Cambiare fornitore di firma elettronica senza interrompere le operazioni aziendali: Una guida

Il vostro software di firma elettronica è un pilastro della vostra produttività, quindi il pensiero di cambiare fornitore probabilmente vi fa pensare a caos e tempi morti.

Ma con la giusta piattaforma di firma elettronica , la migrazione verso un software che trasforma la vostra efficienza, migliora l'esperienza degli utenti e dei clienti e riduce i costi, può avvenire senza problemi e senza interruzioni.

Questa guida passo passo vi aiuterà a pianificare un passaggio pulito a un fornitore di eSign migliore, evitando qualsiasi interruzione operativa.

Fase 1: valutare i punti deboli della vostra attuale soluzione di firma elettronica

Valutare le carenze della vostra attuale soluzione di eSign è l'unico modo per identificare le caratteristiche che desiderate e di cui avete bisogno in una nuova soluzione.

Ad esempio:

• La soluzione attuale non si integra con alcuni strumenti, aggiungendo complessità al vostro stack IT?
• È conforme agli standard di sicurezza eSign o ai requisiti normativi?
• Oppure gli utenti non la useranno semplicemente perché è troppo difficile e macchinosa?

Queste informazioni indirizzeranno il passo successivo: i requisiti per una nuova soluzione eSign e per un nuovo fornitore.

Fase 2: Definire i requisiti per una nuova soluzione di eSign

• Supporto dedicato alla gestione delle modifiche: la gestione delle modifiche  deve essere parte integrante dell'offerta di eSign del fornitore. Il fornitore deve essere in grado di delineare chiaramente come supportare la transizione, formare i team, rispondere ai problemi e mantenere la comunicazione.
• Una prova gratuita o un programma pilota aziendale: è necessario provare prima di acquistare. Prendete in considerazione solo le soluzioni eSign che vi permettono di partecipare a una prova gratuita o che offrono programmi pilota per i team e le organizzazioni più grandi. In questo modo la transizione sarà più agevole se deciderete di implementare la soluzione.
• Integrazione con i sistemi esistenti: evitate gli strumenti di eSign che si aggiungono allo stack IT e non si integrano con il software esistente.
• Conformità e sicurezza:protocolli e politiche di cybersecurity forti non sono negoziabili e il fornitore di eSign deve garantire che l'organizzazione sia protetta e conforme.

Le organizzazioni globali scelgono Nitro come fornitore di firma elettronica per tutti questi motivi e altri ancora.

Durante la fase pilota sviluppiamo una comprensione approfondita delle esigenze dei nostri clienti, in modo che il passaggio a Nitro sia semplice. Prendete esempio da  mozzeno che ora elabora 60.000 firme elettroniche conformi all'anno con Nitro.

"La comprensione delle esigenze di mozzeno da parte di Nitro ha portato a un'implementazione strategica su misura per le nostre sfide uniche".

Frederic Dujeux, cofondatore di mozzeno

Fase 3: se possibile, partecipare a un programma pilota

Come già detto, provare il nuovo software di eSign con un  programma pilota  è un modo eccellente per consentire ai vostri team di provare la soluzione e monitorare il ROI prima di prendere una decisione.

In questo modo non solo vi assicurate di fare la scelta giusta per il vostro denaro, ma avete anche il tempo di risolvere eventuali dubbi o aggiustamenti con il vostro nuovo fornitore. Utilizzate la fase pilota per testare gli scenari reali in cui avete bisogno dello strumento eSign e per raccogliere il feedback sincero degli utenti.

Al termine della fase pilota, il fornitore dovrebbe essere in grado di migrare completamente verso la soluzione in modo più rapido e semplice, perché la maggior parte dei requisiti e delle esigenze di personalizzazione saranno già presenti.

Fase 4: implementare la nuova soluzione di eSign

Sebbene l'introduzione di un nuovo software possa essere il passo più spaventoso per molte organizzazioni, il fornitore di eSign dovrebbe fornire un processo documentato e una comunicazione diretta durante l'implementazione.

Nitro ha perfezionato questo processo per i propri clienti utilizzando una metodologia comprovata. Potete contare sui nostri specialisti altamente qualificati e reattivi per assicurarvi di non subire alcuna interruzione dei flussi di lavoro e delle operazioni quotidiane.

"L'integrazione della soluzione Nitro per la firma digitale è avvenuta senza problemi. Solo 24 ore dopo la nostra decisione, la soluzione era completamente rebrandizzata su Four & Five e pronta all'uso".

Anneleen Vander Elstraeten, socio dirigente di Four & Five 

Fase 5: formare e supportare il team

La formazione deve essere facile, rapida e indolore per gli utenti, altrimenti non riusciranno a sfruttare al massimo il valore della nuova soluzione.

Il personale deve ricevere formazione e supporto  con risorse approfondite, in modo che sia i principianti che i professionisti di eSign utilizzino efficacemente lo strumento e siano entusiasti di come questo li aiuterà nelle loro attività quotidiane.

Nitro offre una formazione completa e un'assistenza personalizzata, nonché analisi  per aiutarvi amonitorare l'utilizzo e il ROI delle nostre soluzioni PDF ed eSign.

È possibile verificare i tassi di adozione da parte degli utenti e vedere i miglioramenti della produttività dopo l'implementazione, oltre a ricevere assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, grazie a un team di supporto qualificato sempre a disposizione per qualsiasi risoluzione di problemi o domande.

Inizia la transizione verso il successo di eSign con Nitro.

Se state valutando la possibilità di cambiare soluzione eSign, unitevi alle migliaia di organizzazioni in tutto il mondo che preferiscono la comprovata gestione del cambiamento, il successo dedicato ai clienti e la formazione e l'assistenza superiori di Nitro. Siamo qui per aiutarvi ad accelerare la vostra  trasformazione digitale .

"L'esperienza di Nitro ci ha permesso di integrare perfettamente le firme elettroniche nella nostra piattaforma digitale. Ci ha aiutato a risparmiare tempo per i nostri clienti e dipendenti, a migliorare la nostra offerta digitale e a offrire un'esperienza utente superiore".

Maxim D'Hoogh, Product Manager di  Degroof Petercam 

Per saperne di più sulle soluzioni di eSignature sicure e sulle opzioni di licenza flessibili di Nitro, contattate oggi stesso i nostri esperti su   .