¿Por qué el 95 % de los ejecutivos tiene previsto consolidar su sistema de gestión documental este año?

Un mismo contrato puede redactarse en una aplicación, convertirse a PDF en otra, enviarse para su firma en una tercera y archivarse en una cuarta. Probablemente, cada una de esas herramientas fuera una adquisición razonable por separado: alguien necesitaba un conversor de PDF, así que se hizo con uno, y otra persona necesitaba firmas electrónicas un año después, así que también se hizo con eso. Lo que probablemente se ha pasado por alto es cómo encaja todo el proceso en su conjunto, que es la parte que ahora más está costando a las organizaciones.

El nuevo informe de Nitro, «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales: cómo salvar la brecha entre las promesas de la IA y la productividad» , aporta cifras reales que respaldan esa dispersión. A través de una encuesta realizada a más de 1.300 responsables de empresas de los sectores de servicios financieros, servicios jurídicos, fabricación, sanidad e inmobiliario en EE. UU., el Reino Unido y Canadá, se ha evaluado hasta qué punto se ha fragmentado realmente el conjunto medio de herramientas de gestión documental y qué disposición existe para solucionarlo.

¿Hasta qué punto está realmente fragmentado el conjunto medio de herramientas de gestión documental?

El 72 % de los ejecutivos afirma que su organización utiliza seis o más herramientas distintas para tareas relacionadas con documentos. Los responsables, al referirse únicamente a su propio departamento, sitúan la cifra en el 30 %.

Los ejecutivos y los responsables simplemente cuentan cosas diferentes. Un responsable ve las herramientas que utiliza su propio equipo; un ejecutivo ve toda la organización, lo que, naturalmente, hace que el número sea mayor. Escala diferente, misma historia subyacente: este tipo de conjunto de herramientas rara vez se diseña a propósito, y cualquiera que lo examine con suficiente detenimiento encuentra más de lo que esperaba.

Por qué el 95 % de los ejecutivos quiere consolidar las herramientas de gestión de documentos

Dado lo enredada que se ha vuelto la pila de herramientas, solucionarlo ha pasado a ser la máxima prioridad. El 95 % de los ejecutivos afirma que su organización está evaluando activamente o planeando consolidar sus herramientas de gestión de documentos en un plazo de 12 meses. El 74 % de los responsables dice lo mismo sobre su propio departamento. En casi ningún otro aspecto de este estudio ambos grupos coinciden de forma tan clara.

Los ejecutivos y los responsables buscan cosas diferentes con la consolidación

En el momento en que la conversación pasa de «¿deberíamos consolidar?» a «¿qué nos haría dar el paso?», el consenso se desvanece. Los ejecutivos sitúan en primer lugar la mejora de las capacidades de IA y automatización, con un 53 %, por delante de la integración con su infraestructura tecnológica actual, con un 41 %, y de unos controles de seguridad y cumplimiento más sólidos, con un 37 %. El coste ocupa el último lugar de su lista, con un 25 %.

Los responsables buscan algo completamente distinto. La reducción de costes encabeza su lista con un 54 %, seguida de cerca por unos controles de seguridad más estrictos (48 %) y unas mejores capacidades de IA (44 %).

Esta diferencia cobra sentido cuando se sitúa a cada grupo en su contexto. Los ejecutivos están adquiriendo capacidades para toda la organización y pueden asumir el coste que supone hacerlo bien. Los directivos se mueven dentro del presupuesto de un departamento, y el coste es la palanca sobre la que realmente pueden actuar. Un proveedor que se centra en el precio solo se dirige a la mitad de los presentes, y uno que se centra en las funciones de IA solo se dirige a la otra mitad.

Las herramientas de IA de terceros ya están ganando terreno a la pila principal

Esa brecha es importante más allá de la decisión de compra, porque la capacidad es precisamente donde los operadores tradicionales ya están perdiendo terreno. A nivel organizativo, las herramientas de IA de terceros se han hecho con una cuota cuantificable del trabajo documental que antes correspondía a la plataforma principal: el 14 % de la síntesis y el análisis, el 14 % de la traducción lingüística, el 11 % de la extracción de datos, el 10 % de la automatización de flujos de trabajo y el 10 % de la búsqueda de documentos.

Una empresa no tenía que cambiar de proveedor para que eso ocurriera. Un empleado solo tenía que abrir una segunda pestaña porque la herramienta principal no podía realizar la tarea de forma nativa. Si multiplicamos eso por todo un departamento, una plataforma puede perder precisamente la capacidad que se suponía que debía tener sin llegar a perder nunca la cuenta.

Ese es el verdadero argumento para llevar a cabo una consolidación de forma deliberada, en lugar de esperar al próximo ciclo de renovación. Añadir una quinta herramienta de IA a la pila no solucionará el problema de un documento que ya pasa por cuatro aplicaciones distintas. La propia pila, o lo que quede de ella, tiene que encargarse finalmente de la tarea.

Lee los resultados completos en «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales ».