Das verborgene Risiko von „Shadow AI“ und wie man es bewältigt

IT-Führungskräfte haben jahrelang daran gearbeitet, Sicherheitsrahmenwerke aufzubauen, Compliance-Richtlinien durchzusetzen und Risiken unternehmensweit zu managen. Dann kam die generative KI auf, und die Mitarbeiter begannen, Probleme auf eigene Faust zu lösen.

Das Ergebnis ist das, was heute als „Shadow-KI“ bezeichnet wird: nicht genehmigte Consumer-Tools, die unternehmensweit ohne IT-Aufsicht, Sicherheitsüberprüfung oder Governance-Kontrollen eingesetzt werden. Laut dem Enterprise-KI-Bericht  von Nitro ist das Problem weitaus verbreiteter, als den meisten Unternehmen bewusst ist, und die Risiken gehen weit über Richtlinienverstöße hinaus.

Das wahre Ausmaß der Schatten-KI

Die Umfrage unter mehr als 1.000 Fachkräften ergab, dass 68 % der Führungskräfte und 50 % der Mitarbeiter bei der Arbeit nicht genehmigte KI-Tools nutzen. Dabei handelt es sich nicht um Einzelfälle oder Ausnahmen. Die Nutzung nicht genehmigter KI ist zu einem Standardverhalten über alle Rollen und Hierarchieebenen hinweg geworden.

Noch besorgniserregender ist, was Mitarbeiter mit diesen Tools tun. Jeder dritte Mitarbeiter hat vertrauliche Daten über ungeprüfte KI-Plattformen verarbeitet. Dazu gehören Kundeninformationen, Finanzunterlagen, Rechtsdokumente und geistiges Eigentum, die über Tools mit unbekannten Datenverarbeitungsverfahren, ohne Prüfpfad und ohne Transparenz für IT- oder Compliance-Teams fließen. Für Unternehmen in regulierten Branchen entsteht dadurch ein unmittelbares Compliance-Risiko. Für alle Unternehmen entstehen Datensicherheitsrisiken, die schwer einzuschätzen und im Nachhinein kaum zu beheben sind.

Warum greifen Mitarbeiter auf nicht genehmigte KI-Tools zurück?

Der Instinkt ist, „Shadow AI“ als Compliance-Verstoß zu betrachten, der strengere Richtlinien und eine konsequentere Durchsetzung erfordert. Die Umfragedaten erzählen jedoch eine andere Geschichte. Mitarbeiter nutzen nicht genehmigte Tools nicht, weil sie die IT umgehen oder Sicherheitsprotokolle ignorieren wollen. Sie nutzen sie, weil die genehmigten Alternativen ihren Anforderungen nicht gerecht werden. Die genehmigten Tools sind langsam, schwer zu bedienen oder existieren für die Aufgaben, die Mitarbeiter erledigen müssen, schlichtweg nicht.

Wenn jemand vor einem Meeting in 30 Minuten einen 50-seitigen Vertrag zusammenfassen muss, nutzt er das, womit die Aufgabe erledigt wird. Wenn der genehmigte Workflow erfordert, ein Ticket einzureichen, auf den Zugriff zu warten und eine Schulung zu absolvieren, bevor ein KI-Tool genutzt werden kann, suchen sich Mitarbeiter einen schnelleren Weg. Schatten-KI ist ein Symptom für unerfüllte Bedürfnisse und ein Signal dafür, dass KI-Tools in Unternehmen nicht mit den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter Schritt halten.

Aufdeckung der Usability-Lücke, die das Risiko von Shadow-KI begünstigt

Dieselbe Umfrage ergab, dass 68 % der Führungskräfte sich unter Druck gesetzt fühlen, ihren Teams bessere KI-Tools zur Verfügung zu stellen, während nur 57 % der Mitarbeiter sich unter Druck gesetzt fühlen, die bereits bereitgestellten KI-Tools zu nutzen. Diese Lücke offenbart das Kernproblem: Unternehmen investieren in KI-Fähigkeiten, aber diese Fähigkeiten erreichen die Mitarbeiter nicht in einer Weise, die zu ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.

Zusätzliche Schulungen sind nicht die Lösung. Die Umfragedaten zeigen: Wenn ein Tool intuitiv und nützlich ist, nehmen die Menschen es ohne umfangreiche Einweisung an. Wenn der Zugriff oder das Erlernen des Tools jedoch erheblichen Aufwand erfordert, suchen sie nach Alternativen. Dies schafft eine schwierige Dynamik für IT-Führungskräfte. Sie sind für Sicherheit und Governance verantwortlich, können aber keine Tools sichern, die sie nicht kontrollieren. Und sie können Tools nicht kontrollieren, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen.

Umgang mit Usability vs. Governance bei Schatten-KI

Um die Lücke bei der Schatten-KI zu schließen, muss gleichzeitig an Governance und Benutzerfreundlichkeit gearbeitet werden. Sich auf das eine ohne das andere zu konzentrieren, führt zu unvollständigen Ergebnissen.

Was die Governance betrifft, benötigen Unternehmen klare Richtlinien darüber, welche KI-Tools zugelassen sind, wie mit Daten umgegangen werden soll und welche Arten von Inhalten niemals durch KI verarbeitet werden dürfen. Mitarbeiter müssen die Risiken der Nutzung ungeprüfter Tools verstehen, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Informationen. Und die IT benötigt Einblick in die Nutzungsmuster von KI, um Lücken und aufkommende Risiken zu identifizieren.

Richtlinien allein werden jedoch das Verhalten nicht ändern, wenn die zugelassenen Tools nicht so benutzerfreundlich sind wie die Verbraucher-Alternativen, auf die Mitarbeiter bereits zurückgreifen. Was die Benutzerfreundlichkeit angeht, müssen IT-Führungskräfte KI-Tools so bewerten, wie die Mitarbeiter sie bewerten. Hilft mir das, meine Arbeit schneller zu erledigen? Kann ich darauf zugreifen, ohne große Hürden nehmen zu müssen? Funktioniert es mit den Tools, die ich bereits nutze? Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, wird die Akzeptanz darunter leiden, unabhängig davon, wie stark die Sicherheitsfunktionen sind.

Wie man KI-Tools entwickelt, die Mitarbeiter tatsächlich nutzen

Der effektivste Ansatz zur Reduzierung von Schatten-KI besteht darin, die sichere Wahl zur einfachen Wahl zu machen. Das bedeutet, KI-Funktionen direkt in die Dokumenten-Workflows zu integrieren, auf die sich Teams täglich verlassen, anstatt von den Mitarbeitern zu verlangen, separate Tools zu nutzen oder ihre etablierten Prozesse zu ändern.

Der Ansatz von Nitro spiegelt dieses Prinzip wider. Tools wie Document Assistant, Table Extract und Smart Redact sind darauf ausgelegt, spezifische, häufig anfallende Aufgaben innerhalb der PDF- und Dokumenten-Workflows zu lösen, die Mitarbeiter bereits nutzen. Es gibt keine separate Anwendung, auf die man zugreifen muss, keine zusätzliche Anmeldung und keine Lernkurve, die Barrieren für die Akzeptanz schafft.

Sicherheit und Compliance sind in das Design integriert und werden nicht als Einschränkungen hinzugefügt, die die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen. Daten werden in temporären Sitzungen verarbeitet und nicht gespeichert. Alle KI-Tools erfüllen die Standards SOC 2, ISO 27001 und HIPAA. Und da die Tools in einer geregelten Umgebung betrieben werden, behält die IT-Abteilung Transparenz und Kontrolle, ohne Hindernisse für Endbenutzer zu schaffen. Wenn Mitarbeiter ihre KI-gestützten Aufgaben mit genehmigten Tools erledigen können, die genauso gut funktionieren wie die Alternativen für Endverbraucher, wird „Shadow-KI“ überflüssig.

Der Weg zu einer geregelten KI-Nutzung in Unternehmen

„Shadow AI“ stellt eine Lücke zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und dem dar, was Unternehmen derzeit bereitstellen. IT-Führungskräfte, die dies ausschließlich als Governance-Problem betrachten, werden weiterhin dieselben Kämpfe austragen, während neue Verbraucher-Tools auf den Markt kommen und Mitarbeiter weiterhin Umgehungslösungen finden.

Wer sich hingegen mit der zugrunde liegenden Lücke in der Benutzerfreundlichkeit befasst, wird feststellen, dass die Akzeptanz ganz von selbst folgt. Wenn die genehmigten Tools tatsächlich einfacher und effektiver sind als die Alternativen, werden die Mitarbeiter sie nutzen. Die Sicherheitsrisiken sinken, das Compliance-Risiko schrumpft und die IT gewinnt wieder Einblick in die Art und Weise, wie KI im gesamten Unternehmen genutzt wird. Die Umfragedaten machen deutlich, worum es geht. Da zwei Drittel der Führungskräfte und die Hälfte der Mitarbeiter bereits nicht genehmigte Tools nutzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um Shadow-KI anzugehen.

Die vollständigen Ergebnisse zu Schatten-KI, der Einführung in Unternehmen und den Unterschieden zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen KI-Implementierungen finden Sie im Bericht:  Enterprise AI: The Reality Behind the Hype .