Verander van e-handtekeningleverancier zonder uw bedrijfsactiviteiten te verstoren: Een handleiding

Je software voor e-handtekeningen is een pijler van je productiviteit, dus bij de gedachte om van provider te veranderen, krijg je waarschijnlijk visioenen van chaos en downtime.

Maar met het juiste eSignature-platform kan het een soepele, naadloze migratie zijn naar software die je efficiëntie transformeert, de ervaringen van gebruikers en klanten verbetert en de kosten verlaagt.

Deze stap-voor-stap handleiding helpt je bij het plannen van een schone overstap naar een betere eSign-provider, terwijl operationele onderbrekingen worden vermeden.

Stap 1: Evalueer waar je huidige eSignature-oplossing tekortschiet

Alleen door de tekortkomingen van je huidige eSign-oplossing te beoordelen, kun je bepalen welke functies je in een nieuwe oplossing wilt en nodig hebt.

Bijvoorbeeld:

• Integreert uw huidige oplossing niet met bepaalde tools, waardoor uw IT-stack complexer wordt?
• Voldoet de oplossing aan uw eSign-beveiligingsstandaarden of wettelijke vereisten?
• Of zullen gebruikers het gewoon niet gebruiken omdat het te moeilijk en omslachtig is?

Deze informatie geeft richting aan uw volgende stap - de vereisten voor een nieuwe eSign-oplossing en -verkoper.

Stap 2: Bepaal uw vereisten voor een nieuwe eSign-oplossing

• Toegewijde ondersteuning voor wijzigingsbeheer: Wijzigingsbeheer  moet een inherent onderdeel zijn van het eSign-aanbod van je leverancier. De leverancier moet duidelijk kunnen aangeven hoe hij uw overgang zal ondersteunen, uw teams zal trainen, op problemen zal reageren en communicatief zal blijven.
• Een gratis proefperiode of pilotprogramma voor bedrijven: u moet eerst proberen voordat u koopt. Overweeg alleen eSign-oplossingen die je laten deelnemen aan een gratis proefperiode of die pilotprogramma's aanbieden voor grotere teams en organisaties. Dit zorgt ook voor een meer naadloze overgang als je besluit de oplossing te implementeren.
• Integratie met je bestaande systemen: Vermijd eSign-tools die je IT-stack alleen maar uitbreiden en niet goed samenwerken met je bestaande software.
• Compliance en beveiliging:Over sterke cyberbeveiligingsprotocollen en -beleidsregels valt niet te onderhandelen, en je eSign-leverancier moet de zekerheid bieden dat je organisatie beschermd is en aan de regels voldoet.

Wereldwijde organisaties kiezen om al deze redenen en nog veel meer voor Nitro als hun voorkeursleverancier van eSignature.

Tijdens de pilotfase ontwikkelen we een grondig begrip van de behoeften van onze klanten, zodat de overstap naar Nitro moeiteloos verloopt. Neem het aan van  mozzeno die nu 60.000 eSignatures per jaar verwerkt met Nitro.

"Nitro's inzicht in de behoeften van mozzeno leidde tot een strategische implementatie die was afgestemd op onze unieke uitdagingen."

Frederic Dujeux, medeoprichter van mozzeno

Stap 3: Neem indien mogelijk deel aan een proefprogramma

Zoals hierboven vermeld, ishet uitproberen van je nieuwe eSign-software met een  proefprogramma  een uitstekende manier om je teams de oplossing te laten uitproberen en je ROI te volgen voordat je een beslissing neemt.

Het zorgt er niet alleen voor dat je de juiste keuze voor je geld maakt, het geeft je ook de tijd om eventuele vragen of aanpassingen met je nieuwe leverancier door te nemen. Gebruik de pilotfase om realistische scenario's te testen waarin je de eSign-tool nodig hebt en verzamel eerlijke feedback van gebruikers.

Als de pilotfase voorbij is, kan je leverancier je sneller en eenvoudiger volledig migreren naar de oplossing, omdat de meeste vereisten en aanpassingsbehoeften al aanwezig zijn.

Stap 4: Implementeer uw nieuwe eSign-oplossing

Hoewel de livegang met nieuwe software voor veel organisaties de engste stap kan zijn, moet uw eSign-leverancier zorgen voor een gedocumenteerd proces en directe communicatie tijdens de implementatie.

Nitro heeft dit proces voor onze klanten geperfectioneerd aan de hand van een bewezen methodologie. U kunt vertrouwen op onze zeer bekwame en responsieve specialisten om ervoor te zorgen dat u weinig tot geen hinder ondervindt van uw dagelijkse workflows en activiteiten.

"De integratie van Nitro's oplossing voor digitale handtekeningen verliep zeer soepel. Slechts 24 uur na onze beslissing was de oplossing volledig gerebrand naar Four & Five en klaar voor gebruik."

Anneleen Vander Elstraeten, Managing Partner van Four & Five 

Stap 5: Train en ondersteun uw team

Training moet eenvoudig, snel en pijnloos zijn voor gebruikers, anders zullen ze de waarde van je nieuwe oplossing niet maximaliseren.

Je personeel moet training en ondersteuning  krijgen met diepgaande hulpmiddelen, zodat zowel beginners als gevorderden de tool effectief kunnen gebruiken en enthousiast worden over hoe het hen zal helpen bij hun dagelijkse taken.

Nitro biedt uitgebreide training en persoonlijke ondersteuning, evenals analyses  om het gebruik en de ROI van onze PDF- en eSign-oplossingenbij te houden.

Bekijk de gebruikersadoptie en de productiviteitsverbeteringen na de implementatie, en krijg 24/7 hulp van een gekwalificeerd ondersteuningsteam dat altijd klaar staat voor probleemoplossing of vragen.

Begin uw naadloze overgang naar eSign-succes met Nitro

Als u overweegt over te stappen op andere eSign-oplossingen, sluit u dan aan bij de duizenden organisaties over de hele wereld die de voorkeur geven aan Nitro's bewezen verandermanagement, toegewijde klantenservice en superieure training en ondersteuning. Wij zijn er om u te helpen uw  digitale transformatie te versnellen .

"Dankzij de expertise van Nitro konden we e-handtekeningen naadloos integreren in ons digitale platform. Het heeft ons geholpen tijd te besparen voor onze klanten en medewerkers, ons digitale aanbod te verbeteren en een superieure gebruikerservaring te bieden."

Maxim D'Hoogh, productmanager bij  Degroof Petercam 

Kom meer te weten over Nitro's veilige eSignature-oplossingen en flexibele licentieopties door vandaag nog te contacteren .