5 caratteristiche essenziali da ricercare nel software di firma elettronica per la conformità legale

Le firme elettroniche hanno trasformato il modo in cui le organizzazioni elaborano i documenti, chiudono le transazioni e portano a termine il lavoro, ma possono presentare alcuni ostacoli legali da superare a seconda del settore.  I requisiti di conformità per la firma elettronica  variano a seconda dei settori e dei confini geografici, richiedendo alle aziende di implementare soluzioni in grado di adattarsi facilmente a diversi ambienti normativi.

Continuate a leggere per scoprire quali sono le caratteristiche indispensabili da ricercare quando si cerca una soluzione di eSign in grado di rispondere alle attuali sfide di conformità.

1. Solida verifica dell'identità

Le aziende hanno bisogno di una piattaforma di eSign che offra un'autenticazione a più fattori oltre alla semplice verifica via e-mail. Come minimo, il software di eSign dovrebbe offrire una serie di metodi di identificazione, in modo da poter scegliere le opzioni migliori per le esigenze di conformità dell'organizzazione.

Le piattaforme di eSign avanzate offrono diverse tecniche di autenticazione per dimostrare l'identità del firmatario, come ad esempio:

• Firme biometriche
• Password una tantum (OTP )
• Controlli di identità in tempo reale

La potente API di Nitro consente di  scegliere facilmente  i metodi di identificazione più adatti  alla vostra azienda. La nostra piattaforma eSign si integra anche con i servizi di autenticazione del governo centrale per fornire il massimo livello di verifica dell'identità e garantire la conformità alle normative sulla firma elettronica. Scaricate la  Ultimate Guide to Electronic Signatures  per saperne di più sulle tecniche di verifica della firma elettronica.

2. Tracce di controllo dettagliate

Le tracce di controllo creano un'impronta digitale dei documenti firmati che avvisa gli utenti di eventuali modifiche non autorizzate, stabilendo l'integrità dei documenti e aiutandovi a dimostrare la conformità alle normative. In caso di controversia, questi registri dettagliati forniscono la prova dell'autenticità del documento, ponendo l'onere della prova a carico di chi contesta la firma.

Cercate una soluzione di firma elettronica che tenga traccia delle interazioni degli utenti. Ad esempio,  il software eSign di Nitro  genera automaticamente audit trail che registrano timestamp precisi, indirizzi IP e cronologie di firma complete per creare un audit trail completo e scaricabile. Questi record analizzabili forniscono i dati necessari per dimostrare la conformità a normative quali l'identificazione elettronica, l'autenticazione e i servizi fiduciari (eIDAS) dell'Unione Europea, l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) degli Stati Uniti, l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e altre ancora.

3. Protocolli di crittografia avanzati

La crittografia è diventata una necessità assoluta per le piattaforme di firma elettronica per contrastare metodi di attacco sempre più sofisticati. I framework di conformità, come ISO 27001 e SOC 2, richiedono che il software mantenga protocolli di crittografia che assicurino la sicurezza e la riservatezza dei dati durante l'intero processo di firma, pertanto la scelta di una soluzione di eSign che includa funzionalità di crittografia certificate consente di proteggere le informazioni sensibili e di soddisfare gli standard di sicurezza internazionali.

Il software di firma elettronica deve fornire:

• crittografia per i dati in transito e a riposo
• sigilli crittografici che impediscano la manomissione dei documenti
• Metodi di decodifica che limitino l' accesso di utenti non autorizzati.
• Integrazione con un protocollo di autenticazione sicuro

Queste funzioni di crittografia impediscono agli utenti non autorizzati di accedere ai vostri dati e vi aiutano a garantire la sicurezza durante l'intero processo di firma.

4. Allineamento normativo globale

Poiché regioni e settori diversi richiedono livelli di autenticazione diversi, dovrete verificare che la soluzione scelta sia conforme alle  leggi sulla firma elettronica  applicabili alla vostra organizzazione. Il software di firma elettronica deve essere in grado di supportare diversi quadri normativi, come eIDAS, UETA, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e ZertES della Svizzera, oltre a requisiti specifici del settore come HIPAA e Sarbanes-Oxley Act.

Molte di queste normative richiedono  firme elettroniche qualificate (Qualified Electronic Signatures, QES) , che legano l'identità del firmatario alla sua firma attraverso un certificato personale qualificato emesso da un fornitore di servizi fiduciari qualificato (Qualified Trust Service Provider, QTSP). La disponibilità di funzionalità QES è fondamentale per le transazioni ad alto rischio nei settori che richiedono la massima sicurezza e verifica legale.

Assicuratevi che la vostra piattaforma di eSign sia in grado di adattarsi all'introduzione di nuove normative. Ad esempio, le soluzioni di eSign di Nitro si integrano perfettamente con i servizi di identità e le iniziative di identificazione elettronica per allinearsi alle varie leggi globali e di settore, garantendo al tempo stesso la sicurezza futura della vostra azienda rispetto ai requisiti in evoluzione. Inoltre, in qualità di QTSP, Nitro offre QES a una frazione del costo delle soluzioni di altri fornitori.

5. Conservazione e archiviazione sicura dei documenti

I diversi settori hanno requisiti specifici per quanto riguarda gli standard di sicurezza che i documenti devono soddisfare durante l'archiviazione e per quanto tempo devono essere conservati. La giusta piattaforma di firma elettronica deve fornire archivi di documenti sicuri e facilmente accessibili che mantengano l'integrità del documento originale.

Le moderne soluzioni di firma elettronica offrono anche un'archiviazione avanzata. Questi sistemi tengono traccia e monitorano i documenti archiviati per garantire che rimangano protetti e che il personale autorizzato possa recuperarli rapidamente. Cercate un software in grado di gestire automaticamente la conservazione dei documenti, di fornire una tracciabilità dettagliata e di supportare l'accesso continuo ai documenti da parte degli utenti autorizzati.

Sicurezza e conformità con Nitro

Le normative in materia di firma elettronica sono in continua evoluzione e settori come quello sanitario, finanziario e legale si trovano ad affrontare un crescente controllo sulla gestione dei documenti digitali. Scegliendo un software di firma elettronica che dia priorità alla conformità, si rimane in linea con i mutevoli standard di settore e con i requisiti di protezione dei dati.

Le soluzioni eSign di Nitro consentono alla vostra organizzazione di aderire alle leggi sulla conformità e di garantire un'esperienza di firma digitale sicura. Il nostro impegno per la conformità non si limita a soddisfare gli standard attuali; costruiamo soluzioni adattabili per darvi una base a prova di futuro per i vostri processi di firma digitale.

Contattate Nitro  per saperne di più sulle firme elettroniche sicure e conformi.