Comment la numérisation transforme le lieu de travail d'aujourd'hui

En 2020, la pandémie a fait passer la transformation numérique à la vitesse supérieure. Les entreprises de presque tous les secteurs ont accéléré l'adoption d'outils numériques et de solutions basées sur le cloud pour connecter les employés à distance et continuer à servir les clients.

Aujourd'hui, de nombreuses organisations sont revenues à des lieux de travail en personne ou ont adopté un modèle de travail hybride, mais elles continuent de compter sur la numérisation pour maintenir l'efficacité, connecter les équipes, gérer les documents et automatiser les flux de travail.

Dans cet article, nous examinons cinq façons dont la  numérisation  transforme le lieu de travail et les moyens de s'assurer que vous utilisez les bons outils pour rester compétitif et efficace dans un environnement numérique qui évolue rapidement.

La numérisation est aujourd'hui tellement ancrée dans le monde du travail que nous sommes nombreux à en considérer les avantages comme allant de soi. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, nous nous concentrerons sur cinq domaines clés dans lesquels la numérisation et les outils numériques font une différence significative.

L'intégration d'outils numériques dans les opérations quotidiennes permet aux entreprises d' améliorer  considérablement l'efficacité des processus et la productivité des employés . Lorsque les employés consacrent moins de temps aux tâches administratives ou répétitives, ils ont plus de temps pour se concentrer sur les initiatives stratégiques qui stimulent la croissance.

Par exemple, un logiciel de signature électronique intégré assure la fluidité des processus commerciaux en éliminant la nécessité de signer, de numériser et d'envoyer par la poste les documents nécessitant une signature.

Certaines solutions de signature électronique rendent ces processus encore plus efficaces en permettant aux utilisateurs de rédiger des contrats et des accords, d'insérer des champs de signature, de demander des signatures et d'envoyer des documents, le tout dans Microsoft Word et Outlook.

La numérisation a créé un environnement de travail plus connecté en transformant la façon dont les équipes interagissent, partagent des informations et collaborent entre les plateformes et les systèmes d'entreprise.

Les logiciels d'édition PDF  sont l'un des outils fondamentaux qui améliorent la collaboration. Cette technologie permet aux équipes de convertir des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint et des documents Word en PDF consultables et modifiables.

En transformant les documents dans un format universellement accessible, les entreprises s'assurent que les membres de l'équipe peuvent facilement partager, réviser et collaborer sur des fichiers importants.

Les plateformes de collaboration telles que Slack, Microsoft Teams et Asana ont considérablement modifié la façon dont les entreprises travaillent en regroupant des méthodes de communication disparates - chat, vidéo et partage de fichiers - dans un espace centralisé.

Cette intégration contribue à briser les silos au sein des organisations  et permet aux équipes de collaborer efficacement tant en interne qu'avec les clients et les fournisseurs externes.

Les solutions de stockage en nuage telles que SharePoint, OneDrive, Google Drive et Dropbox sont essentielles pour que le personnel reste connecté. Ces plateformes permettent de stocker en ligne des fichiers critiques pour l'entreprise, tels que des contrats, des rapports financiers et d'autres documents dont les employés ont besoin pour faire leur travail, et d'y accéder en toute sécurité, où qu'ils se trouvent.

Prenons l'exemple d'un cas d'utilisation réel : Une équipe juridique doit finaliser un contrat impliquant plusieurs parties prenantes. À l'aide d'un logiciel de signature électronique et d'édition de PDF intégré à des solutions de stockage en nuage telles que SharePoint ou Google Drive, l'équipe juridique peut facilement convertir le contrat en un PDF modifiable, effectuer les révisions nécessaires et le partager numériquement.

Chaque partie prenante peut accéder au document depuis l'endroit où elle se trouve, examiner les modifications et signer le contrat électroniquement. Le document signé est ensuite automatiquement réenregistré dans le stockage en nuage, ce qui garantit que toutes les versions sont stockées en toute sécurité et accessibles à tous.

La numérisation a radicalement transformé les processus de gestion des documents . Voici quelques exemples d'outils qui rationalisent les flux de documents, améliorent l'accessibilité et garantissent que les informations essentielles sont toujours à jour et facilement récupérables.

• Système de gestion électronique des documents (SGED) : un SGED numérise et organise les documents, réduisant ainsi la dépendance à l'égard du stockage physique et facilitant l'accès aux dossiers importants.
• Contrats numériques : grâce au logiciel eSign , il n'est plus nécessaire d'imprimer, de signer, de scanner et parfois même d'envoyer les contrats par la poste. Le passage à la signature électronique réduit les délais d'exécution et offre un moyen plus sûr et plus traçable de gérer les contrats.
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) : la technologie OCR convertit les documents et les images numérisés en texte éditable et consultable, ce qui permet aux entreprises d'intégrer de manière transparente de grands volumes de documents - tels que des factures, des reçus ou des documents juridiques - dans leur GED.
• Systèmes de contrôle des versions : ces outils conservent un historique des révisions de documents qui permet aux utilisateurs de visualiser les versions précédentes, de comparer les modifications et de revenir aux versions antérieures si nécessaire. Cela permet de créer une piste d'audit claire, ce qui est essentiel dans les secteurs hautement réglementés où la précision et la conformité sont cruciales.

La numérisation présente à la fois des opportunités et des défis en matière de protection des données sensibles et de conformité des processus et des outils de l'entreprise aux exigences réglementaires mondiales .

Pistes d'audit : comme indiqué plus haut, les pistes d'audit permettent de savoir qui a accédé à quels fichiers et à quel moment, depuis la création du document jusqu'à la signature finale. Cette visibilité aide à maintenir la conformité avec les réglementations mondiales , telles que GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA et ETA, et fournit des informations précieuses pour l'analyse médico-légale en cas de violation de la sécurité.

Chiffrement des données : les outils de chiffrement codent les données de manière à ce qu'elles ne soient accessibles qu'aux utilisateurs disposant de la bonne clé de déchiffrement. Cela garantit que les informations confidentielles restent illisibles et sûres si des contrats ou des états financiers sont interceptés pendant leur transmission ou consultés sans autorisation.

Authentification multifactorielle (AMF) : l' AMF exige des utilisateurs qu'ils fournissent au moins deux formes de vérification avant de pouvoir accéder à des systèmes ou à des données sensibles. Il s'agit généralement des éléments suivants

• quelque chose qu'ils connaissent (un mot de passe)
• quelque chose qu'ils ont (un jeton de sécurité)
• quelque chose qu'ils sont (une empreinte digitale ou une reconnaissance faciale).

L'AMF réduit considérablement le risque d'accès non autorisé, même si les informations d'identification d'un utilisateur sont compromises.

La numérisation n'est pas négociable pour les entreprises qui veulent conserver un avantage concurrentiel. L'adoption des bonnes solutions numériques peut transformer le mode de fonctionnement des entreprises, en les rendant plus agiles, plus efficaces et plus sûres. En sélectionnant et en intégrant soigneusement ces outils, vous pouvez vous assurer que votre organisation est bien équipée pour prospérer dans un monde où le numérique est roi.

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