Che cos'è la trasformazione digitale?

La tecnologia ha cambiato il panorama aziendale, ma può essere difficile sapere come mantenere la propria organizzazione competitiva.

Molti leader IT definiscono la transizione alla nuova tecnologia come "trasformazione digitale". Questa guida vi aiuterà a capire i concetti fondamentali della trasformazione digitale e come costruire una strategia efficace.

Che cos'è la trasformazione digitale?

La trasformazione digitale (DX o DT) è il processo di integrazione di tecnologie digitali intelligenti nelle operazioni, nelle soluzioni e nella cultura di un'azienda per soddisfare la domanda del mercato di prodotti e servizi migliori e più accessibili. Una trasformazione digitale efficace può consentire alle aziende di attrarre e fidelizzare un maggior numero di clienti, aumentare i ricavi, ridurre i costi e consentire una forza lavoro completamente remota o ibrida.

Per le aziende che passano ad ambienti di lavoro remoti o ibridi, la migrazione dei processi tradizionali e offline e della gestione dei documenti verso flussi di lavoro digitali diventa una necessità. Per altre aziende, passare al digitale può significare ridurre i costi di stampa e l'impronta di carbonio firmando i documenti elettronicamente.

Qualunque sia l'obiettivo di digitalizzazione che si vuole raggiungere all'interno della propria organizzazione, un'iniziativa di trasformazione ben pianificata è fondamentale per il successo.

Perché la trasformazione digitale è importante?

A volte la capacità di adattarsi alla tecnologia può fare la differenza tra la continuità aziendale e la chiusura dei battenti, come nel caso di una pandemia globale.

In un recente sondaggio condotto da Dell Technologies su oltre 4.300 aziende globali, l' 80% dei leader ha dichiarato di aver accelerato i programmi di trasformazione digitale durante la pandemia per poter sostenere le operazioni. Alcune delle aree su cui si sono concentrati sono state l'implementazione di tecnologie che hanno permesso di lavorare da remoto, di reinventare esperienze digitali per clienti e dipendenti e di rafforzare la sicurezza informatica.

Piuttosto che aspettare un altro evento globale per imporre la trasformazione digitale, le aziende dovrebbero continuare ad accelerare le loro iniziative. Questi sforzi non solo creeranno delle sicurezze per la continuità, ma le aiuteranno a soddisfare le richieste del mercato in modo più efficace.

Cosa spinge la trasformazione digitale?

Le tecnologie o i motori principali della trasformazione digitale nelle aziende sono tre: il cloud computing, l'intelligenza artificiale (AI) e le applicazioni mobili (app).

Ecco un approfondimento su ciascuna di queste tecnologie:

• Cloud computing: fornisce servizi come server, storage, database e software on-demand via Internet ("cloud"), offrendo alle aziende una maggiore flessibilità nell'accesso alle informazioni essenziali e ai clienti un'esperienza utente migliore e più efficiente.
• Intelligenza artificiale (AI): utilizza macchine e computer per imitare le capacità umane di risolvere problemi e prendere decisioni.
• Applicazioni mobili (app):programma informatico o software progettato per essere eseguito su un dispositivo mobile, come un telefono.

Sebbene queste tecnologie possano essere strumenti preziosi, è essenziale implementarle per le giuste ragioni, come la sostituzione di una tecnologia antiquata o legacy, piuttosto che per il gusto di avere l'ultima novità.

Vale anche la pena di notare che i dipendenti possono essere un importante motore della trasformazione digitale. Il 2022 Productivity Report di Nitro ha rilevato che  i lavoratori si aspettano una maggiore flessibilità  su come e dove lavorare. Come evidenziato nel rapporto, il 50% dei 1.183 lavoratori intervistati desiderava migliori o maggiori strumenti per consentire il lavoro da remoto e il 95% vedeva un margine di miglioramento nel modo in cui le loro organizzazioni gestivano i documenti. Inoltre, i dipendenti hanno affermato che gli strumenti a loro accessibili influenzano la scelta delle aziende per cui vogliono lavorare.

Scoprite le ultime tendenze e tecnologie che influenzeranno il nostro modo di lavorare l'anno prossimo e oltre nel Rapporto sulla produttività 2022 di Nitro .

Quali sono i componenti di un quadro di trasformazione digitale?

Le persone

La trasformazione digitale deve partire dalle persone, in particolare daidipendenti e dai clienti. Un quadro pratico si concentra sul potenziamento della forza lavoro, sul miglioramento dell'esperienza del cliente e sul potenziamento della cultura e della leadership.

Per i dipendenti, potrebbe essere necessario affrontare le preoccupazioni relative alla sicurezza del posto di lavoro, assicurandosi che il messaggio sia forte e chiaro: la tecnologia non sostituisce nessuno. Spiegate come i cambiamenti li aiuteranno a risolvere i problemi più velocemente e a semplificare la loro vita. Una solida pratica di gestione del cambiamento può aiutare a guidare il lato umano del cambiamento in modo che l'organizzazione possa raggiungere i risultati desiderati.

È anche essenziale equipaggiare tutti i reparti e le unità aziendali allo stesso modo. Se i lavoratori hanno la sensazione che la direzione stia facendo dei favoritismi, possono nascere competizione e risentimento, quindi assicuratevi che tutti abbiano lo stesso assetto di base e aspettative ampiamente condivise.

Processo

Non si tratta di implementare un intero processo di lavoro snello e di eliminare tutti gli sprechi, ma la trasformazione digitale implica una valutazione dei processi. Trovare i colli di bottiglia e i punti in cui le nuove tecnologie potrebbero far risparmiare denaro sarà tempo ben speso.

Inoltre, questa componente della trasformazione digitale si concentra sulla standardizzazione dei processi per promuovere una maggiore e migliore collaborazione. Ad esempio, invece di avere diversi mezzi per ottenere l'approvazione da parte di ogni reparto (come la stampa, l'allegazione di un documento a un'e-mail o il lavoro all'interno di un documento su un server), un'azienda può implementare flussi di lavoro documentali digitali per consentire a tutte le parti necessarie di condividere e modificare rapidamente i documenti attraverso collegamenti sicuri.

Un processo che dovrebbe essere oggetto di grande attenzione durante un'iniziativa di trasformazione digitale è la  gestione del cambiamento  , ovvero le fasi per garantire una trasformazione digitale senza intoppi.

Piattaforme

L'ultimo componente di un quadro di trasformazione digitale è rappresentato dallepiattaforme, ossia le tecnologie intelligenti che si integrano nelle operazioni, nelle offerte e nella cultura dell'azienda per lavorare in modo più efficace.

L'implementazione di una nuova piattaforma non sarà una situazione unica in cui potrete dire: "Abbiamo fatto la trasformazione digitale!". Al contrario, è necessario valutare regolarmente lepiattaforme per assicurarsi di disporre della tecnologia ottimale per soddisfare le esigenze del mercato.

Fate un passo indietro dal tavolo da disegno e riflettete sulla visione della vostra azienda. Che tipo di esperienza volete che abbiano i vostri clienti e dipendenti? Altre domande da porsi sono:

• Quali sono le esigenze e le aspettative dei miei clienti?
• In che modo la mia organizzazione non è all'altezza?
• Cosa possiamo imparare dai nostri concorrenti, da ciò che stanno facendo bene o meno bene?
• Come può la mia azienda supportare meglio la nostra forza lavoro attraverso la tecnologia?

Definire gli obiettivi di trasformazione digitale in base alle ambizioni della vostra azienda vi garantirà di procedere nella giusta direzione.

Sapere chi deve essere a bordo per fare progressi significativi e allineare questi leader con un obiettivo unificante. Il coinvolgimento continuo di questi leader e la collaborazione nell'esecuzione dell'iniziativa possono accelerare il lavoro.

Una recente indagine di McKinsey ha rilevato che le aziende che hanno ingaggiato un Chief Digital Officer (CDO) per supportare le loro evoluzioni hanno una probabilità 1,6 volte maggiore  di registrare una trasformazione digitale di successo. Leader chiave come il CDO sono fondamentali per instillare una mentalità di cambiamento e determinare come dare priorità alle azioni.

Lavorate con i leader principali per costruire un team di persone in grado di supervisionare l'iniziativa e garantire che l'organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Alcuni esempi di persone che potrebbero essere dei buoni candidati per il vostro team sono i power user delle tecnologie che avete introdotto in passato o persone con un'attitudine positiva verso l'esplorazione di nuove idee con un passato di ambizione.

Oltre a costruire un team, questa fase è un ottimo momento per elencare le piattaforme o le tecnologie  di cui l'azienda ha bisogno per soddisfare le richieste del mercato. Questa fase richiederà una ricerca approfondita e ponderata per assicurarsi di scegliere le opzioni migliori tra le tante possibilità.

Quando si costruisce il team di trasformazione e si ricercano le soluzioni, è essenziale tenere in primo piano le esigenze dei clienti. Questo può aiutare tutti gli altri elementi di una strategia di trasformazione digitale ad andare al loro posto. Scoprirete che i processi e le piattaforme che migliorano in modo più completo i risultati dei clienti daranno forma al vostro piano e guideranno il modo in cui lo metterete in pratica.

Quest'ultima fase è forse la più critica, soprattutto per i dipendenti chelavorano da remoto e non possono partecipare a una formazione di persona. Inoltre, si basa molto sui principi di gestione del cambiamento per dare ai dipendenti la possibilità di contribuire all'implementazione del cambiamento.

In questa fase, il team di trasformazione dovrà lavorare a stretto contatto con tutte le unità aziendali per garantire che i dipendenti ricevano la formazione e il supporto necessari per utilizzare con fiducia le nuove tecnologie.

Invece di limitare la formazione sulle tecnologie a uno o due webinar, potreste creare una solida libreria di risorse e fornire una formazione che si concentri soprattutto sui vantaggi per i dipendenti. Utilizzando un servizio di social networking aziendale o un altro forum aziendale, potete mantenere il dialogo con una comunicazione aperta e coerente.

Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale?

I cambiamenti operativi efficaci derivanti dalla trasformazione digitale possono spesso far sì che i dipendenti si guardino indietro e pensino: "Riesci a credere che prima lo facevamo manualmente?".

Un esempio di questo cambiamento è l'integrazione della tecnologia di firma elettronica sicura . La firma elettronica può eliminare molte attività manuali, tra cui:

• Incontrarsi di persona con clienti, venditori o stakeholder per firmare contratti e documenti.
• Spedire fisicamente i documenti da firmare
• Scansione e stampa di pagine e pagine di documenti

Con il software eSign, possono firmare, inviare e tenere traccia dei documenti in modo sicuro e quasi istantaneo, risparmiando ore di tempo prezioso.

Scaricate la Guida definitiva alle firme elettroniche  di Nitro per saperne di più sull'eSigning.

L'innovazione può sembrare un lusso in ambienti aziendali caratterizzati da un elevato grado di lavoro manuale e da frequenti esercitazioni antincendio.

La semplificazione del lavoro attraverso un'iniziativa di trasformazione digitale offre ai dipendenti tempo prezioso per il brainstorming e la risoluzione creativa dei problemi. Una volta creato più spazio per la collaborazione e la ricerca ambiziosa, sarà possibile trovare idee che portano a nuove opportunità di mercato, a una migliore percezione del marchio e a vantaggi competitivi.

Ai clienti può non importare quanto sia avanzata la vostra tecnologia, ma riconoscono se la loro esperienza è fluida. Quando si valutano le pratiche che hanno un impatto positivo sui risultati dei clienti e che li rendono più felici, ci si può concentrare sull'aumento dei nuovi clienti netti, sul mantenimento dei clienti abituali e sull' incremento dei profitti. 

Il software legacy può essere costoso da mantenere e spesso ha aggiornamenti scarsi o inesistenti che ostacolano la produttività. Sebbene il costo del passaggio a un nuovo software possa essere elevato, l'efficienza operativa e la riduzione delle spese ne varranno la pena nel lungo periodo.

La trasformazione digitale può contribuire a ridurre i costi  anche in altre aree. Ad esempio, quando un'azienda non usa la carta, risparmia sulle risorse fisiche come affrancatura, buste, carta, inchiostro e sistemi di archiviazione. Inoltre, con una soluzione sicura di firma elettronica al posto della carta, un'organizzazione può contribuire a prevenire le attività fraudolente, che possono costare migliaia di dollari per essere risolte.

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Sebbene la trasformazione digitale comporti una curva di apprendimento iniziale per i dipendenti attuali, può contribuire a migliorare il coinvolgimento a lungo termine. Quando il lavoro dei dipendenti diventa più semplice, efficiente e intuitivo, essi diventano più capaci e fiduciosi nel loro lavoro. Nel 2022 Productivity Report di Nitro, circa il 70% dei 1.183 lavoratori intervistati ha ritenuto che gli strumenti di collaborazione e produttività siano estremamente efficaci .

Un investimento negli strumenti della vostra forza lavoro sarà percepito come un investimento diretto su di loro. Questo può aumentare la soddisfazione e, di conseguenza, la fidelizzazione dei dipendenti.

Osservare esempi reali di trasformazione digitale può aiutarvi a valutare come potrebbe essere per la vostra azienda.

• McConnell Dowell spendeva ingenti somme di denaro per le licenze di creazione, stampa e fotocopiatura dei PDF. Il passaggio a una soluzione più conveniente ha permesso di risparmiare quasi il 50% dei costi correlati.
• Zebra Technologies  ha vissuto una nuova entusiasmante stagione di crescita dopo l'acquisizione dell'attività Enterprise di Motorola Solutions. Ma questa crescita ha comportato notevoli difficoltà di crescita. Zebra ha collaborato con Nitro per semplificare la transizione e scalare più rapidamente con una gestione del cambiamento di livello superiore.
• Leonardo DRS  ha più di 40 sedi e aveva bisogno di un unico fornitore di software PDF in grado di unificarle. Durante la centralizzazione delle operazioni IT in tutte le sedi, è emersa la necessità di standardizzare gli strumenti per i gruppi di knowledge worker. Questo cambiamento ha avuto un impatto immediato sulla produttività.

In pratica, un KPI può essere la misurazione del miglioramento dell'esperienza del cliente, rilevata attraverso brevi indagini di feedback a ciclo chiuso. Un altro esempio può essere la quantità di tempo risparmiata su una particolare attività grazie all'automazione rispetto a quanto tempo ci voleva prima manualmente. Altre analisi potrebbero includere l'ottimizzazione dei processi e dell'utilizzo o l'impatto sulla sostenibilità .

Per aiutarvi a identificare i KPI appropriati per la vostra iniziativa, chiedetevi:

• Quali metriche ci aiuteranno a raccontare la storia della nostra trasformazione digitale?
• Che tipo e livello di crescita speriamo di ottenere?
• Quali sono gli obiettivi raggiungibili ma ambiziosi?
• Quali tipi di report utilizzeremo per tenere sotto controllo i nostri KPI?
• Con quale frequenza eseguiremo i report e modificheremo la nostra strategia?

Anche se trovare le soluzioni migliori e adattare i processi è essenziale, l'inserimento delle persone giuste nei ruoli giusti può incrementare notevolmente i vostri sforzi.

Ecco alcuni dei ruoli che dovrete assicurarvi di avere nel vostro team:

• CIO/CDO: molti CIO hanno assunto il ruolo di Chief Digital Officer (CDO). Questa figura aiuta l'azienda a crescere guidando la transizione dalle tecnologie analogiche a quelle digitali.
• CFO: il CFO è fondamentale per l'approvazione del bilancio dei progetti ed è in grado di consigliare le opportunità di spesa più efficienti.
• Responsabili IT/Helpdesk: il team che si occupa in prima linea dell'implementazione delle nuove tecnologie.
• Ingegneri del software: compresi gli specialisti del cloud computing e i responsabili dei prodotti digitali, gli ingegneri del software sono responsabili delle soluzioni software, dall'ideazione ai test, fino all'implementazione.
• Responsabili dell'implementazione: diversi ruoli UX - designer, scrittori e architetti UX - possono aiutare a guidare l'implementazione della trasformazione digitale.
• Project manager:i project manager mantengono il lavoro organizzato e in movimento. Possono mettere in contatto i membri del team con le risorse e sollevare dubbi quando necessario.
• Marketing: la diffusione della notizia, sia all'interno dell'azienda che presso i clienti, è l'ambito in cui gli esperti di marketing hanno il massimo impatto.
• Assistenza clienti: la voce dei clienti è sempre utile per determinare i punti dolenti di qualsiasi processo o prodotto che la trasformazione digitale può migliorare.

• Scarsa comunicazione: che il risultato sia la duplicazione degli sforzi, l'ambiguità degli obiettivi o la confusione sullo stato di avanzamento di un progetto, la scarsa comunicazione è la sfida che più rapidamente può far fallire la trasformazione digitale.
• Mancanza di coinvolgimento dei dipendenti: le persone sono creature abitudinarie e la tecnologia comporta una curva di apprendimento. Le aziende con una cultura digitale immatura possono incontrare difficoltà nell'implementazione delle soluzioni.
• Vincoli di budget: le tecnologie di trasformazione sono sempre più accessibili, ma ogni azienda ha dei limiti di budget.

La creazione di un flusso di comunicazione efficace, un'adeguata formazione sulla gestione del cambiamento e un'attenta pianificazione del budget contribuiranno a prevenire queste sfide.

Ci sono diverse tendenze tecnologiche legate alla trasformazione digitale che è importante tenere a mente, tra cui:

• continua migrazione dall'hardware legacy al cloud computing
• Documenti digitali al posto della carta
• Maggiore accesso all'intelligenza artificiale e all'apprendimento automatico
• Opzioni di lavoro a distanza
• Maggiore sviluppo mobile

Con queste tendenze, l'attenzione è rimasta e rimarrà probabilmente sulla componente più critica del cambiamento:le persone.

Per i clienti, si tratta di migliorare il loro percorso con il vostro marchio e di fornire le offerte nel modo più fluido possibile. Per i dipendenti, l'implementazione di una tecnologia che li aiuti ad accelerare e catalizzare il loro lavoro può aumentare notevolmente la produttività e la fidelizzazione.

La trasformazione digitale non è solo un investimento in nuove tecnologie, ma anche una decisione di cambiare la cultura aziendale. Speriamo che questa panoramica completa sulla trasformazione digitale, dalle persone ai processi alle piattaforme, vi faccia sentire pronti all'azione.

Se non sapete ancora da dove cominciare, possiamo aiutarvi . Il team di Nitro si occupa con passione di guidare l'economia digitale con flussi di lavoro migliori, aumento della produttività e miglioramento dell'esperienza dei clienti e dei dipendenti, il tutto supportato da un servizio di assistenza in grado di supportare i vostri obiettivi organizzativi. La nostra piattaforma  PDF , di firma elettronica  e di  analisi , robusta, innovativa e conveniente, è intuitiva per i dipendenti e migliora il modo in cui la vostra organizzazione lavora ora e in futuro.

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