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Elektronische Signaturen

Was ist eine S-Signatur?

Wussten Sie, dass es viele Möglichkeiten gibt, ein Dokument zu signieren? Natürlich können Sie einen Tintenstift verwenden, um Ihren Namen zu schreiben, oder einen Stempel, um Ihre Zustimmung zu einem Vertrag zu bestätigen. Diese Signaturmethoden fallen unter die Kategorie „Nasssignatur“ – so benannt nach der nassen Tinte, die zu ihrer Erstellung verwendet wird.

In den letzten Jahrzehnten sind elektronische Signaturen weit verbreitet. Dennoch gibt es viele Untergruppen von elektronischen Signaturen. Wenn Sie diesen Vertrag oder dieses Dokument erhalten, das Ihre Unterschrift erfordert, verwenden Sie eine elektronische Signatur, eine digitale Signatur oder eine Signatur? Hier schlüsseln wir die Unterschiede und Gemeinsamkeiten und wie Sie mit Nitro Signing-Funktionen das Signieren für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu einem nahtlosen Prozess machen.

Was ist eine S-Signatur?

Eine S-Signatur ist eine Form der elektronischen Signatur, die die Unterschrift auf einem Dokument rechtlich ersetzt, ohne dass tatsächlich unterschrieben werden muss. Oder, einfacher ausgedrückt, um eine S-Signatur zu erstellen, geben Sie Ihren Namen in die Zeile eines Dokuments ein, indem Sie auf beiden Seiten einen Schrägstrich verwenden, ohne Leerzeichen zwischen dem Namen und den Schrägstrichen. Dann geben Sie Ihren Namen unter der S-Signatur ein. Anstatt Ihre Unterschrift mit Ihrem Finger elektronisch zu kritzeln, wie Sie es bei einem Kreditkartengerät tun würden, schließen Sie Ihre getippte Unterschrift zwischen Schrägstriche ein, die als Ihre offizielle Unterschrift dienen.

Damit eine S-Signatur gültig ist:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Signatur korrekt platzieren. 
  • Achten Sie auf die richtige Interpunktion, wie Schrägstriche, Linien und Punkte in Ihrer Signatur. 
  • Verwenden Sie in Ihrer Signatur Buchstaben, arabische Ziffern oder eine Kombination aus beidem. 
  • Achten Sie darauf, Ihren Namen entweder auf der rechten Seite Ihrer S-Signatur oder direkt darunter auszudrucken oder einzutippen. 

Warum sollten Sie eine S-Signatur verwenden?

Durch die Verwendung von S-Signaturen können Behörden und Unternehmen Verzögerungen beim Warten auf den Erhalt von Papierdokumenten mit handschriftlicher Unterschrift vermeiden. Konforme Signaturen ermöglichen es jedem, Dokumente elektronisch zu signieren und zeitnah an die zuständigen Parteien zurückzusenden. Die Verwendung von S-Signaturen kann auch das Drucken, Signieren und Scannen von Dokumenten überflüssig machen.

Was ist eine konforme Signatur?

Während die traditionellen doppelten Schrägstriche sowohl akzeptabel als auch die bevorzugte Art der S-Signatur sind, gibt es auch andere Formen von S-Signaturen. Eine konforme Signatur fällt unter den Oberbegriff der S-Signaturen (und damit auch der eSignaturen). Um eine angepasste Signatur zu erstellen, geben Sie einfach Ihren Namen mit einem vorangestellten /s/ ein. Der Name S-Signatur leitet sich vom konformen Signaturstil ab. Wenn Sie beispielsweise eine angepasste Signatur verwenden, signieren Sie Ihren Namen als /s/ John B. Doe.

Wann würden Sie eine S-Signatur verwenden?

S-Signaturen sind eine bequeme Möglichkeit, ein rechtsverbindliches Dokument sicher zu signieren und zu authentifizieren. Anstatt auf eine nasse Signatur zu warten, helfen S-Signaturen dabei, den gesamten Signaturprozess zu rationalisieren und diese Schwachstellen im Workflow zu beseitigen. Zu den Situationen, in denen Sie eine S-Signatur verwenden können, gehören:

Rechtliche Zwecke

Gerichtsdokumente, mit Ausnahme von Papieren wie Adoptionen, Testamenten, Trusts, Zwangsvollstreckungen, Räumungen und Übertragungen von Versorgungsleistungen, können S-Unterschriften akzeptieren. Einige Bundeskreis- und Bezirksgerichte erlauben Anwälten, große Stapel von Dokumenten per S-Signatur zu unterschreiben.

Bundesagenturen

Regierungsbehörden wie die Federal Trade Commission, das US Patent and Tradasselbe Office und die Federal Communications Commission akzeptieren in vielen Fällen S-Signaturen, insbesondere wenn es um die Anmeldung von Patenten und Erfindungen geht.

Denken Sie daran, dass Sie sich vor dem Unterzeichnen oder Versenden eines Dokuments mit den S-Signatur-Regeln der Regierungsbehörde oder des Gerichts, mit dem Sie zusammenarbeiten, vertraut machen müssen.

Beispiele für S-Signaturen

Da eine Vielzahl von Signaturen verwendet werden kann, bietet das Patent- und Office der USA einige der umfassendsten Anleitungen, wenn es um akzeptable Formate geht. Wie bei jeder elektronischen Signatur sollten Sie festlegen, auf welche Weise ein Dokument signiert werden soll, damit es gültig ist.

Der richtige Weg, um ein Dokument mit einer S-Signatur zu signieren

  • Leerzeichen zwischen den Schrägstrichen und dem Namen, wobei der Name des Unterzeichners unter der S-Signatur eingegeben wird: / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

  • Keine Leerzeichen zwischen den Schrägstrichen und kein Strich unter der Unterschrift. Der unter der S-Signatur getippte Name bleibt bestehen: 

/John B. Doe/

John B. Doe

  • Maschinenschriftliche Unterschrift innerhalb der Schrägstriche mit dem Namen an der Seite: /John B. Doe/ John B. Doe
  • Maschinenschriftliche Unterschrift innerhalb von Schrägstrichen in einer Skriptschrift auf der Zeile mit dem folgenden Namen: /John B. Doe /———---------

John B. Doe

  • Der Name oben mit der S-Signatur befindet sich unter der Zeile: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

  • S-Signatur in den Schrägstrichen ohne Leerzeichen und der Name auf der rechten Seite: 

/John B. Doe/ John B. Doe

Legalität von S-Signaturen

Zwei Hauptbehörden regulieren elektronische Signaturen in den Vereinigten Staaten:

  • Uniform Electronic Transaction Act : Das in 1999 erlassene UETA gibt den Bundesstaaten die Zuständigkeit, zu entscheiden, ob ein elektronisch signiertes Dokument gültig ist. Derzeit fallen fast alle Bundesstaaten, Puerto Rico, die Amerikanischen Jungferninseln und Washington, DC, unter UETA. So betrachten Sie ein Dokument als legal und gültig unter UETA: 

    • Alle Parteien müssen beabsichtigen , das Dokument elektronisch zu signieren. 
    • Alle Parteien müssen der elektronischen Geschäftsabwicklung zustimmen
  • Electronic Signatures in Global and National Commerce Act : Auch als ESIGN bekannt, trat dieses Bundesgesetz im 2000 in Kraft. Angesichts der sich ständig ändernden Technologielandschaft hat der US-Senat Ende 2020 einen Gesetzentwurf zur Modernisierung des Gesetzes vorgelegt, der einen Teil der Originalsprache aufhebt. ESIGN übernimmt im Wesentlichen die wichtigsten Grundsätze der UETA auf Bundesebene. Neben Vorsatz und Einwilligung gelten unter ESIGN folgende Regelungen: 

    • Überprüfen, ob Sie die S-Signatur mit einem bestimmten Dokument verwenden. 
    • Speichern und Reproduzieren von S-signierten Dokumenten für den Fall, dass alle Parteien Kopien anfordern.

Denken Sie daran, dass zwar viele Bundesstaaten, darunter Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, New York und Utah, S-Signaturen und konforme Signaturen zulassen, andere Bundesstaaten jedoch immer noch Unterschriften mit nasser Tinte auf bestimmten Dokumenten verlangen. Und selbst die Staaten, die S-Signaturen zulassen, können bestimmte Einschränkungen und Situationen haben, in denen sie eine Originalsignatur vorschreiben.

FAQs zu S-Signaturen

Kann ich ein S-Signatur-Feld verwenden, um den Namen einer anderen Person einzugeben? 

Nein. Nur der beabsichtigte Unterzeichner des Dokuments darf eine konforme Signatur oder eine andere S-Signatur verwenden.

Was ist, wenn ich die Berechtigung habe, ein Dokument im Namen einer anderen Person zu unterzeichnen? 

Setzen Sie ein „pp“-Präfix vor den Namen des Unterzeichners, um anzuzeigen, dass Sie die Erlaubnis erhalten haben, das Dokument elektronisch zu signieren.

Was bedeutet das /s/ vor einer digitalen Signatur? 

Das in Schrägstriche eingeschlossene „s“ zeigt an, dass die Person eine S-Signatur verwendet, um das Dokument zu signieren.

Erstellen Sie S-Signaturen mit Nitro Signaturen

Egal, ob Sie sich mit bundesstaatlichen und staatlichen Rechtsdokumenten befassen, Patentunterlagen einreichen oder Ihr altes Haus verkaufen, Sie können Ihre Arbeitsabläufe verbessern, indem Sie die Leistungsfähigkeit der eSigning-Funktionen von Nitro nutzen. Nitro PDF Pro bietet Ihnen beispielsweise S-Signaturfunktionen mit leistungsstarkem Passwortschutz. Mit Nitro Sign können Sie:

  • S-Signaturen und konforme Signaturen erstellen und hochladen. 
  • Massensignierung von Dokumenten in Sekunden. 
  • Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten, um einen reibungsloseren Arbeitsablauf zu schaffen. 
  • Verfolgen Sie ein Dokument während des gesamten Signiervorgangs. 
  • Fügen Sie das Branding Ihres Unternehmens jedem Dokument hinzu, das eine S-Signatur erfordert. 
  • Senden Sie unbegrenzt elektronische Signaturanfragen

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