Was ist die digitale Transformation?

Die Technologie hat die Unternehmenslandschaft verändert, aber es kann eine Herausforderung sein, zu wissen, wie Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Viele IT-Leiter bezeichnen den Übergang zu neuen Technologien als "digitale Transformation". Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Kernkonzepte der digitalen Transformation zu verstehen und eine effektive Strategie zu entwickeln.

Was ist die digitale Transformation?

Die digitale Transformation (DX oder DT) ist der Prozess der Integration intelligenter digitaler Technologien in die Abläufe, Lösungen und die Kultur eines Unternehmens, um die Marktnachfrage nach besseren und leichter zugänglichen Produkten und Dienstleistungen zu erfüllen. Eine wirksame digitale Transformation kann Unternehmen in die Lage versetzen, mehr Kunden zu gewinnen und zu halten, den Umsatz zu steigern, die Kosten zu senken und eine vollständig dezentrale oder hybride Belegschaft zu ermöglichen.

Für Unternehmen, die auf dezentrale oder hybride Arbeitsumgebungen umstellen, wird die Umstellung traditioneller Offline-Prozesse und der Dokumentenverwaltung auf digitale Arbeitsabläufe zu einer Notwendigkeit. Für andere Unternehmen kann die Umstellung auf die Digitalisierung bedeuten, dass sie ihre Druckkosten und ihren ökologischen Fußabdruck durch die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten reduzieren.

Unabhängig davon, welche Digitalisierungsziele Sie in Ihrem Unternehmen erreichen wollen, ist eine gut geplante Transformationsinitiative entscheidend für den Erfolg.

Warum ist die digitale Transformation wichtig?

Manchmal kann die Fähigkeit, sich mithilfe von Technologie anzupassen, den Unterschied zwischen der Kontinuität des Geschäftsbetriebs und der Schließung der eigenen Türen ausmachen - wie im Falle einer globalen Pandemie.

In einer kürzlich von Dell Technologies durchgeführten Umfrage unter mehr als 4.300 Unternehmen weltweit gaben 80 % der Führungskräfte an, dass sie ihre Programme zur digitalen Transformation während der Pandemie beschleunigt haben, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Dabei konzentrierten sie sich unter anderem auf die Implementierung von Technologien, die die Arbeit an entfernten Standorten erleichtern, digitale Erlebnisse für Kunden und Mitarbeiter neu gestalten und die Cybersicherheit verbessern.

Anstatt auf ein weiteres globales Ereignis zu warten, das die digitale Transformation erzwingt, sollten Unternehmen ihre Initiativen weiter vorantreiben. Diese Bemühungen schaffen nicht nur Ausfallsicherheit für die Kontinuität, sondern helfen ihnen auch, die Anforderungen des Marktes besser zu erfüllen.

Was treibt die digitale Transformation an?

Es gibt drei Haupttechnologien bzw. -treiber des digitalen Wandels in Unternehmen, darunter Cloud Computing, künstliche Intelligenz (KI) und mobile Anwendungen (Apps).

Im Folgenden wird jede dieser Technologien näher beleuchtet:

• Cloud Computing: Bereitstellung von Diensten wie Servern, Speicherplatz, Datenbanken und Software auf Abruf über das Internet ("die Wolke"), die den Unternehmen mehr Flexibilität beim Zugriff auf wichtige Informationen und den Kunden ein besseres, effizienteres Nutzererlebnis bietet.
• Künstliche Intelligenz (KI): Verwendet Maschinen und Computer, um menschliche Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten zu imitieren.
• Mobile Anwendungen (Apps): Ein Computerprogramm oder eine Software, die für die Ausführung auf einem mobilen Gerät, wie einem Telefon, entwickelt wurde.

Obwohl diese Technologien wertvolle Werkzeuge sein können, ist es wichtig, sie aus den richtigen Gründen zu implementieren, z. B. um veraltete Technologien zu ersetzen, und nicht, um das Neueste und Beste zu haben.

Es ist auch erwähnenswert, dass die Mitarbeiter eine wichtige Triebkraft der digitalen Transformation sein können. Der Produktivitätsbericht 2022 von Nitro hat ergeben, dass  Arbeitnehmer mehr Flexibilität  bei der Art und Weise, wie und wo sie arbeiten, erwarten . Wie in dem Bericht hervorgehoben wird, wünschten sich 50 % der 1.183 befragten Arbeitnehmer bessere oder mehr Tools, um Remote-Arbeit zu ermöglichen, und 95 % sahen Verbesserungspotenzial bei der Handhabung von Dokumenten in ihren Unternehmen. Darüber hinaus gaben die Mitarbeiter an, dass die ihnen zur Verfügung stehenden Tools einen Einfluss darauf haben, für welches Unternehmen sie arbeiten möchten.

Entdecken Sie die neuesten Trends und Technologien, die die Art und Weise, wie wir im nächsten Jahr und darüber hinaus arbeiten werden, im Produktivitätsbericht 2022 von Nitro .

Was sind die Komponenten eines Rahmens für die digitale Transformation?

Menschen

Die digitale Transformation muss bei den Menschenbeginnen - insbesondere bei denMitarbeitern und Kunden. Ein praktischer Rahmen konzentriert sich auf die Befähigung der Mitarbeiter, die Verbesserung des Kundenerlebnisses und die Verbesserung von Kultur und Führung.

Bei den Mitarbeitern müssen Sie eventuell Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit ausräumen, indem Sie klar und deutlich sagen, dass die Technologie niemanden ersetzen wird. Erläutern Sie, wie die Veränderungen ihnen helfen werden, Probleme schneller zu lösen und ihr Leben einfacher zu machen. Eine solide Change-Management-Praxis kann dazu beitragen, die menschliche Seite des Wandels zu steuern, damit Ihr Unternehmen die gewünschten Ergebnisse erzielen kann.

Wichtig ist auch, dass alle Abteilungen und Geschäftsbereiche gleich ausgestattet sind. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das Management sie bevorzugt, kann es zu Wettbewerb und Unmut kommen. Stellen Sie also sicher, dass alle dieselben Grundvoraussetzungen und Erwartungen haben.

Prozess

Auch wenn es nicht darum geht, einen kompletten schlanken Arbeitsprozess zu implementieren und jegliche Verschwendung zu beseitigen, so bedeutet die digitale Transformation doch, dass Sie Ihre Prozessebewerten müssen . Engpässe und Stellen zu finden, an denen mit neuen Technologien Geld gespart werden kann, ist eine gut investierte Zeit.

Darüber hinaus konzentriert sich diese Komponente der digitalen Transformation auf die Standardisierung von Prozessen, um mehr und bessere Zusammenarbeit zu fördern. Anstatt dass jede Abteilung auf unterschiedliche Weise Genehmigungen einholt (z. B. durch Ausdrucken, Anhängen eines Dokuments an eine E-Mail oder Arbeiten in einem Dokument auf einem Server), kann ein Unternehmen digitale Dokumenten-Workflows einführen, die es allen Beteiligten ermöglichen, Dokumente über sichere Links schnell zu teilen und zu bearbeiten.

Ein Prozess, dem während einer Initiative zur digitalen Transformation ebenfalls viel Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, ist das  Änderungsmanagement  , d. h. die Schritte zur Gewährleistung einer reibungslosen digitalen Transformation.

Plattformen

Die letzte Komponente eines Rahmens für die digitale Transformation sindPlattformen, d. h. die intelligenten Technologien, die Sie in die Abläufe, Angebote und Kultur Ihres Unternehmens integrieren, um effektiver zu arbeiten.

Die Implementierung einer neuen Plattform ist keine einmalige Angelegenheit, bei der Sie sagen können: "Wir haben die digitale Transformation geschafft!" Stattdessen sollten SiePlattformen regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass Sie über die optimale Technologie verfügen, um die Anforderungen Ihres Marktes zu erfüllen.

Treten Sie einen Schritt vom Reißbrett zurück und denken Sie über die Vision Ihres Unternehmens nach. Welche Art von Erfahrung möchten Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern bieten? Einige weitere Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:

• Was sind die Bedürfnisse und Erwartungen meiner Kunden?
• Worin liegt die Schwachstelle meines Unternehmens?
• Was können wir von unseren Wettbewerbern lernen, was sie gut oder weniger gut machen?
• Wie kann mein Unternehmen seine Mitarbeiter durch Technologie besser unterstützen?

Wenn Sie Ihre Ziele für die digitale Transformation auf der Grundlage der Ambitionen Ihres Unternehmens definieren, können Sie sicherstellen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen.

Machen Sie sich klar, wer an Bord sein muss, um sinnvolle Fortschritte zu erzielen, und richten Sie diese Führungskräfte auf ein einheitliches Ziel aus. Die kontinuierliche Einbindung dieser Führungskräfte und die Zusammenarbeit bei der Durchführung der Initiative können die Arbeit beschleunigen.

Eine kürzlich durchgeführte McKinsey-Umfrage ergab, dass Unternehmen, die einen Chief Digital Officer (CDO) zur Unterstützung ihrer Entwicklungen engagieren,  mit 1,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit  eine erfolgreiche digitale Transformation verzeichnen. Führungspersönlichkeiten wie der CDO sind maßgeblich daran beteiligt, eine veränderte Denkweise zu vermitteln und die Prioritäten für die Maßnahmen festzulegen.

Stellen Sie gemeinsam mit den wichtigsten Führungskräften ein Team zusammen, das die Initiative überwacht und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht. Einige Beispiele für Personen, die sich für Ihr Team eignen, sind Power-User von Technologien, die Sie in der Vergangenheit eingeführt haben, oder Personen mit einer positiven Einstellung zur Erforschung neuer Ideen, die sich durch Ehrgeiz auszeichnen.

Neben der Zusammenstellung eines Teams ist dieser Schritt auch ein guter Zeitpunkt, um Plattformen oder Technologien  in die engere Wahl zu nehmen, die Ihr Unternehmen benötigt, um den Marktanforderungen gerecht zu werden. Dieser Schritt erfordert eine gründliche, durchdachte Recherche, um sicherzustellen, dass Sie die beste(n) Option(en) unter den vielen Möglichkeiten auswählen.

Beim Aufbau Ihres Transformationsteams und bei der Suche nach Lösungen ist es wichtig, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden im Auge behalten. Auf diese Weise können Sie alle anderen Elemente einer digitalen Transformationsstrategie in die richtigen Bahnen lenken. Sie werden feststellen, dass die Prozesse und Plattformen, die die Kundenergebnisse am umfassendsten verbessern, Ihren Plan prägen und die Umsetzung in die Praxis leiten werden.

Dieser letzte Schritt ist vielleicht der kritischste, vor allem für Mitarbeiter, dieim Außendienst arbeiten und nicht an einer persönlichen Schulung teilnehmen können. Er stützt sich auch stark auf die Grundsätze des Veränderungsmanagements, um die Mitarbeiter zu befähigen, bei der Umsetzung der Veränderungen mitzuwirken.

In diesem Schritt muss Ihr Umstellungsteam eng mit allen Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die notwendige Schulung und Unterstützung erhalten, um die neuen Technologien sicher bedienen zu können.

Anstatt die Technologieschulung auf ein oder zwei How-to-Webinare zu beschränken, könnten Sie auch eine solide Bibliothek mit Ressourcen erstellen und Schulungen anbieten, die sich vor allem darauf konzentrieren, wie die Mitarbeiter davon profitieren. Über ein soziales Unternehmensnetzwerk oder ein anderes Unternehmensforum können Sie den Dialog mit einer offenen und konsistenten Kommunikation in Gang halten.

Was sind die Vorteile der digitalen Transformation?

Effektive betriebliche Veränderungen durch die digitale Transformation führen oft dazu, dass Mitarbeiter zurückblicken und denken: "Kaum zu glauben, dass wir das früher manuell gemacht haben."

Ein Beispiel für diese Veränderung ist die Integration einer sicheren elektronischen Signaturtechnologie . eSigning kann viele manuelle Aufgaben eliminieren, darunter:

• Persönliche Treffen mit Kunden, Lieferanten oder Interessengruppen zur Unterzeichnung von Verträgen und Papieren
• Papierkram zum Unterschreiben per Post verschicken
• Scannen und Ausdrucken seitenlanger Dokumente

Mit der eSign-Software können sie Papierkram sicher und fast sofort elektronisch unterschreiben, versenden und nachverfolgen, was ihnen viel wertvolle Zeit erspart.

Laden Sie Nitros ultimativen Leitfaden für elektronische Unterschriften  herunter, um mehr über eSigning zu erfahren.

In Geschäftsumgebungen mit einem hohen Anteil an manueller Arbeit und häufigen Brandschutzübungen kann Innovation wie ein Luxus erscheinen.

Die Rationalisierung der Arbeit durch eine Initiative zur digitalen Transformation gibt den Mitarbeitern wertvolle Zeit für Brainstorming und kreative Problemlösungen. Wenn Sie mehr Raum für Zusammenarbeit und ehrgeizige Forschung schaffen, werden Sie in der Lage sein, Ideen zu finden, die zu neuen Marktchancen, einer besseren Markenwahrnehmung und Wettbewerbsvorteilen führen.

Den Kunden ist es vielleicht egal, wie fortschrittlich Ihre Technologie ist, aber sie erkennen, ob ihre Erfahrungen reibungslos sind. Wenn Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Praktiken sich positiv auf die Kunden auswirken und sie zufriedener machen, können Sie sich darauf konzentrieren, die Zahl der Neukunden zu erhöhen, Stammkunden zu halten und die Umsätze zu steigern. 

Veraltete Software kann kostspielig in der Wartung sein und wird oft nur spärlich oder gar nicht aktualisiert, was die Produktivität beeinträchtigt. Der Umstieg auf eine neue Software kann zwar mit hohen Kosten verbunden sein, aber die betriebliche Effizienz und die geringeren Ausgaben, die Sie dadurch erzielen, sind es auf lange Sicht wert.

Die digitale Transformation kann auch in anderen Bereichen zur Kostensenkung  beitragen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel papierlos arbeitet, spart es physische Ressourcen wie Porto, Umschläge, Papier, Tinte und Ablagesysteme. Außerdem kann ein Unternehmen mit einer sicheren eSigning-Lösung anstelle von Papier betrügerische Aktivitäten verhindern, deren Behebung Tausende von Dollar kosten kann.

Mehr Mitarbeiterengagement

Obwohl die digitale Transformation mit einer anfänglichen Lernkurve für die derzeitigen Mitarbeiter verbunden ist, kann sie dazu beitragen, das langfristige Engagement zu verbessern. Da die Aufgaben der Mitarbeiter einfacher, effizienter und intuitiver werden, werden sie fähiger und haben mehr Vertrauen in ihre Arbeit. Im Produktivitätsbericht 2022 von Nitro gaben rund 70 % der 1 183 befragten Arbeitnehmer an, dass sie Tools für die Zusammenarbeit und Produktivität als äußerst wichtig erachten .

Eine Investition in die Tools Ihrer Mitarbeiter fühlt sich an wie eine direkte Investition in sie. Dies kann die Zufriedenheit und damit auch die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Anhand von Beispielen aus der Praxis können Sie abschätzen, wie die digitale Transformation für Ihr Unternehmen aussehen könnte.

• McConnell Dowell gab viel Geld für Lizenzen für die PDF-Erstellung, den Druck und das Fotokopieren aus. Durch die Umstellung auf eine kostengünstigere Lösung konnten fast 50 % der damit verbundenen Kosten eingespart werden.
• Zebra Technologies  erlebte nach der Übernahme des Unternehmensgeschäfts von Motorola Solutions eine aufregende neue Wachstumsphase. Aber mit diesem Wachstum kamen auch erhebliche Wachstumsschmerzen. Zebra ging eine Partnerschaft mit Nitro ein, um den Übergang zu vereinfachen und mit einem hervorragenden Änderungsmanagement schneller zu skalieren.
• Leonardo DRS  hat mehr als 40 Standorte und benötigte eine einzige Quelle für PDF-Software, die diese vereinheitlichen konnte. Bei der Zentralisierung der IT-Abläufe an allen Standorten wurde der Bedarf an einer Standardisierung der Tools für die Wissensarbeitergruppen festgestellt. Diese Änderung hatte unmittelbare Auswirkungen auf die Produktivität.

In der Praxis kann ein KPI eine Messung der verbesserten Kundenerfahrung sein, die Sie durch kurze, geschlossene Umfragen zum Kundenfeedback erfassen. Ein anderes Beispiel ist die Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe durch Automatisierung eingespart wurde, im Vergleich zu der Zeit, die sie früher manuell benötigte. Andere Analysen könnten optimierte Prozesse und Nutzung oder Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit umfassen .

Um geeignete KPIs für Ihre Initiative zu ermitteln, fragen Sie sich selbst:

• Welche Metriken helfen uns, die Geschichte unserer digitalen Transformation zu erzählen?
• Welche Art und welches Ausmaß von Wachstum erhoffen wir uns zu erreichen?
• Was sind erreichbare und dennoch ehrgeizige Ziele?
• Welche Art von Berichten werden wir verwenden, um unsere KPIs im Auge zu behalten?
• Wie oft werden wir Berichte erstellen und unsere Strategie anpassen?

Es ist zwar wichtig, die besten Lösungen zu finden und Ihre Prozesse anzupassen, aber die richtigen Leute in den richtigen Rollen zu haben, kann Ihre Bemühungen erheblich unterstützen.

Hier sind einige der Rollen, die Sie unbedingt in Ihrem Team haben sollten:

• CIO/CDO: Viele CIOs haben die Rolle des Chief Digital Officer (CDO) übernommen. Diese Person hilft einem Unternehmen, das Wachstum voranzutreiben, indem sie die Umstellung von analogen auf digitale Technologien anführt.
• CFO: Ein CFO ist entscheidend für die Budgetgenehmigung von Projekten und kann über Möglichkeiten zur effizienten Ausgabengestaltung beraten.
• IT-/Helpdesk-Manager: Das Team, das an vorderster Front für die Einführung neuer Technologien zuständig ist.
• Software-Ingenieure: Software-Ingenieure, zu denen auch Cloud-Computing-Spezialisten und digitale Produktmanager gehören, sind für Softwarelösungen von der Idee über das Testen bis zur Implementierung verantwortlich.
• Implementierungsleiter: Verschiedene UX-Funktionen - Designer, Autoren und UX-Architekten - können bei der Umsetzung der digitalen Transformation helfen.
• Projektmanager: Projektmanager halten die Arbeit organisiert und in Gang. Sie können Teammitglieder mit Ressourcen in Verbindung bringen und bei Bedarf Bedenken äußern.
• Marketingspezialisten: Marketingspezialisten haben den größten Einfluss, wenn es darum geht, die Botschaft zu verbreiten - sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei den Kunden.
• Kundensupport: Die Stimme des Kunden ist immer hilfreich, wenn es darum geht, Schmerzpunkte in Prozessen oder Produkten zu ermitteln, die durch die digitale Transformation verbessert werden können.

• Schlechte Kommunikation: Ob Doppelarbeit, unklare Ziele oder Verwirrung über den Fortschritt eines Projekts - schlechte Kommunikation ist die Herausforderung, die die digitale Transformation am schnellsten zum Stillstand bringen kann.
• Fehlende Mitarbeiterbeteiligung: Menschen sind Gewohnheitstiere, und die Technologie ist mit einer Lernkurve verbunden. Unternehmen mit einer unausgereiften digitalen Kultur können bei der Einführung von Lösungen vor Herausforderungen stehen.
• Budgetbeschränkungen: Transformative Technologien werden immer leichter zugänglich, aber jedes Unternehmen hat Budgetbeschränkungen.

Der Aufbau einer effektiven Kommunikation, eine angemessene Schulung für das Veränderungsmanagement und eine sorgfältige Budgetplanung werden dazu beitragen, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Im Zusammenhang mit der digitalen Transformation gibt es mehrere Techniktrends, die man im Auge behalten sollte, darunter:

• Fortgesetzte Migration von veralteter Hardware zu Cloud Computing
• Digitale Dokumente anstelle von Papier
• Verstärkter Zugang zu KI und maschinellem Lernen
• Optionen für Fernarbeit
• Mehr mobile Entwicklung

Bei diesen Trends lag und liegt der Schwerpunkt auf der wichtigsten Komponente des Wandels: demMenschen.

Für Kunden geht es vor allem darum, ihre Erfahrungen mit Ihrer Marke zu verbessern und Angebote so reibungslos wie möglich bereitzustellen. Für die Mitarbeiter kann die Implementierung von Technologien, die ihnen helfen, ihre Arbeit zu beschleunigen und zu katalysieren, die Produktivität und die Mitarbeiterbindung erheblich steigern.

Die digitale Transformation ist mehr als nur eine Investition in neue Technologie - sie ist eine Entscheidung, die Unternehmenskultur zu verändern. Wir hoffen, dass dieser umfassende Einblick in die digitale Transformation - von den Menschen über die Prozesse bis hin zu den Plattformen - Ihnen das Gefühl gibt, dass Sie bereit sind zu handeln.

Wenn Sie noch unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, können wir Ihnen helfen . Das Nitro-Team setzt sich mit Leidenschaft dafür ein, die digitale Wirtschaft mit besseren Arbeitsabläufen, höherer Produktivität und verbesserten Kunden- und Mitarbeitererfahrungen voranzutreiben - unterstützt durch einen erstklassigen Service, der Ihre individuellen Unternehmensziele unterstützt. Unsere robuste, innovative und erschwingliche PDF- , eSignatur- und Analyseplattform ist für Mitarbeiter intuitiv und verbessert die Arbeitsweise Ihres Unternehmens jetzt und in Zukunft.

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