Wie der Übergang zu E-Government gelingt

Behörden und Organisationen stehen unter dem Druck, digital zu werden, da die Bürgerinnen und Bürger die gleichen Erfahrungen machen wollen, die sie überall sonst bekommen. Aber die Verwaltung ist eine viel langsamere Maschine als andere Branchen - und mit anderen Hindernissen für den digitalen Wandel. Langwierige Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse, Sicherheitsbedenken und Budgets können die Behörden davon abhalten, E-Government einzuführen.

Die Nachfrage nach digitalen Behörden

Die Umstellung auf digitale Prozesse ist für Behörden unerlässlich - nicht nur, weil die Bürger digitale Interaktionen fordern, sondern weil die digitale Transformation der Weg zu einer besseren Verwaltung für alle ist. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie mit E-Government anfangen sollen, sollten Sie digitale Dokumentenlösungen in Betracht ziehen. Sie sind eine der wichtigsten Komponenten einer Strategie für die digitale Transformation, und spezielle Dokumententools wie PDF- und eSign-Lösungen sind ein wichtiger Baustein auf dem Weg zum Erfolg.

Warum digitale Dokumentation?

Erstens werden Sie große Fortschritte bei der Effizienz machen . Durch den Einsatz digitaler Dokumentenlösungen können Sie viele der manuellen Prozesse automatisieren, die in papierlastigen Organisationen wie z. B. Behörden oft zum Stillstand führen. Die Automatisierung ermöglicht die Integration von Selbstbedienungs-Workflows, so dass die Bürger digitale Dokumente selbst bearbeiten können.

Die Umstellung auf einen E-Government-Ansatz verleiht Ihnen auch ein gewisses Maß an Flexibilität und die Fähigkeit, eine digitale Belegschaft zu unterstützen. Mit dem richtigen Partner für die digitale Transformation kann Ihr Unternehmen über eine Plattform auf Dokumente zugreifen, die von den Mitarbeitern auf verschiedenen Geräten genutzt werden können. Sie können sich an moderne Arbeitsumgebungen anpassen und sind flexibler für Veränderungen.

Sicherheit und Compliance für Ihre Daten, Dokumente und vertraulichen Informationen sind weitere Vorteile, die Sie mit digitalen Dokumentationslösungen wie PDF und eSign erzielen. Sie setzen Richtlinien durch, mit denen Sie die Einhaltung von Compliance-Vorschriften gewährleisten, während eSign-Lösungen rechtsverbindliche Unterschriften erzeugen . Die richtige Lösung hilft Ihnen dabei, zahlreiche Branchenanforderungen zu erfüllen, und zwar mit Sicherheitsmaßnahmen, auf die Sie sich für eine erfolgreiche digitale Verwaltung verlassen können.

Sicherheit & E-Government

Die Cybersicherheitslandschaft wird jeden Tag durch eine neue, schädliche Sicherheitsverletzung verändert. Der richtige Lösungsanbieter wird jedoch deutlich machen, welche Sicherheitsfunktionen und welche Einhaltung von Vorschriften er bieten kann.

Ein Partner für die digitale Transformation wie Nitro schützt alle vertraulichen Daten durch strenge Sicherheitspraktiken und sorgt für die Integrität von Dokumenten und Prüfprotokollen , um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Mit digitaler Dokumentation vereinfachen Sie Audits, da Ihre Mitarbeiter nicht mehr viel Zeit mit dem Durchsuchen von physischen Dateien oder verstreuten elektronischen Ordnern verschwenden müssen. Dank der Versionsverfolgung können Sie die Einhaltung von Vorschriften eindeutig nachweisen. Und hochsichere eSigning- und Identitätsüberprüfungsprozesse lassen Sie mit einem proaktiven Ansatz zum Datenschutz beruhigt sein.

Wie wähle ich den richtigen Partner für die digitale Transformation?

Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie einen Anbieter von Dokumenten und Lösungen finden, der Sie bei der Umstellung auf E-Government unterstützt.

Bietet der Anbieter Integrationen mit Ihren bestehenden Lösungen an, so dass Sie diese nicht ablösen und ersetzen müssen?
Ist klar und nachweisbar, welchen ROI Sie mit der Lösung erzielen?
Sind die Sicherheitspraktiken ausgereift ?
Werden für Lizenzen oder Schulungen unvorhergesehene Gebühren anfallen?
Ist der Anbieter bereit, mit Ihrem Budget zu arbeiten ?
Bietet der Anbieter kostenloses Change Management und Kundensupport ?
Können Sie die Lösung testen, bevor Sie sie kaufen ?

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, kommen Sie der Auswahl des richtigen Partners für eine intelligente, strategische digitale Transformation in der Verwaltung näher.

Was ist mit meinen bestehenden Systemen?

Als öffentliche Einrichtung haben Sie wahrscheinlich mehrere Systeme in Ihre Abläufe integriert. Die richtige Lösung für die digitale Dokumentation wird Sie nicht dazu zwingen, diese Systeme abzuschaffen. Stattdessen sollte sich die Lösung über leistungsstarke APIs in diese Systeme integrieren lassen , damit Sie Daten systemübergreifend rationalisieren und die Arbeit auf weniger Plattformen konsolidieren können.

Beispiele für die Unterstützung von E-Government durch digitale Dokumentation

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie Behörden die folgenden Lösungen einsetzen, um Verbesserungen zu erzielen.

Mit PDFs können Sie eine einzige, sichere Plattform mit einer intuitiven Benutzeroberfläche nutzen, um PDF-Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu konvertieren, zu kombinieren und zu signieren.
Elektronische Signaturen ermöglichen es Personen in Dokumenten-Workflows, digitale Dokumente mit rechtsverbindlichen Unterschriften auf sichere und konforme Weise zu signieren. Erfahren Sie mehr über vertrauenswürdiges eSigning in unserem ultimativen Leitfaden für elektronische Signaturen .
Analysen geben Ihnen Einblick in Ihre Arbeitsabläufe, so dass Sie die Nutzung verstehen und Verbesserungen vornehmen können, um den größtmöglichen ROI aus Ihrer Lösung herauszuholen .

Schnellere, optimierte Arbeitsabläufe für alle Dokumente

Mit elektronischen Signaturen können Sie einen Großteil der Vorgänge automatisieren, die normalerweise mit Papier-Workflows verbunden sind. Sie können Rollen wie Genehmiger, Annehmer, Empfänger usw. für eine Vielzahl von Dokumenten zuweisen, darunter Genehmigungen, Lizenzen, Verträge , Rechtsdokumente usw. Dokumente können an die richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge weitergeleitet werden.

Steigern Sie die Produktivität von Fallmanagement und Sozialdiensten

Sozialämter haben oft eine hohe Anzahl von Fällen, die auf Papier bearbeitet werden, und es kann erforderlich sein, dass viele Beteiligte - Ärzte, Ermittler und Fallmanager - Falldokumente prüfen und unterschreiben. eSignatures machen den Prozess der Zusammenarbeit, Genehmigung und Überarbeitung von Fallakten für alle Beteiligten nahtloser und ermöglichen es den Beteiligten, Dokumente von überall aus zu prüfen und zu unterschreiben. Die Digitalisierung Ihrer Fallarbeit kann die oft lebensrettende Arbeit der Sozialdienste beschleunigen.

Beschleunigung von Zuschüssen, Verträgen und Einkäufen

Manuelle Dokumentenprozesse können den Erhalt von Zuschüssen unnötig verzögern, wenn Mitarbeiter physisch anwesend sein müssen, um Antragsunterlagen weiterzuleiten oder Dateien zu genehmigen. PDF- und eSign-Lösungen erleichtern diese wichtigen Arbeitsabläufe, so dass die Einrichtungen schneller Mittel erhalten können.

Warum Nitro als Ihr E-Government-Partner?

Nitro kennt die Schwierigkeiten von Behörden, wenn es um veraltete Technologie, ältere Arbeitsmethoden und Hindernisse bei der Einführung neuer Lösungen geht. Aus diesem Grund sind unsere PDF- und eSign-Tools so konzipiert, dass sie sich nahtlos integrieren lassen und E-Government in Ihrer Organisation auf kostengünstige Weise einführen .

Unterstützung beim Änderungsmanagement

Nitro gibt Ihnen nicht einfach eine Lösung für digitale Dokumente in die Hand und lässt Sie damit allein. Wir bieten Unterstützung beim Änderungsmanagement auf verschiedene Weise. Wir bieten jedem Benutzer eine fachkundige Einarbeitung und Unterstützung, und wir identifizieren potenzielle Hindernisse - und deren Lösungen - bereits im Vorfeld. Durch die Planung von Meilensteinen, Maßnahmen und Schulungen stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter mitziehen.

Ein umfassendes Pilotprogramm

Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, die für den Erfolg Ihrer digitalen Transformation unerlässlich ist, müssen Sie sie erst ausprobieren, bevor Sie sie kaufen. Viele "kostenlose Testversionen" von Anbietern digitaler Dokumentenlösungen sind nur kurz und bieten nicht den Zugang zu den Funktionen, den Sie als echter Benutzer erhalten würden.

Wenn Sie eine umfassende Testerfahrung wünschen, bietet Ihnen das Pilotprogramm von Nitro die beste und umfassendste Möglichkeit, um herauszufinden, ob Nitro das Richtige für Ihre Behördenorganisation ist. Sie erhalten eine risikofreie, geführte Testversion für mehrere Wochen. Während dieser Zeit können Ihre Benutzer unsere PDF- und eSign-Lösungen eingehend testen und technisch bewerten. Sollten Sie sich für Nitro entscheiden, wird Ihre Einarbeitung schnell erfolgen, sodass Sie den ROI schnell sehen.

Nachweisbarer ROI mit Analysen

Mit dem Analyseprodukt von Nitro können Sie klar aufzeigen, wie Sie Ihre Investition in Ihre digitalen Dokumentationstools maximieren und die Nutzung im gesamten Unternehmen verbessern. Durch die Erfassung relevanter Daten können Sie die Nutzung der Produkte von Nitro verfolgen, Engpässe beseitigen und automatisch Einsparungen berechnen. Sie werden den ROI mit messbarer Produktivität nachweisen.

Überlegener Kundenservice

Wir bei Nitro sind der Meinung, dass ein engagierter Kundensupport kein teures Zusatzprodukt sein sollte. Unser Team setzt sich für Ihren langfristigen Erfolg mit unseren Lösungen ein. Deshalb stehen wir Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, um Ihnen mit allen Supportleistungen zu helfen, die Sie benötigen. Wir haben langjährige Erfahrung darin, Behörden dabei zu helfen, die Hürden bei der Einführung digitaler Lösungen zu überwinden, und unsere Experten sind bestrebt, alle Probleme schnell für Sie zu lösen.

Optimierung aller Dokumenten-Workflows in Behörden

Mit Nitro können Sie die Arbeitsabläufe für die folgenden Dokumenttypen rationalisieren :

Finanz- und Steuerdokumente
Zuschüsse und Kredite
Genehmigungen und Lizenzen
Beschaffung
Soziale Dienste
Fallmanagement
Berichte
Verträge und Vereinbarungen
Juristische Dokumente
Dokumente zur Beschäftigung
Und mehr

Erleichtern Sie sich den Umstieg auf E-Government mit Nitro

Setzen Sie sich noch heute mit Nitro in Verbindung , um eine Demo unserer Lösungen zu sehen und zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.

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