Signatures humides et signatures électroniques : Quelle est la différence ?

Si votre entreprise s'appuie uniquement sur des signatures stylo-papier - c'est-à-dire des signatures humides - vous connaissez les difficultés liées à la lenteur des délais d'exécution. Vous imprimez le document, commandez les pages, le scannez ou l'envoyez par la poste, attendez que le signataire vous le renvoie, etc. Et ce, si votre imprimante fonctionne quand vous en avez besoin et que vos documents ne se perdent pas dans le courrier.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un moyen plus rapide d'obtenir des documents signés : les  signatures électroniques .

Dans ce guide, vous verrez en quoi les signatures électroniques diffèrent des signatures humides et comment elles peuvent accélérer votre processus de signature, accroître la sécurité et réduire les coûts.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature humide est une marque qu'une personne fait sur un morceau de papier physique pour signifier sa participation à un contrat ou à un accord. Elle est appelée "humide" parce qu'elle utilise généralement de l'encre, le signataire se servant d'un stylo ou d'un sceau.

Bien que les entreprises utilisent cette méthode de signature depuis des centaines d'années, les signatures électroniques peuvent avoir la même valeur juridique contraignante dans la plupart des pays et des scénarios.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

La signature électronique est une méthodeinformatisée et  juridiquement contraignante  qui permet de signer rapidement des documents électroniques. Sécurisée et vérifiable, elle vous permet d'accélérer les flux de travail qui nécessitaient auparavant des documents papier.

L'utilisation des signatures électroniques présente de nombreux avantages, notamment une plus grande efficacité, une expérience utilisateur améliorée, la conformité juridique, la sécurité et un impact positif sur le développement durable.

Vous voulez en savoir plus sur les avantages pour votre organisation ? Consultez notre  Guide ultime des signatures électroniques. 

Quels sont les inconvénients des signatures humides par rapport aux signatures électroniques ?

• Lenteur des délais : l 'obtention d'une signature humide prend tout simplement plus de temps que celle d'une signature électronique.
• Coûts plus élevés : le papier , l'encre d'imprimante, les fournitures d'expédition et les frais de livraison peuvent s'accumuler rapidement, en particulier si vous travaillez dans un secteur comme l' immobilier  ou la  santé  qui gère de gros volumes de documents.
• Risque accru en matière de sécurité : un paquet de papier circulant d'un bureau à l'autre est susceptible d'être perdu, endommagé ou volé. Un fichier numérique envoyé via un système sécurisé avec une signature électronique est une option beaucoup plus sûre, surtout s'il s'agit de données sensibles. 
• Impossibilité d'évoluer : Considérez tous les inconvénients de la signature électronique et multipliez-les par les centaines de signatures ou plus que votre entreprise doit apposer chaque mois. Ce n'est tout simplement pas pratique, compte tenu de la technologie disponible aujourd'hui.
• Lourdeur de l'archivage : vous pouvez remplir des entrepôts entiers de boîtes de classement de documents signés, et lorsque vous avez besoin d'accéder à un document, vous devez fouiller dans les archives physiques pour le trouver.
• Impact négatif sur l'environnement : des centaines ou des milliers de documents de plusieurs pages générés chaque année équivalent à de nombreux arbres morts. Au XXIe siècle, les entreprises peuvent faire mieux, préserver les ressources naturelles tout en  menant à bien leur mission grâce aux signatures électroniques.
• Visibilité réduite sur le statut de la signature : lorsque vous utilisez des signatures humides, vous pouvez ne pas savoir où en est le processus de signature d'un document. En revanche, les signatures électroniques fournissent une piste d'audit qui vous permet de connaître à tout moment l'état d'avancement d'un document. 

Quand puis-je utiliser une signature électronique au lieu d'une signature humide ?

Si vous craignez que les signatures électroniques ne soient pas adaptées à vos besoins ou à ceux de votre entreprise, il n'y a pas lieu de vous inquiéter.  Les signatures électroniques ont le même effet juridiquement contraignant que les signatures humides dans la quasi-totalité des pays industrialisés.

Grâce à la  loi américaine Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN ), les signatures électroniques sont légalement valables aux États-Unis et partout où les lois fédérales s'appliquent. De même, l' Uniform Electronic Transactions Act (UETA)  établit l'uniformité juridique des documents électroniques et des documents signés à la main afin d'éliminer les obstacles au commerce numérique aux États-Unis.

Dans l'Union européenne (UE), le règlement sur l'identification électronique, l'authentification et les services de confiance (eIDAS)  établit la légalité des signatures électroniques. Certains pays de l'UE vont même plus loin et exigent une signature numérique - un code crypté qu'un signataire peut utiliser pour vérifier l'intégrité et l'authenticité d'un message, entre autres différences par rapport aux signatures électroniques.

Bien que vous puissiez légalement utiliser des signatures électroniques à la place de signatures humides dans de nombreux endroits du monde et dans la plupart des scénarios, il existe quelques exceptions.

Quand dois-je encore utiliser une signature humide plutôt qu'une signature électronique ?

Les règles régissant les cas où la signature manuscrite est requise varient.

Dans le cadre d'eIDAS, une signature humide est requise pour les documents suivants :

• Documents relatifs au droit de la famille et à la succession, tels que les accords de séparation ou les dernières volontés et les testaments.
• Actions en justice ou documents nécessitant une authentification de l'autorisation du tribunal
• Documents juridiques visant à obtenir une garantie de propriété en vue d'une mise en liberté sous caution
• Cas où une loi spéciale interdit la signature électronique

• Documents notariés
• les hypothèques ou les expulsions
• les actes de fiducie
• les billets à ordre

En  Australie , les signatures électroniques ne sont pas valables dans les cas de citoyenneté et de migration.

Au Canada, la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE ) ne s'applique pas à certaines transactions relevant du droit de la famille (testaments, fiducies, divorce) et de l'immobilier.

La meilleure façon de s'en assurer est de se renseigner sur les lignes directrices en vigueur dans les pays concernés par votre transaction.

Puis-je utiliser Nitro Sign pour une signature humide ?

Si les entreprises utilisent généralement  Nitro Sign  pour gérer les signatures électroniques et numériques, ce logiciel peut aussi contribuer à accélérer la collecte des signatures manuscrites.

Nitro Sign permet d'ajouter une signature manuscrite à un document numérique de plusieurs façons, notamment en téléchargeant une signature à partir d'un scan ou en "écrivant" une signature à l'aide d'un curseur .

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Pour augmenter la productivité, il faut éviter les pertes de temps et de ressources. Connaître les caractéristiques uniques, les avantages et les inconvénients de la signature électronique par rapport à la signature électronique et leurs avantages vous permet de prendre les meilleures décisions sur ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement et sur la manière d'y parvenir .

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