Firma húmeda frente a firma electrónica: ¿Cuál es la diferencia?

Si su empresa depende exclusivamente de la firma con bolígrafo, es decir, de la firma húmeda, ya conoce la lentitud de los plazos de entrega. Usted imprime el documento, ordena las páginas, lo escanea o lo envía por correo, espera a que el firmante se lo devuelva, etc. Y eso si tu impresora funciona cuando la necesitas y tus documentos no se pierden en el correo.

La buena noticia es que hay una forma más rápida de obtener documentos firmados:  la firma electrónica .

En esta guía, verás en qué se diferencian las firmas electrónicas de las húmedas y cómo pueden acelerar tu proceso de firma, aumentar la seguridad y reducir costes.

¿Qué es una firma húmeda?

Una firma húmeda es una marca que una persona hace en un papel para indicar su participación en un  contrato  o acuerdo. Se llama "húmeda" porque normalmente utiliza tinta, y el firmante usa un bolígrafo o un sello.

Aunque las empresas han utilizado este método de firma durante cientos de años, las firmas electrónicas pueden tener la misma autoridad legalmente vinculante en la mayoría de los países y escenarios.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica, o eSignature, es un métodoinformatizado y  legalmente vinculante  para firmar documentos electrónicos rápidamente. Es segura y verificable, y le ayuda a agilizar flujos de trabajo que antes requerían documentación impresa.

El uso de la firma electrónica ofrece muchas ventajas, como una mayor eficiencia, una experiencia de usuario mejorada, el cumplimiento de la legislación, la seguridad y un impacto positivo en la sostenibilidad.

¿Quiere saber más sobre las ventajas para su empresa? Consulte nuestra  Guía definitiva de la firma electrónica. 

¿Cuáles son las desventajas de la firma húmeda frente a la firma electrónica?

• Tiempo de respuesta lento: La obtención de una firma húmeda simplemente lleva más tiempo en comparación con la firma electrónica.
• Costes más elevados: el papel , la tinta de la impresora, los suministros de envío y los gastos del servicio de entrega pueden acumularse rápidamente, especialmente si perteneces a un sector como el inmobiliario  o el  sanitario  que gestiona grandes volúmenes de documentos.
• Mayor riesgo para la seguridad: un paquete de papel que se traslada de una oficina a otra es vulnerable a la pérdida, el deterioro o el robo. Un archivo digital enviado a través de un sistema seguro con firma electrónica es una opción mucho más segura, sobre todo si se trata de datos confidenciales. 
• Incapacidad de ampliación: Considere todas las desventajas de la firma húmeda y multiplíquelas por los cientos o más de firmas que su empresa necesita mensualmente. Simplemente no es práctico, dada la tecnología disponible hoy en día.
• Engorroso mantenimiento de registros: puedes llenar almacenes enteros con cajas de archivo de documentos firmados y, cuando necesites acceder a un registro, tendrás que rebuscar en el archivo físico para encontrarlo.
• Impacto medioambiental negativo: cientos o miles de documentos de varias páginas generados anualmente equivalen a muchos árboles muertos. En el siglo XXI, las empresas pueden hacerlo mejor, preservar los recursos naturales y  seguir haciendo su trabajo con la firma electrónica.
• Menor visibilidad del estado de la firma: cuando se utilizan firmas húmedas, es posible que no se sepa en qué punto del proceso de firma se encuentra un documento. En cambio, las firmas electrónicas ofrecen un registro de auditoría que permite conocer en todo momento el estado de un documento. 

¿Cuándo puedo utilizar una firma electrónica en lugar de una firma húmeda?

Si le preocupa que la firma electrónica pueda no ser adecuada para usted o para las necesidades de su empresa, no tiene por qué.  La firma electrónica tiene el mismo efecto jurídicamente vinculante que la firma húmeda en prácticamente todos los países industrializados.

Gracias  a la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) de  Estados Unidos, las firmas electrónicas son legalmente válidas en ese país y en cualquier lugar donde se aplique la legislación federal. Del mismo modo, la  Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA  ) establece la uniformidad legal de los registros electrónicos y los firmados a mano para eliminar las barreras al comercio digital estadounidense.

En la Unión Europea (UE), la normativa sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS  ) establece la legalidad de las firmas electrónicas. Algunos países de la UE van incluso más allá y exigen la firma digital, un código cifrado que el firmante puede utilizar para verificar la integridad y autenticidad de un mensaje, entre otras diferencias con respecto a la firma electrónica.

Aunque legalmente se pueden utilizar firmas electrónicas en lugar de firmas húmedas en muchos lugares del mundo y en la mayoría de los escenarios, hay algunas excepciones.

¿Cuándo debería seguir utilizando una firma húmeda frente a una firma electrónica?

Las normas que regulan los casos en los que se exige la firma húmeda varían.

En el marco del eIDAS, la firma húmeda es obligatoria en los siguientes documentos:

• Documentos relacionados con el Derecho de familia y sucesiones, como acuerdos de separación o últimas voluntades.
• Acciones legales o documentos que requieran autorización notarial de un tribunal
• Documentos legales para asegurar una garantía inmobiliaria para una fianza
• Casos en los que una ley especial prohíbe el eSigning

• Documentos notariales
• Hipotecas o desahucios
• Escrituras de fideicomiso
• Pagarés

En Australia , las firmas electrónicas no son válidas en casos de ciudadanía y migración.

En Canadá, la Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos (PIPEDA) no cubre algunas transacciones de derecho de familia (testamentos, fideicomisos, divorcios) e inmobiliarias.

La mejor práctica para estar seguro es investigar las directrices en los países concretos pertinentes para su transacción.

¿Puedo utilizar Nitro Sign para una firma húmeda?

Aunque las empresas suelen utilizar  Nitro  Sign para gestionar firmas electrónicas y digitales, también puede ayudar a acelerar la recogida de firmas húmedas.

Nitro Sign le permite añadir una firma húmeda a un documento digital de varias formas, incluida la carga de una firma a partir de una digitalización o la "escritura" de una firma mediante un cursor .

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Para aumentar la productividad, debe reducir la pérdida de tiempo y recursos. Conocer las características únicas, los beneficios y los inconvenientes de las firmas húmedas frente a las electrónicas y sus ventajas le permite tomar las mejores decisiones sobre lo que necesita para operar de forma eficiente y cómo hacerlo realidad .

Nitro Sign ofrece el método más sencillo para crear, enviar y realizar un seguimiento de las firmas electrónicas, a la vez que se integra con el resto de sus procesos digitales .

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