Consideraciones de seguridad al elegir una solución de firma electrónica

Ya hemos hablado de cómo la rápida adopción de la firma electrónica no sólo permite a las organizaciones mantener su negocio en movimiento en la economía digital actual, sino que también impulsa mejoras en la eficiencia, la experiencia, el cumplimiento y la sostenibilidad. Sin embargo, para obtener todas estas ventajas, las organizaciones deben asegurarse de que la solución de firma electrónica que elijan pueda cumplir el laberinto de normas y reglamentos que rigen su negocio.

Lo último que quiere hacer una organización es añadir complejidad. No quieren tener que implantar una solución que satisfaga las necesidades de su equipo jurídico, otra para Recursos Humanos y otra para ingeniería. Sin embargo, eso es lo que muchas organizaciones descubren que han hecho cuando analizan su entorno.  Un estudio reciente de Deloitte  descubrió que los trabajadores alternan entre diferentes aplicaciones en el lugar de trabajo 10 veces por hora, lo que se traduce en 32 días al año de productividad perdida en el lugar de trabajo.

Ha llegado el momento de dar un paso atrás y evaluar sus herramientas para ver si existe una oportunidad de consolidar y racionalizar la forma en que se realiza el trabajo en su organización. Entonces, ¿qué hay que tener en cuenta cuando se trata de firmas electrónicas? En pocas palabras, seguridad.

Por qué es tan importante la seguridad

A medida que el trabajo híbrido despega y las organizaciones trasladan más parte de su negocio a la nube, necesitan tener la seguridad de que pueden confiar en la privacidad e integridad de todos sus flujos de trabajo. También necesitan proteger sus datos y operaciones de ciberataques cada vez más sofisticados (y frecuentes).

La seguridad integrada de las firmas electrónicas

Cuando se trata de firmas, la autenticidad y la seguridad son prioritarias. Cada tipo de firma electrónica ya es más seguro que una firma manual en papel. Técnicamente, se trata de un código matemático que garantiza que el documento no pueda modificarse después de la firma. Esto también se aplica a los elementos relacionados con la identidad de la persona, ya que captura la intención de una persona de aceptar el contenido del documento electrónico, contrato o conjunto de datos.

Gracias al cifrado del documento, tiene la garantía de que el documento no se ha modificado tras la firma, ya se trate de una sola página o de un lote completo de documentos. Además, puede configurar una administración de consentimientos, que obtiene el permiso explícito para el documento (de conformidad con GDPR y otras directrices). Esto permite que las firmas electrónicas sean legalmente reconocidas y ejecutables en casi todo el mundo.

La flexibilidad de la firma electrónica

Dependiendo del tipo de seguridad que requiera, que normalmente se basa en el valor de la transacción y/o las directrices normativas en juego, puede ajustar el nivel de seguridad que aplica. Por supuesto, esto supone que la solución que está utilizando ofrece la amplitud de capacidades y flexibilidad para hacerlo. Por ejemplo, puede determinar hasta dónde quiere llegar para confirmar la identidad del firmante y cómo quiere transferir el documento (por ejemplo, si desea cifrarlo o no y la intensidad del cifrado empleado). Aplicando el nivel adecuado, puedes encontrar el equilibrio justo entre comodidad y seguridad.

Diferentes métodos de firma a tener en cuenta

• Firmas simples: demuestran la aceptación/aprobación general del documento por parte del firmante. Pueden ser una imagen escaneada de una firma, una firma dibujada manualmente en una pantalla de escritorio (y guardada digitalmente), un clic en un botón de "Acepto", etc.

• Firmas avanzadas: proporcionan un mayor nivel de verificación de la identidad del firmante, seguridad y sellado contra manipulaciones. La firma debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante y crearse bajo su control exclusivo (la autenticación multifactor es opcional).

• Firmascualificadas - Son firmas no repudiadas. Están respaldadas por un certificado emitido y certificado por un proveedor de servicios de confianza que identifica al 100% al firmante. Se requiere una verificación inicial cara a cara o un proceso equivalente, así como la autenticación multifactor.

La importancia de la identidad: asegúrese de poder verificar a los firmantes

• Biometría
• Tarjeta inteligente / Tokens
• Combinaciones de inicio de sesión y contraseña (incluido el inicio de sesión único)
• Contraseñas de un solo uso (por SMS y correo electrónico)
• Identidades móviles
• Autenticación bancaria
• Servicios gubernamentales

Aunque la autenticación no implica necesariamente una experiencia de usuario más engorrosa, sigue siendo más compleja y exige más del usuario que un simple garabato con el dedo en un smartphone o un ordenador de sobremesa. Por eso es importante entender los distintos casos de uso y aplicar el nivel de seguridad adecuado para satisfacer tanto las necesidades de la empresa como las de cumplimiento de la normativa.

Para más información

Para obtener más información sobre las distintas normativas, métodos de firma y opciones de seguridad de las firmas electrónicas, consulte " La guía definitiva de la firma electrónica ". Te ayudará a evaluar diferentes soluciones de firma electrónica, para que puedas elegir una única plataforma para todas tus necesidades y empezar a maximizar la seguridad y el valor de tus flujos de trabajo digitalizados.