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Les contrats sont la base d'un projet réussi, mais leur gestion peut sembler insurmontable pour les petites entreprises. C'est particulièrement difficile pour les consultants en affaires, les conseillers juridiques, les entrepreneurs en construction et les professionnels occupés à gérer un grand nombre de contrats. Le labyrinthe de documents complexes, les échéances imminentes et les révisions constantes peuvent facilement se transformer en chaos, avec le risque d'erreurs coûteuses, de pertes de documents et de retards frustrants dans les approbations.
C'est pourquoi les petites entreprises adorent Nitro !
Ce guide vous montrera comment utiliser Nitro pour simplifier la création de contrats, accélérer les approbations et donner à votre petite entreprise un aspect professionnel, tout en réduisant les coûts d'exploitation. Avec des fonctions qui vous permettent de créer, modifier, signer et collaborer sur des contrats sans effort, Nitro vous aide à travailler plus intelligemment, et non plus difficilement.
Pourquoi les petites entreprises ont besoin d'un logiciel de gestion des contrats
Les petites entreprises, en particulier celles des secteurs juridique, du conseil et de la construction, sont souvent confrontées à la tâche décourageante de la gestion manuelle des contrats. Sans les outils adéquats, il est facile de s'enliser dans des tâches répétitives comme le formatage, l'impression, la numérisation et l'envoi de documents. Ces processus chronophages entravent la productivité de l'entreprise, retardent le lancement des projets et créent des risques d'erreur.
Nitro élimine ces inefficacités en offrant une solution numérique rationalisée. Qu'il s'agisse d'un avocat qui rédige des accords, d'un consultant qui prépare des contrats de service ou d'un professionnel de la construction qui gère des appels d'offres, Nitro permet de créer, d'éditer et de finaliser des contrats où que l'on se trouve.
Examinons un flux de travail contractuel courant et voyons comment Nitro vous aidera à révolutionner la façon dont vous gérez vos projets.
1. Créer facilement des contrats professionnels
Le cœur de Nitro est son interface intuitive et ses outils faciles à utiliser. Les petites entreprises n'ont plus besoin de passer des heures à rédiger des documents tels que des contrats à partir de zéro.
Gagnez du temps avec des modèles prêts à l'emploi : Avec les modèles PDF gratuits de Nitro, vous pouvez créer des contrats en quelques minutes en utilisant des modèles préconçus spécifiquement adaptés à votre secteur d'activité. L'utilisation de modèles vous permet d'éviter les tracas liés à la création de contrats à partir de zéro. Vous pouvez également créer et enregistrer vos propres modèles de contrats personnalisés.
Convertir d'autres formats de fichiers au format PDF : Vous travaillez probablement avec de nombreux formats de fichiers différents, tels que Word, Excel, PowerPoint et des images, pour n'en citer que quelques-uns. Utilisez Nitro pour convertir ces formats de fichiers en un format PDF universel plus facile à visualiser, à partager, à optimiser et à stocker. Il est également facile de convertir des fichiers PDF dans d'autres formats.
Créer des formulaires à remplir : l' une des fonctions les plus utiles de Nitro est sa capacité à créer des formulaires à remplir dans vos contrats. Que vous souhaitiez que vos clients fournissent leurs coordonnées, remplissent des informations spécifiques ou acceptent des conditions, vous pouvez ajouter des champs de formulaire interactifs à n'importe quelle partie du contrat. Il peut s'agir de zones de texte, de cases à cocher, de menus déroulants, de champs de signature, etc. Grâce aux formulaires à remplir, vous pouvez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont recueillies, ce qui réduit les erreurs et les allers-retours. Les données saisies dans ces formulaires sont stockées en toute sécurité et peuvent être facilement partagées avec d'autres collaborateurs.
2. Modifier et personnaliser rapidement les contrats
En tant que petite entreprise, il est important de veiller à ce que vos contrats reflètent le professionnalisme et les besoins spécifiques de votre entreprise.
Édition des contrats : Les fonctions d' édition de Nitro Pro vous permettent d'apporter facilement les modifications nécessaires à n'importe quel document PDF. Qu'il s'agisse de mettre à jour les termes du contrat, d'ajouter du texte, de caviarder des informations confidentielles ou d'ajuster le formatage, les outils d'édition sont conviviaux et souples.
Utilisez l'OCR pour numériser et modifier des documents papier : vous avez un document papier à modifier ? Pas de problème. Numérisez-le dans Nitro et utilisez notre fonction rapide de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour transformer n'importe quel document numérisé en un PDF interrogeable et modifiable.
Personnalisez vos documents : au-delà de l'édition de base, Nitro vous permet d'intégrer des éléments spécifiques à votre entreprise comme des logos, des images personnalisées et des formulaires à remplir, ce qui permet d'aligner complètement vos contrats sur votre marque et votre entreprise. Cela améliore également l'expérience utilisateur pour les clients et les collaborateurs.
Pour les conseillers juridiques qui traitent un volume important de contrats et d'informations sensibles sur les clients, Nitro est une solution fiable qui permet d'ajouter, de supprimer ou de réorganiser des clauses et de caviarder des informations confidentielles sans perturber le format du document. Voyez comme c'est facile dans cette démonstration rapide de notre outil de rédaction.
3. Signer en toute sécurité des contrats juridiquement contraignants
Faire signer des contrats en personne peut s'avérer fastidieux, voire impossible, surtout lorsque plusieurs parties doivent examiner et approuver les documents. Avec Nitro Pro, c'est à la fois plus facile et plus sûr.
Simplifier les signatures électroniques juridiquement contraignantes : qu'il s'agisse d'apposer votre propre signature sur un document électronique ou de demander des signatures électroniques juridiquement contraignantes à des clients, il suffit de cliquer sur un bouton. La signature illimitée est incluse dans Nitro Pro, ce qui garantit que vos contrats sont signés et livrés sans retard.
Faire signer plusieurs parties depuis n'importe où : Nitro prend également en charge les demandes de signature multipartites, ce qui permet aux collaborateurs de signer les contrats depuis n'importe quel appareil, qu'ils soient au bureau ou en déplacement. Cette souplesse accélère le processus d'approbation des contrats, ce qui vous permet de conclure des affaires n'importe où et de lancer des projets plus rapidement.
Créer des accords juridiques sécurisés : la sécurité est essentielle lorsqu'il s'agit d'accords juridiques, et Nitro garantit que chaque signature est juridiquement contraignante et conforme aux normes du secteur. En outre, les entreprises peuvent protéger les détails sensibles des contrats par des mots de passe, le cryptage et des filigranes.
4. Accéder à des fonctions de sécurité robustes et à des contrôles de documents pour les PDF
Outre ses puissantes fonctions d'édition et de signature de PDF, Nitro donne la priorité à la sécurité des documents. Les contrats sont souvent sensibles et contiennent des informations commerciales confidentielles, et Nitro fournit les outils nécessaires pour les sécuriser.
Appliquer plusieurs niveaux de protection des documents : avec des options comme la protection par mot de passe, vous pouvez contrôler l'accès à vos documents ou leur partage. Vous pouvez également définir des autorisations pour empêcher toute modification ou copie ultérieure du document. Pour une sécurité supplémentaire, Nitro eSignatures garantit que vos documents signés restent inviolables et inchangés.
Voir notre guide étape par étape sur la sécurisation d'un PDF dans Nitro Pro.
5. Faciliter la collaboration grâce aux outils de révision
Collaborer avec n'importe qui sur les PDF : Nitro vous permet de travailler avec n'importe qui, n'importe où, en offrant des outils de révision collaborative, même si vos collaborateurs n'utilisent pas Nitro Pro. Les membres de l'équipe ou les parties externes peuvent surligner du texte, ajouter des commentaires, expurger des informations sensibles et insérer des zones de texte directement dans le contrat.
Accélérer les décisions et les approbations : Les fonctions de collaboration de Nitro Pro améliorent la transparence et permettent aux petites entreprises de prendre des décisions plus rapidement. Vous pouvez travailler avec des clients, des équipes juridiques ou des partenaires sans avoir à envoyer constamment des documents.
6. Combinez et optimisez les contrats pour les partager facilement
Les contrats sont souvent composés de plusieurs documents, d'amendements, d'annexes, d'appendices et bien plus encore.
Regrouper tous les fichiers dans des portefeuilles : Nitro vous permet de regrouper plusieurs types de fichiers dans un seul portefeuille, ce qui facilite l'organisation et la présentation de tous les documents connexes dans un seul fichier PDF. Vous pouvez considérer les portefeuilles comme votre classeur consolidé pour toutes sortes de fichiers et de cas d'utilisation, tels que les dossiers de clients, les dossiers de projets, les dossiers juridiques et les dossiers fiscaux.
Optimisation de la taille des fichiers : en outre , vous pouvez réduire la taille des fichiers de vos PDF et de vos portefeuilles pour faciliter le partage, en veillant à ce que vos documents importants ne soient pas bloqués par les serveurs de messagerie ou n'occupent pas d'espace de stockage inutile. Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent partager fréquemment des contrats, car elle réduit la complexité de l'envoi de pièces jointes multiples, maintient tous les documents accessibles et rationalise le processus de communication.
7. Intégration avec les services de partage et de stockage de fichiers les plus répandus
Dans l'environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, l'intégration dans le nuage est essentielle. Nitro s'intègre parfaitement aux services de stockage de fichiers dans le nuage les plus répandus, comme SharePoint, Google Drive, Dropbox et OneDrive. Ainsi, vos contrats peuvent être stockés, partagés et faire l'objet d'une collaboration rapide et sécurisée, sans qu'il soit nécessaire de passer d'une application à l'autre.
Que vous stockiez des contrats pour un usage ultérieur ou que vous travailliez en temps réel avec votre équipe, Nitro facilite la gestion des contrats en s'intégrant à vos outils existants.
En savoir plus sur les intégrations de Nitro.
Relevez vos défis documentaires avec Nitro Pro
En conclusion, Nitro est un outil essentiel pour les petites entreprises qui cherchent à simplifier et à accélérer la gestion des contrats et les flux de travail des documents.
Avec des fonctions spécialement conçues pour la création, l'édition, la signature et la collaboration intuitives, vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin pour gérer les contrats de manière professionnelle et efficace, dans une solution centralisée. Nitro aide les entreprises en pleine croissance à signer des contrats et à faire avancer les projets plus rapidement, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'argent.
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