Guide complet de Nitro Sign sur les pistes d'audit des signatures électroniques

Qu'est-ce qu'une piste d'audit de signature électronique ?

Une piste d'audit de signature électronique (également appelée journal d'audit ou certificat d'achèvement) est un enregistrement numérique sécurisé de toutes les actions effectuées au cours du processus de signature électronique. Les pistes d'audit servent de source de vérité pour la conformité, l'authentification et la transparence, car elles permettent de savoir exactement qui a signé, quand il a signé et comment le document a été traité.

Avec Nitro Sign, chaque document signé comporte automatiquement une piste de vérification infalsifiable. Cela permet à votre entreprise de vérifier l'activité du signataire, de protéger les données sensibles et de rester en conformité avec les réglementations mondiales en matière de signature électronique.

Quelles informations les pistes d'audit capturent-elles ?

Une piste d'audit fournit un document propre et descriptif mettant en évidence toutes les activités du signataire et l'historique du document. Les détails typiques capturés sont les suivants

• Identité du signataire : Nom, adresse électronique et adresse IP.

• Statut d'authentification : Confirmationque l'identité du signataire a été vérifiée.

• Horodatage : Dateet heure de chaque action.

• Actions effectuées : Activité designature, de visualisation, de transfert ou d'édition.

• Intégrité du document : Vérificationque le fichier n'a pas été modifié après la signature.

Comme ces données sont automatiquement enregistrées, les pistes d'audit réduisent le risque d'erreurs ou de litiges et fournissent une preuve défendable de la signature.

Pourquoi les pistes d'audit de la signature électronique sont-elles importantes pour les entreprises ?

Garantir la conformité à la signature électronique

Les pistes d'audit  permettent de se conformer  aux principales lois et normes en matière de signature électronique, notamment

• eIDAS (UE) : Établit lavalidité juridique des signatures électroniques dans l'ensemble de l'UE.

• ESIGN Act et UETA (États-Unis) : Régit l'applicabilité des signatures électroniques aux États-Unis.

• GDPR : Exige laresponsabilité dans le traitement des données personnelles.

• ISO 27001, SOC 2, HIPAA : Cadres qui mettent l'accent sur le traitement sécurisé des informations sensibles.

Les pistes d'audit maintiennent un enregistrement numérique vérifiable, aidant les organisations à répondre à ces exigences et à démontrer leur conformité réglementaire.

Renforcer la sécurité des documents

Les pistes d'audit créent de la transparence et de la responsabilité en enregistrant toutes les actions du signataire. Cela permet de protéger les secteurs ayant des besoins de sécurité stricts, tels que la santé, la finance ou l'immobilier, en s'assurant que seules les parties autorisées accèdent aux documents.

Amélioration de l'efficacité des flux de travail

Au lieu de suivre manuellement les signatures, les pistes d'audit enregistrent automatiquement chaque étape. Votre équipe peut consulter ou télécharger instantanément l'historique d'un document, ce qui réduit le temps passé à traquer la paperasse et améliore la visibilité entre les différents services.

Réduction des coûts et du gaspillage de papier

Les pistes d'audit numérisées éliminent le besoin de systèmes d'archivage papier, ce qui aide les entreprises à réduire leurs coûts tout en soutenant leurs objectifs de développement durable.

Comment accéder aux pistes d'audit et les télécharger dans Nitro Sign ?

Chaque document dans Nitro Sign est accompagné d'une piste d'audit. Pour les télécharger, rien de plus simple :

1. Ouvrez le document souhaité dans Nitro Sign.

2. Cliquez sur l'icône Information dans le coin supérieur droit.

3. Dans le panneau d'information rétractable, sélectionnez l'onglet Historique.

4. Cliquez sur Télécharger la piste d'audit.

Vous pouvez enregistrer le fichier localement ou sur un disque partagé pour conserver un enregistrement sécurisé et centralisé.

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Étude de cas : Salem Media augmente sa productivité grâce aux pistes d'audit Nitro

La société mondiale de divertissement Salem Media  s'est tournée vers Nitro Sign pour accélérer les flux de travail et améliorer la visibilité au sein des équipes de vente, de marketing, de comptabilité et d'ingénierie.

En tirant parti de la fonction de piste de vérification de Nitro, Salem Media a créé un "classeur" numérique de signatures, donnant aux employés un accès instantané aux détails du signataire et à l'historique du document. La société a étendu l'accès à Nitro Sign à dix fois plus d'employés qu'auparavant, accélérant ainsi les cycles d'approbation et améliorant la productivité dans l'ensemble de l'organisation.

FAQ sur les pistes d'audit des signatures électroniques

Qu'est-ce qu'une piste d'audit de signature électronique ?

La piste d'audit d'une signature électronique est un enregistrement numérique qui consigne toutes les actions effectuées au cours du processus de signature. Elle comprend des détails tels que le nom du signataire, son adresse électronique, son adresse IP, l'heure et la date de chaque action, ainsi que la confirmation de l'authentification. En conservant cet enregistrement, les organisations disposent d'un historique complet et infalsifiable du document, depuis son envoi jusqu'à la signature finale, ce qui garantit la responsabilité et la transparence.

Les pistes d'audit sont-elles juridiquement contraignantes ?

La piste d'audit elle-même n'est pas une signature, mais la preuve qu'un processus de signature électronique valide a eu lieu. Associées au document signé, les pistes d'audit servent de preuve juridique devant les tribunaux ou dans le cadre d'audits de conformité. Elles prouvent que le signataire a été authentifié, que le document n'a pas été modifié et que le processus répond aux exigences des lois internationales telles que la loi ESIGN, l'UETA et l'eIDAS. Elles constituent donc un élément essentiel de la création de signatures électroniques juridiquement contraignantes.

Comment les pistes d'audit contribuent-elles à la conformité ?

Les pistes d'audit constituent une garantie de conformité en documentant tous les points de données clés du flux de travail de signature. Elles aident les entreprises à répondre aux exigences de réglementations telles que le GDPR (en assurant la responsabilité de l'utilisation des données personnelles), l'HIPAA (en protégeant les informations de santé sensibles) et l'ISO 27001 ou SOC 2 (en renforçant les contrôles de sécurité). Dans les secteurs où les audits sont fréquents, comme la finance, la santé et l'administration, une piste d'audit sert à prouver que vos processus sont conformes aux normes du secteur.

Une piste d'audit peut-elle être altérée ?

Pas avec Nitro Sign. Une fois qu'un document est signé, la piste d'audit est inviolable et verrouillée. Cela garantit l'intégrité de l'historique du document et empêche toute modification ou contestation malveillante. En cas de tentative de modification du document signé, la piste d'audit indique l'anomalie, ce qui protège à la fois l'organisation et le signataire.

Quelle est la différence entre une piste d'audit et un certificat d'achèvement ?

Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Une piste d'audit est l'enregistrement détaillé des actions effectuées sur un document, tandis qu'un certificat d'achèvement est généralement la version formelle de cet enregistrement, fournie par la solution de signature électronique à la fin du processus. Ensemble, ils fournissent une preuve vérifiable du processus de signature.

À qui s'adressent les pistes d'audit ?

Toute entreprise qui envoie ou signe des documents par voie électronique peut bénéficier des pistes d'audit. Elles sont particulièrement importantes pour les secteurs soumis à des exigences de conformité strictes, tels que le secteur juridique, les services financiers, la santé, l'immobilier et l'administration, pour lesquels le maintien d'une documentation sécurisée et transparente est essentiel.

Combien de temps les pistes d'audit doivent-elles être conservées ?

Les exigences en matière de stockage varient en fonction du secteur et de la réglementation. Par exemple, les services financiers peuvent être tenus de conserver les documents pendant plusieurs années pour satisfaire aux exigences d'audit, tandis que les organismes de santé doivent conserver les documents pour se conformer à l'HIPAA. Nitro Sign permet aux entreprises de télécharger et de stocker les pistes d'audit localement ou dans des systèmes sécurisés en nuage, de sorte que les politiques de conservation peuvent être adaptées aux besoins de l'entreprise.

Les pistes d'audit peuvent-elles remplacer les documents papier ?

Oui. Les pistes d'audit remplissent la même fonction que les registres papier traditionnels, mais dans un format numérique sécurisé. En adoptant des pistes d'audit numériques, les entreprises réduisent leur dépendance à l'égard des systèmes d'archivage papier, diminuent les coûts de stockage et améliorent l'accessibilité sans sacrifier la conformité ou la sécurité.

Que se passe-t-il si un signataire refuse de compléter un document ?

Même les transactions incomplètes sont suivies dans la piste d'audit. Si un signataire consulte un document mais ne le signe pas, cette activité (y compris les horodatages et les détails de l'utilisateur) apparaîtra toujours dans le journal. Cette visibilité aide les organisations à comprendre le statut des accords et à assurer un suivi si nécessaire.

Les pistes d'audit sont-elles exigées par le GDPR ?

Le GDPR n'impose pas spécifiquement l'utilisation de pistes d'audit, mais il exige des organisations qu'elles fassent preuve de responsabilité, de sécurité et de traitement légal des données à caractère personnel. Une piste d'audit fournit des preuves vérifiables de la manière et du moment où les données à caractère personnel (telles que les noms et les adresses électroniques dans un processus de signature) ont été consultées ou utilisées. Cela aide les organisations à prouver leur conformité lors d'audits ou d'enquêtes.

Comment les pistes d'audit contribuent-elles à la conformité avec eIDAS ?

En vertu du règlement eIDAS de l'UE, les signatures électroniques doivent être vérifiables et liées au signataire. Les pistes d'audit fournissent la preuve technique de l'identité du signataire, de l'authentification et de l'intégrité du document. Pour les signatures électroniques qualifiées, une piste d'audit est une garantie essentielle qui valide l'ensemble du processus de signature et assure la reconnaissance juridique dans tous les États membres de l'UE.

Les pistes d'audit répondent-elles aux exigences des lois ESIGN et UETA aux États-Unis ?

Oui. La loi ESIGN et l'UETA exigent toutes deux que les signatures électroniques soient attribuables à une personne et que des enregistrements de la transaction soient conservés. Les pistes d'audit répondent à ces exigences en enregistrant les coordonnées du signataire, les horodatages et l'historique du document. Cela garantit que les signatures électroniques sont légalement applicables devant les tribunaux américains.

Comment les pistes d'audit contribuent-elles à la mise en conformité avec la loi HIPAA ?

Dans le secteur de la santé, l'HIPAA exige un suivi strict de l'accès aux informations sanitaires protégées (PHI). Une piste d'audit indique exactement qui a consulté ou signé un document, quand il l'a fait et quelles actions il a entreprises. Cette transparence aide les organismes de santé à démontrer leur conformité aux règles de confidentialité et de sécurité de l'HIPAA tout en protégeant les données sensibles des patients.

Les pistes d'audit sont-elles conformes aux normes ISO 27001 et SOC 2 ?

Oui. Les normes ISO 27001 et SOC 2 mettent toutes deux l'accent sur la journalisation, la surveillance et la protection de l'accès aux informations sensibles. Les pistes d'audit servent de preuve de ces contrôles de sécurité en action, aidant les organisations à obtenir et à maintenir la certification ou à passer les audits de conformité.

Commencer avec les pistes d'audit dans Nitro Sign

Chaque document signé dans Nitro Sign comprend une piste d'audit intégrée et téléchargeable, ce qui garantit la transparence, la sécurité et la conformité de votre entreprise.

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