Guía completa de Nitro Sign sobre registros de auditoría de firmas electrónicas

¿Qué son los registros de auditoría de firma electrónica?

Un registro de auditoría de firma electrónica (también denominado registro de auditoría o certificado de finalización) es un registro digital seguro de todas las acciones realizadas durante el proceso de firma electrónica. Los registros de auditoría sirven como fuente de la verdad para el cumplimiento, la autenticación y la transparencia, capturando exactamente quién firmó, cuándo firmó y cómo se gestionó el documento.

Con Nitro Sign, cada documento firmado incluye automáticamente un registro de auditoría a prueba de manipulaciones. Esto garantiza que su empresa pueda verificar la actividad del firmante, salvaguardar los datos confidenciales y seguir cumpliendo las normativas globales de firma electrónica.

¿Qué información capturan los registros de auditoría?

Un registro de auditoría proporciona un documento limpio y descriptivo que destaca toda la actividad del firmante y el historial del documento. Los detalles típicos capturados incluyen

• Identidad del firmante: Nombre, dirección de correo electrónico y dirección IP.

• Estado de autenticación: Confirmaciónde que se ha verificado la identidad del firmante.

• Marcas de tiempo: Fechay hora en que se produjo cada acción.

• Acciones realizadas: Actividad defirma, visualización, reenvío o edición.

• Integridad del documento: Verificaciónde que el archivo no ha sido alterado después de la firma.

Dado que estos datos se registran automáticamente, los registros de auditoría reducen el riesgo de errores o disputas y proporcionan una prueba defendible de la firma.

¿Por qué son importantes los registros de auditoría de firma electrónica para las empresas?

Garantizan el cumplimiento de eSign

Los registros de auditoría  respaldan  el cumplimiento de las principales leyes y normas de firma electrónica, entre las que se incluyen:

• eIDAS (UE): Establecela validez legal de las firmas electrónicas en toda la UE.

• ESIGN Act y UETA (EE.UU.): Regulala aplicabilidad de las firmas electrónicas en Estados Unidos.

• GDPR: Exigeresponsabilidad en el tratamiento de datos personales.

• ISO 27001, SOC 2, HIPAA: Marcos que hacen hincapié en el tratamiento seguro de la información sensible.

Los registros de auditoría mantienen un registro digital verificable, ayudando a las organizaciones a cumplir estos requisitos y demostrar el cumplimiento normativo.

Refuerce la seguridad de los documentos

Las pistas de auditoría crean transparencia y responsabilidad al registrar todas las acciones del firmante. Esto ayuda a proteger sectores con necesidades de seguridad estrictas, como el sanitario, el financiero o el inmobiliario, al garantizar que sólo las partes autorizadas acceden a los documentos.

Mejore la eficacia del flujo de trabajo

En lugar de realizar un seguimiento manual de las firmas, los registros de auditoría registran automáticamente cada paso. Su equipo puede ver o descargar el historial de un documento al instante, lo que reduce el tiempo dedicado a perseguir el papeleo y mejora la visibilidad en todos los departamentos.

Reduzca los costes y el desperdicio de papel

Los registros de auditoría digitalizados eliminan la necesidad de sistemas de archivo en papel, lo que ayuda a las empresas a reducir costes y, al mismo tiempo, contribuye a los objetivos de sostenibilidad.

¿Cómo puedo acceder y descargar registros de auditoría en Nitro Sign?

Cada documento en Nitro Sign incluye un registro de auditoría adjunto. Descargarlos es sencillo:

1. Abra el documento deseado en Nitro Sign.

2. Haga clic en el icono de Información en la esquina superior derecha.

3. En el panel de información desplegable, seleccione la pestaña Historial.

4. Haga clic en Descargar registro de auditoría.

Puede guardar el archivo localmente o en una unidad compartida para mantener un registro seguro y centralizado.

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Estudio de caso: Salem Media aumenta su productividad con Nitro Audit Trails

La empresa global de entretenimiento Salem  Media recurrió a Nitro Sign para acelerar los flujos de trabajo y mejorar la visibilidad de los equipos de ventas, marketing, contabilidad e ingeniería.

Aprovechando la función de registro de auditoría de Nitro, Salem Media creó un "archivador" digital de firmas, dando a los empleados acceso instantáneo a los detalles del firmante y al historial de documentos. La empresa amplió el acceso a Nitro Sign a 10 veces más empleados que antes, acelerando los ciclos de aprobación y mejorando la productividad en toda la organización.

Preguntas frecuentes sobre los registros de auditoría de firma electrónica

¿Qué es un registro de auditoría de firma electrónica?

Un registro de auditoría de firma electrónica es un registro digital que registra todas las acciones realizadas durante el proceso de firma. Incluye detalles como el nombre del firmante, la dirección de correo electrónico, la dirección IP, la fecha y hora de cada acción y la confirmación de autenticación. Al mantener este registro, las organizaciones disponen de un historial completo y a prueba de manipulaciones del documento desde el momento en que se envía hasta la firma final, lo que garantiza la responsabilidad y la transparencia.

¿Son jurídicamente vinculantes los registros de auditoría?

El registro de auditoría en sí no es una firma, sino la prueba de que se ha llevado a cabo un proceso de firma electrónica válido. Combinadas con el documento firmado, las pistas de auditoría sirven como prueba legal ante un tribunal o en auditorías de cumplimiento. Demuestran que el firmante fue autenticado, que el documento no fue alterado y que el proceso cumplió los requisitos de leyes internacionales como ESIGN Act, UETA y eIDAS. Esto las convierte en una parte fundamental de la creación de firmas electrónicas legalmente vinculantes.

¿Cómo contribuyen los registros de auditoría al cumplimiento de la normativa?

Los registros de auditoría actúan como salvaguarda del cumplimiento documentando todos los puntos clave del flujo de trabajo de firma. Ayudan a las empresas a cumplir los requisitos de normativas como GDPR (al proporcionar responsabilidad por el uso de datos personales), HIPAA (al proteger la información sanitaria confidencial) e ISO 27001 o SOC 2 (al reforzar los controles de seguridad). En los sectores en los que las auditorías son habituales, como el financiero, el sanitario y el gubernamental, un registro de auditoría sirve como prueba de que sus procesos se ajustan a las normas del sector.

¿Puede manipularse un registro de auditoría?

No con Nitro Sign. Una vez firmado un documento, la pista de auditoría es a prueba de manipulaciones y está bloqueada contra cambios. Esto garantiza la integridad del historial del documento y evita ediciones malintencionadas o disputas. Si se intenta alterar el documento firmado, la pista de auditoría indicará la discrepancia, protegiendo tanto a la organización como al firmante.

¿Cuál es la diferencia entre una pista de auditoría y un certificado de finalización?

Ambos términos suelen utilizarse indistintamente. Una pista de auditoría es el registro detallado de las acciones realizadas en un documento, mientras que un certificado de finalización suele ser la versión resumida formal de ese registro, proporcionada por la solución de firma electrónica al final del proceso. Juntos, proporcionan una prueba verificable del flujo de trabajo de firma.

¿Para quién son los registros de auditoría?

Cualquier empresa que envíe o firme documentos electrónicamente puede beneficiarse de los registros de auditoría. Son especialmente importantes para los sectores con requisitos de cumplimiento estrictos, como el jurídico, los servicios financieros, la sanidad, el sector inmobiliario y la administración pública, donde es esencial mantener una documentación segura y transparente.

¿Cuánto tiempo deben almacenarse los registros de auditoría?

Los requisitos de almacenamiento varían según el sector y la normativa. Por ejemplo, es posible que los servicios financieros deban almacenar los registros durante varios años para cumplir los requisitos de auditoría, mientras que las organizaciones sanitarias deben conservar los registros para cumplir la ley HIPAA. Nitro Sign permite a las organizaciones descargar y almacenar registros de auditoría localmente o en sistemas seguros en la nube, por lo que las políticas de retención pueden adaptarse a las necesidades empresariales.

¿Pueden los registros de auditoría sustituir a los registros en papel?

Sí. Los registros de auditoría cumplen la misma función que los registros tradicionales en papel, pero en un formato seguro y digital. Al pasar a los registros de auditoría digitales, las organizaciones reducen la dependencia de los sistemas de archivo en papel, reducen los costes de almacenamiento y mejoran la accesibilidad sin sacrificar el cumplimiento ni la seguridad.

¿Qué ocurre si un firmante se niega a completar un documento?

Incluso las transacciones incompletas se registran en el registro de auditoría. Si un firmante ve un documento pero no lo firma, esa actividad (incluidas las marcas de tiempo y los detalles del usuario) seguirá apareciendo en el registro. Esta visibilidad ayuda a las organizaciones a comprender el estado de los acuerdos y a realizar un seguimiento cuando sea necesario.

¿El GDPR exige registros de auditoría?

El GDPR no exige específicamente el uso de registros de auditoría, pero sí requiere que las organizaciones demuestren responsabilidad, seguridad y manejo legal de los datos personales. Un registro de auditoría proporciona pruebas verificables de cómo y cuándo se ha accedido a los datos personales (como nombres y direcciones de correo electrónico en un proceso de firma) o se han utilizado. Esto ayuda a las organizaciones a demostrar el cumplimiento durante auditorías o investigaciones.

¿Cómo contribuyen los registros de auditoría al cumplimiento del eIDAS?

Según el reglamento eIDAS de la UE, las firmas electrónicas deben ser verificables y estar vinculadas al firmante. Los registros de auditoría proporcionan la prueba técnica de la identidad del firmante, la autenticación y la integridad del documento. Para las firmas electrónicas cualificadas, una pista de auditoría es una salvaguarda esencial que valida todo el proceso de firma y garantiza el reconocimiento legal en todos los Estados miembros de la UE.

¿Cumplen los registros de auditoría los requisitos de ESIGN y UETA en EE.UU.?

Sí. Tanto la Ley ESIGN como la UETA exigen que las firmas electrónicas sean atribuibles a una persona y que se mantengan registros de la transacción. Los registros de auditoría cumplen estos requisitos al capturar los detalles del firmante, las marcas de tiempo y el historial del documento. Esto garantiza que las firmas electrónicas sean legalmente exigibles ante los tribunales estadounidenses.

¿Cómo ayudan los registros de auditoría al cumplimiento de la HIPAA?

En el sector sanitario, la HIPAA exige un seguimiento estricto del acceso a la información sanitaria protegida (PHI). Un registro de auditoría muestra exactamente quién vio o firmó un documento, cuándo lo hizo y qué acciones llevó a cabo. Esta transparencia ayuda a las organizaciones sanitarias a demostrar que cumplen las normas de privacidad y seguridad de la HIPAA, al tiempo que protegen los datos confidenciales de los pacientes.

¿Los registros de auditoría se ajustan a las normas ISO 27001 y SOC 2?

Sí, tanto la norma ISO 27001 como la SOC 2 hacen hincapié en el registro, la supervisión y la protección del acceso a la información confidencial. Los registros de auditoría sirven como prueba de estos controles de seguridad en acción, ayudando a las organizaciones a conseguir y mantener la certificación o a superar las auditorías de cumplimiento.

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