Ein Leitfaden für die elektronische Unterzeichnung digitaler Verträge

Das Vertragsmanagement ist ein entscheidender Bestandteil der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Von der Anwerbung neuer Kunden und der Einstellung von Mitarbeitern bis hin zur Aktualisierung von Kundenverträgen und der Sicherung von Beziehungen zu Drittanbietern durchdringen Verträge nahezu jeden Aspekt des täglichen Geschäftsbetriebs.

Und doch haben viele Unternehmen ihre Abläufe noch nicht modernisiert oder standardisiert, um digitale Verträge einzubeziehen. Dieses Versäumnis kann Mitarbeiter, Kunden und Entscheidungsträger Zeit kosten und bei Geschäftsbeziehungen Geld auf dem Tisch liegen lassen.

In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden für die Modernisierung Ihrer Vertragsabläufe durch Digitalisierung, eSigning und die Vorteile, die diese Prozesse Ihrem Unternehmen bringen werden.

Warum Verträge digital unterzeichnen?

Warum ist es für Unternehmen wichtig, der Modernisierung ihrer Prozesse mit eSigning jetzt Priorität einzuräumen? Zunächst einmal legen die Menschen in der heutigen digitalen Arbeitsumgebung mehr Wert auf Effizienz und reibungslose Abläufe.

Im Produktivitätsbericht 2022 von Nitro  gaben 50 % der Befragten an, dass sie seit Beginn der Pandemie weniger physische Dokumente und papierbasierte Prozesse verwenden.

Früher war es üblich, einen Vertrag zu verschicken und zu erwarten, dass es einige Zeit dauert, bis er geprüft, unterzeichnet und eingescannt oder per Post zurückgeschickt wird. Es war auch üblich, dass es einige Zeit dauerte, bis ein Angebotsschreiben an einen Bewerber mit hoher Priorität verschickt wurde. Doch heute wirken Unternehmen unvorbereitet, wenn sie keine digitalen Vertragsprozesse haben. Kunden wollen so wenig Reibungsverluste wie möglich, wenn sie sich für ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung anmelden, und Arbeitsuchende erwarten, dass sie Verträge schnell unterschreiben können.

Was kosten Sie veraltete Prozesse für die Vertragsunterzeichnung?

Es ist auch wichtig, die Opportunitätskosten veralteter Vertragsprozesse zu berücksichtigen. Das manuelle Ändern von Verträgen durch Bearbeiten, Drucken, Unterzeichnen und Scannen von Dokumenten ist mühsam. Sie vergeudet Zeit und Energie der Mitarbeiter. Frustrierende, sich wiederholende Arbeitsabläufe lenken von strategisch wichtigeren Aufgaben ab. Bei digitalen Verträgen gibt es diese Einschränkungen nicht, so dass die Teams ihre Zeit besser nutzen können.

Unternehmensleiter sollten wollen, dass ihre Mitarbeiter das tun, was sie am besten können, und sie sollten wollen, dass potenzielle Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Zeit geschätzt wird.

Schließlich arbeiten die Arbeitnehmer in einer stärker vernetzten Welt als je zuvor, und die meisten von uns sind online verbunden. Immer weniger Wissensarbeiter (d. h. Personen, deren Arbeit den Umgang mit oder die Nutzung von Informationen beinhaltet) gehen jeden Tag in ein physisches Büro; daher können immer weniger Arbeitnehmer persönlich an Dokumenten arbeiten. Es ist wichtig, den Mitarbeitern mobile Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie unabhängig von ihrem Arbeitsort produktiv sein können.

All diese Überlegungen führen uns zu den Vorteilen von eSigning und digitalen Verträgen.

4 Vorteile des Wechsels zu digitalen Verträgen

Welche Vorteile bietet die Umstellung auf ein vollständig digitales System für die Vertragsverwaltung? Es gibt viele, und wir stellen im Folgenden vier der wichtigsten Gründe vor.

1) Beschleunigung der Vertragsverhandlungen und Steigerung der Effizienz

2) Minimierung von Compliance-Risiken

Die Standardisierung digitaler Vertragsabläufe minimiert auch Fehler und Compliance-Risiken. Fehlende Unterschriften auf Dokumenten können Geschäfte verzögern und die Vertragsabwicklung unnötig ineffizient machen. Mit einer  sicheren, gesetzeskonformen eSigning-Plattform  haben Sie mehr Kontrolle über den Unterzeichnungsprozess. Verträge werden erst dann eingereicht und/oder fertiggestellt, wenn alle Unterschriften erfasst und gesichert wurden.

Eine sichere eSigning-Lösung verringert auch das Risiko, dass Verträge auf dem Weg vom Unterzeichner zum Dokumenteneigentümer verfälscht werden. Mit Sicherheitsfunktionen wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, einem umfassenden Prüfpfad und anderen robusten Identitätsüberprüfungsmethoden wissen die Beteiligten jederzeit genau, wer Zugriff auf ihre Dokumente hat und welche wichtigen Aktualisierungen stattgefunden haben. Alle Verträge und Audits werden dann an einem zentralen Ort gespeichert.

Bei internationalen Geschäften ist es besonders wichtig, sich des Compliance-Risikos und der Vorschriften bewusst zu sein. Grenzüberschreitende Geschäftsvereinbarungen und Transaktionen können in jedem Land spezifischen Vorschriften unterliegen. Umso wichtiger ist es, einen  eSigning-Anbieter zu wählen, der die Vorschriften einhält , wenn digitale Verträge zur Unterschrift ins Ausland geschickt werden.

3) Schaffen Sie nahtlosere Arbeitsabläufe

Die Mitarbeiter sind zufriedener und produktiver, wenn sie mit Werkzeugen ausgestattet sind, die die Effizienz steigern. In einer nicht digitalisierten, nicht standardisierten Vertragsumgebung sind die Mitarbeiter eher verwirrt oder unsicher über den Status von Anträgen, Formularen, Verträgen und Vereinbarungen. Außerdem ist es zeitaufwändig und frustrierend, Unterschriften, Papierbögen und Aktenkopien aufzuspüren.

Mit einem eSigning-Tool hat jeder Einblick in den Status eines Dokuments: wer die eSignature-Anfrage gestartet hat, wie viele Unterzeichner es gibt und sogar die Reihenfolge der Unterzeichner, die für den Abschluss eines Vertragszyklus erforderlich sind. Die Arbeitsabläufe werden nahtlos, ohne zusätzlichen Aufwand für die Suche nach Papier.

4) Verbesserte interne Sichtbarkeit

Nicht zu wissen, wo sich die Dokumente befinden oder wie sie gespeichert wurden, ist ein großes internes Problem in Unternehmen. Mit einer standardisierten eSigning-Lösung wie Nitro Sign Premium  bieten Prüfpfade eine vollständige Nachverfolgung der Reise jedes Dokuments. Jede Änderung kann in Echtzeit und/oder im Nachhinein nachverfolgt werden. Die elektronische Unterzeichnung, Speicherung und Aufbewahrung von digitalen Verträgen erhöht die Transparenz und verringert die Notwendigkeit, verzweifelt nach lange verlorenen Dokumenten zu suchen.

Anwendungsfälle für digitale Verträge

1) Vertrieb

Verkäufer brauchen viel Zeit zum Verkaufen, und alle Aufgaben, die dem Verkaufen im Wege stehen, sind eine Ablenkung. Eine der Anforderungen des Jobs, die Zeit vom Verkaufen ablenken kann, ist das Aufspüren von Verträgen und/oder das Sicherstellen, dass die richtigen Unterschriften erfasst wurden. Wenn man Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden muss, bleibt weniger Zeit für den Aufbau wertvoller Beziehungen zu Interessenten und Kunden.

Wenn Vertriebsmitarbeiter mit eSignatur-Funktionen ausgestattet sind, müssen sie sich weniger Gedanken über die Verwaltung von Dokumenten machen. Vertriebsmitarbeiter können zuverlässige Vorlagen einrichten, Verträge automatisieren und effizientere Arbeitsabläufe mit Kunden erstellen. Die Kunden wiederum profitieren von der einfachen Möglichkeit, einen Vertrag in Sekundenschnelle von jedem browserfähigen Gerät aus elektronisch zu unterzeichnen.

Ein zusätzliches Plus für Vertriebsteams mit einem eSigning-Tool ist die  direkte Integration in Ihre Kundenbeziehungssoftware  (oder CRM), wie Salesforce oder eine ähnliche Alternative. Mit Nitro Sign müssen Sie zum Beispiel die Salesforce-Oberfläche nicht einmal verlassen, um einen Vertrag zu versenden. Wählen Sie einfach den digitalen Kontakt und die Dokumentenvorlage aus und versenden Sie sie - alles von derselben Stelle aus.

Sehen Sie sich diesen kurzen Überblick darüber an, wie einfach Nitro Sign den Unterzeichnungsworkflow für das Vertriebsteam macht:

2) Personalwesen

In wettbewerbsintensiven Einstellungsumgebungen müssen sich HR-Teams abheben. Sie können Bewerber beeindrucken, indem Sie Angebotsschreiben schnell und effizient vorlegen, die auch eine einfache eSignatur ermöglichen. In der heutigen technikbegeisterten Geschäftswelt ist die Schnelligkeit und Einfachheit digitaler Verträge eine Voraussetzung.

Sobald neue Mitarbeiter ihre Arbeit aufgenommen haben, wird das Onboarding durch effiziente digitale Prozesse erleichtert. Die Personalabteilung kann wiederverwendbare Vorlagen erstellen, um gängige Dokumentenpakete zu versenden und Unterschriften anzufordern. Und die Mitarbeiter können all diese Dokumente viel schneller unterschreiben, ohne etwas unterschreiben, scannen, drucken oder per E-Mail versenden zu müssen. Die Zeiten, in denen die Einstellungsunterlagen in einer ausgedruckten Mappe vorgelegt wurden, sind längst vorbei; eSigning und die Automatisierung digitaler Dokumente haben das Spiel verändert.

Erleben Sie ein Beispiel für einen vereinfachten HR-Workflow in Nitro Sign:

3) Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann eine unendliche Anzahl von Dokumenten umfassen, die genehmigt und unterschrieben werden müssen. Denken Sie nur an die vielen Szenarien, die eine Unterschrift erfordern: Bestellungen, SOWs, Stücklisten, Rahmenverträge, Genehmigungen von Ausschreibungen, Einhaltung von Lieferantenvorgaben - die Liste ist endlos.

Mit einer eSignature-Lösung wie Nitro Sign können Beschaffungsexperten Genehmigungen und Unterschriften vereinfachen und den Status verfolgen, damit keine Fristen verpasst werden.

Vereinfachen Sie digitale Verträge mit Nitro Sign

Es ist ziemlich einfach: eSigning macht das digitale Vertragsmanagement von Anfang bis Ende einfacher. Und wenn Sie nach einer  führenden Lösung für elektronische Signaturen suchen , bietet Nitro Sign eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung für jede Unternehmensgröße und -art.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über Nitro Sign zu erfahren . Wir freuen uns darauf, Sie bei der Modernisierung und Vereinfachung Ihrer digitalen Verträge und Dokumente zu unterstützen.