6 formas en que su software de firma electrónica genera confianza en el cliente

Catalizado por el cambio generalizado al trabajo remoto durante la pandemia, el software eSign se ha convertido en una herramienta indispensable para pequeñas y grandes empresas.

La posibilidad de firmar electrónicamente documentos -desde contratos y acuerdos legales hasta papeles de nueva contratación e historiales médicos- e integrarlos con sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y otros sistemas empresariales ha transformado la gestión de documentos.

Aunque las firmas digitales de documentos PDF agilizan muchos procesos empresariales, los hacen más eficientes y menos costosos, es posible que sus clientes se pregunten: "¿Son seguras?"

La respuesta corta es: ¡absolutamente!

Pero veamos más en profundidad cómo las soluciones eSign mantienen seguros a sus clientes.

Con las noticias de nuevas filtraciones de datos apareciendo en los titulares casi semanalmente, no es de extrañar que mucha gente se pregunte si es seguro enviar sus firmas electrónicamente.

Como ocurre con cualquier tecnología conectada, existe cierto riesgo de fraude, robo de identidad, falsificación e incluso malware. Sin embargo, con las medidas de seguridad adecuadas, el software eSign es más seguro que una firma física  en un documento impreso.

A continuación, analizamos seis factores que protegen las firmas de sus clientes y otra información personal de accesos malintencionados y no autorizados.

La mayoría de las transacciones comerciales actuales se realizan electrónicamente, por lo que es importante crear un entorno empresarial en el que sus clientes se sientan seguros .

Seleccionar una solución de software eSign compatible con estas seis medidas de seguridad demuestra que se toma la seguridad de sus clientes tan en serio como ellos.

Las herramientas de verificación ayudan a garantizar que la persona que firma un documento es quien dice ser. Esto ayuda a reducir el fraude y a evitar el acceso no autorizado a documentos confidenciales.

Entre las formas más comunes de verificación de la  identidad se incluyen

• Autenticación basada en el conocimiento (por ejemplo, preguntas de seguridad)
• Verificación de documentos (por ejemplo, pasaporte o permiso de conducir)
• Verificación biométrica (por ejemplo, huellas dactilares o reconocimiento facial)
• Verificación de identificación digital (por ejemplo, itsme, ConnectID).

Las certificaciones de seguridad demuestran que un proveedor de software de firma electrónica sigue estrictas normas de seguridad y buenas prácticas, y que el software cuenta con salvaguardas para proteger los datos confidenciales.

Estas son algunas de las certificaciones de seguridad que muchos consumidores esperan que posea su software:

• ISO/IEC 27001 
• SOC 2 Tipo II 
• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) 
• Estándar de firma digital (DSS) 

Las pruebas de conformidad periódicas garantizan que su software de firma electrónica sigue cumpliendo los requisitos legales y normativos , como la HIPAA y la Ley E-SIGN en Estados Unidos y el reglamento eIDAS en la UE.

Las pruebas de conformidad también validan que los documentos firmados electrónicamente de su empresa son legalmente vinculantes y se mantendrán en los tribunales.

Los registros de auditoría aumentan la confianza del cliente en su producto al proporcionar visibilidad de principio a fin del proceso de firma electrónica.

La recopilación de registros detallados ayuda a evitar falsificaciones y fraudes. Proporciona  pruebas de cumplimiento  al realizar un seguimiento de cuándo y dónde se ha visto, firmado y modificado un documento, quién ha accedido al documento y qué acciones ha realizado mientras tenía acceso.

La autenticación multifactor (AMF) aumenta la seguridad de los documentos al exigir a los usuarios que proporcionen dos o más factores de verificación. La combinación de credenciales suele incluir

• Algo que sabes: Una contraseña o PIN sirve como primera capa de protección.
• Algo que tienes: un smartphone, un token de seguridad u otro dispositivo físico proporciona una segunda capa de seguridad.
• Algo que eres: la verificación biométrica , como una huella dactilar o un escáner facial, ofrece una capa adicional de autenticación de alta seguridad.

La integración de MFA en sus procesos de gestión de documentos mantiene su negocio alineado con las mejores prácticas de la industria y brinda a sus clientes la confianza de que sus firmas están protegidas contra posibles amenazas.

6. Inicio de sesión único

La tecnología de inicio de sesión único (SSO) permite a los usuarios iniciar sesión de forma segura con un único conjunto de credenciales en varias aplicaciones.

Este enfoque de gestión de acceso altamente eficaz reduce el riesgo para su empresa y sus clientes al:

• Centralizando la autenticación en un único punto de acceso seguro.
• Reduciendo el número de veces que las credenciales se transmiten a través de las redes, exponiéndolas potencialmente a agentes maliciosos.
• Generar registros detallados de los eventos de autenticación de usuarios y consolidarlos en una única pista de auditoría.

Si su solución de software de firma electrónica no ofrece las salvaguardas adecuadas, está perdiendo una gran oportunidad de crear una relación de confianza con sus clientes.

Hoy en día, la firma digital de archivos PDF es la norma en muchas transacciones comerciales. Asegúrese de que su software de firma electrónica garantiza a sus clientes que la seguridad de sus datos es su máxima prioridad.