De City of Vincent Council, gevestigd in de metropool Perth, West-Australië, biedt een breed scala aan lokale overheidsdiensten, van strategische planning tot sport en recreatie. Het kleine IT-team van de gemeente is verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle servicegebieden, wat een zware administratieve last kan zijn. De gemeente gebruikte Adobe® Acrobat® Pro voor het maken en bewerken van pdf-documenten, maar de tool had zijn nadelen. Door de hoge kosten en het gecompliceerde licentieproces hadden slechts 50 tot 70 van de 300 bureaumedewerkers van de gemeente toegang tot de software. Omdat de prijzen drastisch zouden stijgen, zocht de gemeente naar een alternatief product dat dezelfde functionaliteit kon bieden als Adobe, maar voor een groter gebruikersbestand. Gezien hun beperkte IT-resources was het essentieel om een oplossing te vinden die met minimale verstoring kon worden toegepast.

De stad Vincent riep de hulp in van Insight, een toonaangevende IT-wederverkoper en integrator van oplossingen, om een PDF-leverancier te vinden die hen in staat zou stellen meer individuen te ondersteunen en tegelijkertijd geld te besparen. Insight werkte vervolgens nauw samen met het Nitro-team om een gedetailleerd demo-, pilot- en evaluatieproces te plannen dat was afgestemd op de behoeften en doelen van de gemeente. Voorheen kon de gemeente Vincent slechts 10%-20% van de bureaumedewerkers mogelijkheden bieden voor het bewerken van pdf's. Maar met Nitro's lagere prijs en flexibele licentieregelingen kunnen ze 500% meer werknemers de tools geven voor documentproductiviteit die ze nodig hebben. Peter Ferguson, Executive Manager ICT van de stad Vincent legt uit: "Met Nitro zien we het potentieel om de dekking uit te breiden tot 100% van de gebruikers, zodat het meer een kernbesturingssoftware wordt in plaats van een specialistische tool." Om ervoor te zorgen dat de overstap van Adobe naadloos verliep, bood Nitro City of Vincent een zorgvuldig doordacht overgangsproces en professionele ondersteuning bij verandermanagement. Dit omvatte een op maat gemaakt communicatieplan op basis van inzichten verkregen door middel van pilot-lanceringsenquêtes.