Perché la “fiducia elevata” è la nuova regola della firma elettronica

Nell’attuale era digitale, in cui la maggior parte delle transazioni commerciali avviene online, le organizzazioni sono sempre più preoccupate per la criminalità informatica e le frodi. Poiché le strette di mano fisiche per la firma dei contratti appartengono ormai al passato, la fiducia con clienti e fornitori si instaura oggi attraverso transazioni elettroniche. Ciò include la firma di documenti legalmente vincolanti  tramite firme elettroniche sicure.

Sebbene tutte le firme elettroniche siano importanti, i documenti cruciali comportano un rischio maggiore. Trascurare la sicurezza, la conformità e la protezione nel processo di firma può esporre la vostra organizzazione a contenziosi legali e a ripercussioni finanziarie significative. Il problema è che molte aziende trattano tutte le soluzioni e i processi di firma elettronica allo stesso modo, il che può portare a risultati sfavorevoli e conseguenze legali.

Sebbene la firma elettronica possa apportare vantaggi a tutte le organizzazioni, non può essere un approccio “universale”.

Che cos’è la firma elettronica “ad alta affidabilità”?

Noi di Nitro forniamo  la firma elettronica “ad alta affidabilità”  e crediamo che rappresenti il futuro delle firme elettroniche. Molti paesi hanno già approvato — o stanno attualmente lavorando all’implementazione — di normative e standard più elevati in materia di conformità delle firme elettroniche. "Alta affidabilità" è più di un semplice termine: rappresenta i pilastri fondamentali della sicurezza e della conformità delle firme elettroniche che ogni organizzazione dovrebbe prendere in considerazione, indipendentemente dalla soluzione utilizzata.

I 3 componenti della firma elettronica ad alta affidabilità

Una soluzione di firma elettronica sicura che soddisfi gli standard di alta affidabilità combina diversi livelli di protezione, tra cui:

Sicurezza di massimo livello

Se una controversia su un documento dovesse portarvi in tribunale, dovrete fornire la prova che il documento è legalmente vincolante. La vostra soluzione di firma elettronica dovrebbe:

• applicare un sigillo elettronico per certificare che il documento non sia stato alterato
• fornire la prova che l’identità del firmatario sia stata correttamente verificata
• garantire che il file sia stato crittografato sia in fase di archiviazione che durante il trasferimento

Conformità normativa

Molti settori e paesi hanno normative rigorose a cui tutte le firme elettroniche devono attenersi. Per garantire la conformità, una piattaforma di firma elettronica dovrebbe  soddisfare i requisiti internazionali più rigorosi  e integrarsi perfettamente con i servizi di verifica e autenticazione dell’identità forniti da enti governativi e terze parti.

Prevenzione delle frodi

Le frodi si verificano in genere quando un firmatario fornisce false informazioni sulla propria identità o manomette un documento dopo la firma. Per ridurre le frodi e garantire la sicurezza delle firme elettroniche, le piattaforme dovrebbero offrire più livelli di  verifica dell’identità , utilizzare tecnologie a prova di manomissione e fornire tracciati di audit integrati per monitorare e registrare tutte le interazioni dei destinatari.

Perché le firme elettroniche ad alta affidabilità sono più importanti che mai

I documenti e gli accordi di alto valore, o nei casi in cui sussista un elevato rischio di controversia, richiedono misure aggiuntive per garantire che le firme elettroniche siano sicure e legalmente vincolanti. Paesi e settori diversi presentano requisiti di conformità specifici, la cui gestione può risultare complessa e onerosa per le organizzazioni.È fondamentale collaborare con un fornitore di software esperto che si concentri su firme elettroniche sicure e ad alta affidabilità.

Il lavoro da remoto e i processi digitali richiedono interazioni ad alta affidabilità, in particolare quando si firmano documenti con parti non conosciute.

Ecco alcuni scenari in cui le firme elettroniche ad alta affidabilità sono essenziali:

• Le organizzazioni di servizi finanziari che gestiscono transazioni e trasferimenti monetari ad alto rischio necessitano di una firma elettronica altamente affidabile e sicura con verifica dell’identità. Un caso d’uso comune per le organizzazioni di servizi finanziari e di investimento  è il KYC (Know Your Client/Customer, “Conosci il tuo cliente”) per verificare l’identità di un cliente, prevenire frodi o attività illegali e/o effettuare l’onboarding digitale, ad esempio per la creazione di un nuovo conto bancario o di una nuova carta di credito.
• Datori di lavoro che desiderano verificare le firme dei nuovi assunti. In passato, le aziende conducevano colloqui di persona e i dipendenti lavoravano in sede. Oggi, i nuovi assunti non vengono sempre incontrati di persona prima di ottenere l’accesso a sistemi e database riservati, il che significa che è necessario un livello più elevato di verifica dell’identità per proteggersi dalle frodi .
• Aziende globali che operano o effettuano transazioni in diverse aree geografiche o settori con normative specifiche in materia di firma elettronica. Affinché un documento sia legalmente vincolante, deve soddisfare i più elevati standard di conformità, il che aumenta la complessità e la necessità di una soluzione di firma elettronica sicura e altamente affidabile.

Ad esempio, affinché un contratto sia legalmente vincolante nell’UE, deve soddisfare specifici processi di verifica dell’identità. Tuttavia, tale processo potrebbe non essere richiesto in Nord America. Se un’azienda con sede a Parigi firma un contratto con un’azienda con sede in California, il documento deve soddisfare gli standard più rigorosi dell’UE. In caso contrario, il documento non è legalmente vincolante e l’azienda con sede a Parigi potrebbe rescindere il contratto senza conseguenze.

Le normative in materia di firma elettronica spesso si applicano sia alle sedi dei firmatari sia alla sede centrale dell’azienda. Ciò rende i processi di lavoro a distanza e ibridi ancora più complessi.

La vostra organizzazione ha bisogno di una soluzione di firma elettronica ad alta affidabilità?

Le firme elettroniche ad alta affidabilità possono richiedere un flusso di lavoro più lungo e comportare costi aggiuntivi. Se i documenti necessitano di una firma solo per motivi di formalità, il processo ad alta affidabilità non è necessario. Inoltre, dipendenti e clienti possono rapidamente sentirsi frustrati da passaggi aggiuntivi che non sono necessari per ogni singolo documento.

Cosa intendiamo per valore “cerimoniale”? Ad esempio, un dipendente di ruolo che deve firmare ufficialmente la propria valutazione delle prestazioni. Probabilmente quel documento non richiede un’ulteriore verifica dell’identità del firmatario e non sarà oggetto di un procedimento legale. Mentre potresti voler utilizzare una firma elettronica ad alta affidabilità e sicura quando firmi un contratto con un nuovo fornitore trovato online, potresti non aver bisogno dello stesso processo quando rinnovi il contratto con l’azienda che si è presentata ogni giorno negli ultimi due anni per fornire servizi all’ufficio.

Nel determinare se un documento richieda il processo ad alta affidabilità, considera i 3 pilastri.

• La firma elettronica deve rispettare una specifica normativa di conformità?
• Temete che il documento possa finire in tribunale?
• Conoscete personalmente la persona o le persone che firmano il documento?

Se state utilizzando la firma elettronica solo per accelerare il processo e la firma è puramente formale, dovreste utilizzare il metodo di firma digitale più veloce e semplice possibile.

La flessibilità è fondamentale

Molte piattaforme di firma elettronica offrono un processo di firma elettronica altamente affidabile e sicuro per tutti i documenti oppure non offrono affatto questo livello di sicurezza e verifica. Nitro si distingue per la sua flessibilità, che consente alle aziende di scegliere il livello di sicurezza e verifica necessario per ogni documento, in modo che l’organizzazione possa adottare l’approccio più produttivo, conforme e conveniente alla firma elettronica.

Contatta i nostri esperti  per saperne di più sulla firma elettronica ad alta affidabilità. Puoi anche prenotare una demo o avviare una prova pilota aziendale gratuita per scoprire come Nitro si integra nei tuoi flussi di lavoro in termini di conformità e sicurezza.