5 características esenciales del software de firma electrónica para el cumplimiento de la legislación

Las firmas electrónicas han transformado la forma en que las organizaciones procesan documentos, cierran acuerdos y realizan su trabajo, pero pueden presentar algunos obstáculos legales dependiendo de su sector.  Los requisitos de conformidad para la firma electrónica  varían en función del sector y de las fronteras geográficas, por lo que las empresas deben implantar soluciones que puedan adaptarse fácilmente a múltiples entornos normativos.

Siga leyendo para obtener un desglose de las características imprescindibles que debe buscar cuando busque una solución de firma electrónica capaz de hacer frente a los retos actuales en materia de cumplimiento normativo.

1. 1. Verificación de identidad sólida

Las empresas necesitan una plataforma de eSign que ofrezca autenticación multifactor más allá de la simple verificación por correo electrónico. Como mínimo, su software de eSign debe ofrecer una gama de métodos de identificación para que pueda elegir las mejores opciones para las necesidades de cumplimiento de su organización.

Las plataformas avanzadas de eSign ofrecen múltiples técnicas de autenticación para probar la identidad del firmante, como por ejemplo:

• Firmas biométricas
• Contraseñas de un solo uso (OTP )
• Comprobaciones de identidad en tiempo real

La potente API de Nitro hace que sea fácil  "elegir y conectar" los métodos de identificación adecuados  para su empresa. Nuestra plataforma eSign también se integra con los servicios de autenticación del gobierno central para proporcionar el máximo nivel de verificación de identidad y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre firma electrónica. Descargue la  Ultimate Guide to Electronic Signatures  para obtener más información sobre las técnicas de verificación de la firma electrónica.

2. Registros de auditoría detallados

Los registros de auditoría crean una huella digital de los documentos firmados que alerta a los usuarios de cualquier cambio no autorizado, estableciendo la integridad del documento y ayudándole a demostrar el cumplimiento de la normativa. En caso de litigio, estos registros detallados proporcionan pruebas de la autenticidad del documento para hacer recaer la carga de la prueba sobre cualquier parte que cuestione la firma.

Busque una solución de firma electrónica que realice un seguimiento de las interacciones de los usuarios. Por ejemplo,  el software de firma electrónica de Nitro  genera automáticamente registros de auditoría que registran marcas de tiempo precisas, direcciones IP e historiales de firma completos para crear un registro de auditoría completo y descargable. Estos registros analizables proporcionan los datos que necesita para demostrar el cumplimiento de normativas como la identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS) de la Unión Europea, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) de Estados Unidos, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), etc.

3. Protocolos avanzados de cifrado

El cifrado se ha convertido en una necesidad absoluta para que las plataformas de firma electrónica puedan defenderse de métodos de ataque cada vez más sofisticados. Los marcos de cumplimiento como ISO 27001 y SOC 2 exigen que el software mantenga protocolos de cifrado que mantengan los datos seguros y privados durante todo el proceso de firma, por lo que elegir una solución de eSign que incluya capacidades de cifrado certificadas le ayuda a proteger la información confidencial a la vez que cumple las normas de seguridad internacionales.

Su software de firma electrónica debe proporcionar:

• Cifrado para los datos en tránsito y en reposo
• Sellos criptográficos que impidan la manipulación de documentos
• Métodos de descifrado que restrinjan el acceso de usuarios no autorizados
• Integración con un protocolo de autenticación seguro

Estas funciones de cifrado impiden que usuarios no autorizados accedan a sus datos y le ayudan a garantizar la seguridad durante todo el proceso de firma.

4. Alineación normativa global

Dado que las distintas regiones e industrias requieren distintos niveles de autenticación, tendrá que confirmar que la solución elegida cumple las  leyes de firma electrónica  que se aplican a su organización. Su software de firma electrónica debe ser compatible con múltiples marcos legales, como eIDAS, UETA, la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y ZertES de Suiza, junto con requisitos específicos del sector como HIPAA y la Ley Sarbanes-Oxley.

Muchas de estas normativas exigen  firmas electrónicas cualificadas (QES ), que vinculan la identidad de un firmante a su firma mediante un certificado personal cualificado emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP). Disponer de capacidades QES es fundamental para transacciones de alto riesgo en sectores que requieren la máxima seguridad y verificación legal.

Asegúrese de que su plataforma eSign puede adaptarse a medida que se introducen nuevas normativas. Por ejemplo, las soluciones de firma electrónica de Nitro se integran a la perfección con los servicios de identidad y las iniciativas de DNI electrónico para adaptarse a diversas leyes globales y sectoriales, al tiempo que preparan a su empresa para el futuro frente a los requisitos cambiantes. Además, como QTSP, Nitro ofrece QES a una fracción del coste de las soluciones de otros proveedores.

5. Almacenamiento y archivo seguros de documentos

Los distintos sectores tienen requisitos específicos en cuanto a las normas de seguridad que deben cumplir los documentos durante su almacenamiento y el tiempo que deben conservarse. La plataforma de firma electrónica adecuada debe proporcionar depósitos de documentos seguros y de fácil acceso que mantengan la integridad del documento original.

Las soluciones modernas de firma electrónica también ofrecen almacenamiento avanzado. Estos sistemas rastrean y supervisan los documentos archivados para garantizar que permanecen protegidos, al tiempo que permiten una rápida recuperación al personal autorizado. Busque un software que pueda gestionar automáticamente la retención de documentos, proporcionar un seguimiento detallado y permitir un acceso fluido a los documentos para sus usuarios autorizados.

Mantenga la seguridad y la conformidad con Nitro

La normativa sobre firma electrónica evoluciona constantemente, y sectores como la sanidad, los servicios financieros y el sector legal se enfrentan a un escrutinio cada vez mayor en torno a la gestión de documentos digitales. Al elegir un software de firma electrónica que priorice el cumplimiento, se mantendrá alineado con los cambiantes estándares del sector y los requisitos de protección de datos.

Las soluciones de firma electrónica de Nitro permiten a su organización adherirse a las leyes de cumplimiento y garantizar una experiencia de firma digital segura. Nuestro compromiso con el cumplimiento no se limita a satisfacer los estándares actuales; creamos soluciones adaptables para ofrecerle una base a prueba de futuro para sus procesos de firma digital.

Póngase en contacto con Nitro  para obtener más información sobre las firmas electrónicas seguras y conformes.