Il est essentiel d'inclure les éléments suivants dans votre liste afin de garantir une migration sans perturbation :- Assistance dédiée à la gestion du changement : la gestion du changement doit faire partie intégrante de l'offre eSign de votre fournisseur. Le fournisseur doit être en mesure de définir clairement comment il soutiendra votre transition, formera vos équipes, répondra aux problèmes et restera communicatif.
- Un essai gratuit ou un programme pilote : vous devez essayer avant d'acheter. Ne considérez que les solutions eSign qui vous permettent de participer à un essai gratuit ou qui proposent des programmes pilotes pour les équipes et les organisations plus importantes. Cela facilite également la transition si vous décidez de mettre en œuvre la solution.
- Intégration avec vos systèmes existants : évitez les outils d'eSign qui ne feront qu'ajouter à votre pile informatique et ne s'intégreront pas à vos logiciels existants.
- Conformité et sécurité :des protocoles et des politiques de cybersécurité solides ne sont pas négociables, et votre fournisseur de solutions de signature électronique doit vous donner l'assurance que votre organisation sera protégée et conforme.
Les entreprises internationales choisissent Nitro comme fournisseur privilégié de signature électronique pour toutes ces raisons et bien d'autres encore.
Nous développons une compréhension approfondie des besoins de nos clients au cours de la phase pilote, de sorte que le passage à Nitro se fait sans effort. Le point de vue de mozzeno qui traite désormais 60 000 signatures électroniques conformes par an avec Nitro.
"La compréhension des besoins de mozzeno par Nitro a conduit à un déploiement stratégique adapté à nos défis uniques.
Frédéric Dujeux, cofondateur de mozzeno
Étape 3 : Participer à un programme pilote si possible
Comme mentionné ci-dessus, tester votre nouveau logiciel eSign avec un programme pilote est un excellent moyen de permettre à vos équipes d'essayer la solution et de suivre votre retour sur investissement avant de prendre une décision.
Cela vous permet non seulement de vous assurer que vous faites le bon choix pour votre argent, mais aussi d'avoir le temps de répondre à toutes les questions ou de procéder à des ajustements avec votre nouveau fournisseur. Utilisez la phase pilote pour tester les scénarios réels dans lesquels vous avez besoin de l'outil eSign et pour recueillir les commentaires honnêtes des utilisateurs.
À l'issue de la phase pilote, votre fournisseur devrait être en mesure de vous faire migrer vers la solution plus rapidement et plus facilement, car la plupart de vos exigences et de vos besoins de personnalisation seront déjà en place.
Étape 4 : Mise en œuvre de votre nouvelle solution de signature électronique
Bien que la mise en service d'un nouveau logiciel puisse être l'étape la plus effrayante pour de nombreuses organisations, votre fournisseur de solutions de signature électronique devrait fournir un processus documenté et une communication directe tout au long de la mise en œuvre.
Nitro a perfectionné ce processus pour ses clients en utilisant une méthodologie éprouvée. Vous pouvez compter sur nos spécialistes hautement qualifiés et réactifs pour veiller à ce que vos flux de travail et vos opérations quotidiennes ne soient que peu ou pas perturbés.
"L'intégration de la solution Nitro pour les signatures numériques s'est déroulée sans problème. Seulement 24 heures après notre décision, la solution était entièrement rebaptisée Four & Five et prête à l'emploi.
Anneleen Vander Elstraeten, associée gérante de Four & Five
Étape 5 : Former et soutenir votre équipe
La formation doit être facile, rapide et indolore pour les utilisateurs, faute de quoi ils ne maximiseront pas la valeur de votre nouvelle solution.
Votre personnel doit recevoir une formation et une assistance avec des ressources approfondies afin que les débutants et les professionnels de l'eSign utilisent efficacement l'outil et soient enthousiasmés par la façon dont il les aidera dans leurs tâches quotidiennes.
Nitro propose une formation complète et une assistance personnalisée, ainsi que des analyses pour vous aider àsuivre l'utilisation et le retour sur investissement de nos solutions PDF et eSign.
Voyez les taux d'adoption par les utilisateurs et les améliorations de la productivité après la mise en œuvre, et obtenez de l'aide 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à une équipe d'assistance qualifiée qui est toujours à votre disposition pour tout dépannage ou pour répondre à vos questions.
Commencez votre transition en douceur vers le succès de l'eSign avec Nitro.
Si vous envisagez de changer de solution eSign, rejoignez les milliers d'organisations dans le monde qui préfèrent la gestion du changement éprouvée de Nitro, l'assistance à la clientèle dévouée, ainsi que la formation et l'assistance de qualité supérieure. Nous sommes là pour vous aider à accélérer votre transformation numérique .
"L'expertise de Nitro nous a permis d'intégrer en toute transparence les signatures électroniques dans notre plateforme numérique. Cela nous a permis de faire gagner du temps à nos clients et à nos employés, d'améliorer notre offre numérique et d'offrir une expérience utilisateur supérieure."
Maxim D'Hoogh, Product Manager chez Degroof Petercam
Pour en savoir plus sur les solutions de signature électronique sécurisées et les options de licence flexibles de Nitro, veuillez contacter nos experts dès aujourd'hui à l' adresse .
