6 modi in cui il software di firma elettronica crea fiducia nei clienti

Catalizzato dal diffuso passaggio al lavoro a distanza durante la pandemia, il software eSign è diventato uno strumento indispensabile per le piccole imprese e le grandi aziende.

La possibilità di firmare elettronicamente i documenti, dai contratti e accordi legali alle pratiche di assunzione e alle cartelle cliniche, e di integrarli con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e altri sistemi aziendali, ha trasformato la gestione dei documenti.

Sebbene le firme digitali per i documenti PDF rendano molti processi aziendali più veloci, più efficienti e meno costosi, i vostri clienti potrebbero chiedersi: "Sono sicure?"

La risposta breve è: assolutamente sì!

Ma diamo un'occhiata più approfondita a come le soluzioni di eSign mantengono i vostri clienti al sicuro.

Con la notizia dell'ennesima violazione dei dati che fa notizia quasi ogni settimana, non sorprende che molti si chiedano se sia sicuro inviare le proprie firme per via elettronica.

Come per ogni tecnologia connessa, esiste un certo rischio di frode, furto d'identità, contraffazione e persino malware. Tuttavia, con le giuste misure di sicurezza, il software eSign è più sicuro di una firma fisica  su un documento cartaceo.

Di seguito, esaminiamo sei fattori che proteggono le firme dei vostri clienti e altre informazioni personali da accessi malevoli e non autorizzati.

La maggior parte delle transazioni commerciali odierne avviene per via elettronica, quindi è importante creare un ambiente aziendale in cui i clienti si sentano sicuri .

Scegliere una soluzione software di eSign che supporti queste sei misure di sicurezza dimostra che prendete la sicurezza dei vostri clienti con la stessa serietà con cui la prendono loro.

Gli strumenti di verifica aiutano a garantire che la persona che firma un documento sia chi dice di essere. Ciò contribuisce a ridurre le frodi e a prevenire l'accesso non autorizzato a documenti sensibili.

Le forme più comuni di verifica dell'identità  includono :

• Autenticazione basata sulla conoscenza (ad esempio, domande di sicurezza).
• Verifica dei documenti (ad esempio, passaporto o patente di guida)
• Verifica biometrica (ad esempio, impronte digitali o riconoscimento facciale)
• Verifica dell'ID digitale (ad esempio, itsme, ConnectID).

Le certificazioni di sicurezza dimostrano che un fornitore di software di eSign segue standard di sicurezza e best practice rigorosi e che il software dispone di misure di salvaguardia per proteggere i dati sensibili.

Queste sono alcune delle certificazioni di sicurezza che molti consumatori si aspettano dal software:

• ISO/IEC 27001 
• SOC 2 Tipo II 
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) 
• Standard di firma digitale (DSS) 

I regolari test di conformità assicurano che il software di firma elettronica continui a soddisfare i requisiti legali e normativi , come l'HIPAA e l'E-SIGN Act negli Stati Uniti e il regolamento eIDAS nell'UE.

I test di conformità convalidano inoltre che i documenti firmati elettronicamente dalla vostra azienda siano legalmente vincolanti e possano essere accettati in tribunale.

Le tracce di controllo aumentano la fiducia dei clienti nel vostro prodotto, fornendo una visibilità end-to-end del processo di firma elettronica.

La compilazione di registri dettagliati aiuta a prevenire falsificazioni e frodi. Fornisce la  prova della conformità  tracciando quando e dove un documento è stato visualizzato, firmato e modificato, chi ha avuto accesso al documento e quali azioni ha eseguito mentre aveva accesso.

L'autenticazione a più fattori (MFA) aumenta la sicurezza dei documenti richiedendo agli utenti di fornire due o più fattori di verifica. La combinazione di credenziali comprende in genere:

• Qualcosa che si conosce: una password o un PIN servono come primo livello di protezione.
• Qualcosa che si possiede: uno smartphone, un token di sicurezza o un altro dispositivo fisico fornisce un secondo livello di sicurezza.
• Qualcosa che sei: la verifica biometrica , come l'impronta digitale o la scansione del volto, offre un ulteriore livello di autenticazione altamente sicuro.

L'integrazione dell'MFA nei processi di gestione dei documenti mantiene la vostra azienda allineata alle best practice del settore e dà ai vostri clienti la certezza che le loro firme siano protette da potenziali minacce.

6. Accesso singolo

La tecnologia Single Sign-On (SSO) consente agli utenti di accedere in modo sicuro con un unico set di credenziali a più applicazioni.

Questo approccio di gestione degli accessi estremamente efficace riduce i rischi per la vostra azienda e i vostri clienti grazie a:

• Centralizzando l'autenticazione in un unico punto di accesso sicuro.
• Riducendo il numero di volte in cui le credenziali vengono trasmesse attraverso le reti, esponendole potenzialmente ad attori malintenzionati.
• Generando registri dettagliati degli eventi di autenticazione degli utenti e consolidandoli in un unico audit trail.

Se la vostra soluzione software di eSign non offre garanzie adeguate, state perdendo una grande opportunità di costruire un rapporto di fiducia con i vostri clienti.

Oggi la firma digitale dei PDF è la norma per molte transazioni commerciali. Assicuratevi che il vostro software di firma elettronica rassicuri i vostri clienti sul fatto che la sicurezza dei loro dati è la vostra massima priorità.