Come la digitalizzazione sta trasformando il posto di lavoro di oggi

Nel 2020, la pandemia ha portato la trasformazione digitale in una fase di accelerazione. Le aziende di quasi tutti i settori hanno accelerato l'adozione di strumenti digitali e soluzioni basate sul cloud per collegare i dipendenti in remoto e continuare a servire i clienti.

Oggi molte organizzazioni sono tornate a lavorare di persona o hanno adottato un modello di lavoro ibrido, ma continuano a fare affidamento sulla digitalizzazione per mantenere l'efficienza, collegare i team, gestire i documenti e automatizzare i flussi di lavoro.

In questo articolo esploriamo cinque modi chiave in cui la digitalizzazione  sta trasformando il luogo di lavoro e i modi per assicurarsi di utilizzare gli strumenti giusti per rimanere competitivi ed efficienti in un ambiente digitale in rapida evoluzione.

La digitalizzazione è ormai così radicata nell'ambiente di lavoro che molti di noi ne danno per scontati i vantaggi. Anche se questo elenco non è esaustivo, ci concentreremo su cinque aree chiave in cui la digitalizzazione e gli strumenti digitali fanno una differenza significativa.

L'integrazione degli strumenti digitali nelle operazioni quotidiane consente alle aziende di migliorare  drasticamente l'efficienza dei processi e la produttività dei dipendenti . Quando i dipendenti dedicano meno tempo a compiti amministrativi o ripetitivi, hanno più tempo per concentrarsi su iniziative strategiche che favoriscono la crescita.

Ad esempio, un software di eSign integrato consente di mantenere i processi aziendali fluidi eliminando la necessità di firmare, scansionare e spedire i documenti che necessitano di una firma.

Alcune soluzioni di eSign rendono questi processi ancora più efficienti, consentendo agli utenti di redigere contratti e accordi, inserire campi di firma, richiedere firme e inviare documenti all'interno di Microsoft Word e Outlook.

La digitalizzazione ha creato un ambiente di lavoro più connesso, trasformando il modo in cui i team interagiscono, condividono le informazioni e collaborano tra piattaforme e sistemi aziendali.

Il software di editing PDF  è uno degli strumenti fondamentali per migliorare la collaborazione. Questa tecnologia consente ai team di convertire fogli di calcolo Excel, presentazioni PowerPoint e documenti Word in PDF ricercabili e modificabili.

Trasformando i documenti in un formato universalmente accessibile, le aziende assicurano che i membri del team possano facilmente condividere, rivedere e collaborare su file importanti.

Piattaforme di collaborazione come Slack, Microsoft Teams e Asana hanno cambiato in modo significativo il modo in cui le aziende lavorano, riunendo in un unico spazio centralizzato metodi di comunicazione diversi: chat, video e condivisione di file.

Questa integrazione aiuta a rompere i silos all'interno delle organizzazioni  e consente ai team di collaborare efficacemente sia internamente che con clienti e fornitori esterni.

Le soluzioni di cloud storage come SharePoint, OneDrive, Google Drive e Dropbox sono essenziali per mantenere la forza lavoro connessa. Queste piattaforme consentono di archiviare online e accedere in modo sicuro da qualsiasi luogo a file critici per l'azienda, come contratti, rapporti finanziari e altri documenti necessari ai dipendenti per svolgere il proprio lavoro.

Considerate questo caso d'uso reale: Un team legale deve finalizzare un contratto che coinvolge più parti interessate. Utilizzando eSign e un software di editing PDF integrato con soluzioni di cloud storage come SharePoint o Google Drive, il team legale può facilmente convertire il contratto in un PDF modificabile, apportare le revisioni necessarie e condividerlo digitalmente.

Ogni parte interessata può accedere al documento dalla propria postazione, rivedere le modifiche e firmare il contratto elettronicamente. Il documento firmato viene poi salvato automaticamente nel cloud storage, garantendo che tutte le versioni siano archiviate in modo sicuro e accessibili a tutti.

La digitalizzazione ha trasformato radicalmente i processi di gestione dei documenti . Ecco alcuni esempi di strumenti che semplificano i flussi di lavoro dei documenti, migliorano l'accessibilità e garantiscono che le informazioni critiche siano sempre aggiornate e facilmente recuperabili.

• Sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS): un EDMS digitalizza e organizza i documenti, riducendo la dipendenza dall'archiviazione fisica e consentendo un facile accesso ai file importanti.
• Contratti digitali: il software eSign elimina la necessità di stampare, firmare, scansionare e talvolta spedire i contratti. Il passaggio alla firma elettronica riduce i tempi di consegna e offre un modo più sicuro e tracciabile di gestire i contratti.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): la tecnologia OCR converte i documenti e le immagini scannerizzate in testo modificabile e ricercabile, consentendo alle aziende di integrare senza problemi grandi volumi di documenti, come fatture, ricevute o documenti legali, nel loro EDMS.
• Sistemi di controllo delle versioni: questi strumenti mantengono una cronologia delle revisioni dei documenti che consente agli utenti di visualizzare le versioni precedenti, confrontare le modifiche e tornare alle versioni precedenti, se necessario. In questo modo si ottiene una chiara traccia di controllo, essenziale in settori altamente regolamentati dove l'accuratezza e la conformità sono fondamentali.

La digitalizzazione introduce sia opportunità che sfide nella protezione dei dati sensibili e nella garanzia che i processi e gli strumenti aziendali siano conformi ai requisiti normativi globali .

Tracce di controllo: come già detto, le tracce di controllo forniscono un registro dettagliato di chi ha avuto accesso a quali file e quando, dalla creazione del documento alla firma finale. Questa visibilità aiuta a mantenere la conformità alle normative globali , come GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA e ETA, e fornisce informazioni preziose per l'analisi forense in caso di violazione della sicurezza.

Crittografia dei dati: gli strumenti di crittografia codificano i dati in modo che siano accessibili solo agli utenti in possesso della chiave di decrittografia corretta. Ciò garantisce che le informazioni riservate rimangano illeggibili e sicure se i contratti o i rendiconti finanziari vengono intercettati durante la trasmissione o se vi si accede senza autorizzazione.

Autenticazione a più fattori (MFA): la MFA richiede agli utenti di fornire due o più forme di verifica prima di ottenere l'accesso a sistemi o dati sensibili. In genere si tratta di:

• qualcosa che si conosce (una password)
• Qualcosa che hanno (un token di sicurezza)
• Qualcosa che sono (un'impronta digitale o un riconoscimento facciale).

L'MFA riduce significativamente il rischio di accesso non autorizzato, anche se le credenziali dell'utente sono compromesse.

La digitalizzazione è un imperativo per le aziende che vogliono mantenere un vantaggio competitivo. L'adozione delle giuste soluzioni digitali può trasformare il modo in cui le aziende operano, rendendole più agili, efficienti e sicure. Selezionando e integrando con cura questi strumenti, potete assicurarvi che la vostra organizzazione sia ben equipaggiata per prosperare in un mondo digitale.

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