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El impacto de Nitro
- 2.500 puestos implementados en flujos de trabajo de PDF y firma electrónica
- Se ha alcanzado una tasa de adopción por parte de los usuarios del 87 %
- Ahorro anual de 125 000 dólares en contratos frente a Adobe
Las exigencias documentales de un negocio regulado y orientado a las transacciones
Una empresa de servicios inmobiliarios con sede en EE. UU. que presta apoyo a agentes en la compra, venta y alquiler de viviendas en todo Estados Unidos y Canadá gestiona enormes volúmenes de documentos. Los acuerdos de venta, las declaraciones informativas, los contratos, las modificaciones y la documentación de cierre forman parte de cada transacción, y cada uno de ellos conlleva requisitos de cumplimiento normativo y de auditoría que no dejan margen para el error. Para una organización que opera a esta escala, el software de gestión documental es una infraestructura fundamental que debe resistir el escrutinio normativo a un coste que pueda adaptarse a miles de usuarios.
Elección de Nitro frente a Adobe por motivos de coste
La empresa se sintió frustrada por el aumento de los precios de Adobe y sus tácticas de renovación intransigentes, por lo que, finalmente, abandonó por completo Adobe en 2018 y adoptó Nitro en toda la organización. Cuando Adobe volvió más tarde con una propuesta agresiva para recuperar el negocio, la decisión se redujo a una cuestión de valor. Nitro ya ofrecía lo que los equipos necesitaban a una fracción del coste, lo que facilitó la decisión de la empresa de quedarse —y que, en última instancia, supuso un ahorro para la organización de aproximadamente 125 000 dólares al año en costes de licencia en comparación con Adobe.
Cumplimiento normativo sin concesiones
En un sector tan regulado, hay que sopesar los costes junto con el cumplimiento normativo. Las transacciones inmobiliarias y relacionadas con hipotecas están sujetas a normas de divulgación, requisitos de auditoría y estándares de validez de las firmas electrónicas que hacen que la integridad de los documentos sea innegociable. Nitro gestiona todo esto sin obligar a elegir entre el cumplimiento normativo y el coste: firmas electrónicas seguras y legalmente válidas, un control de versiones fiable y flujos de trabajo preparados para auditorías a lo largo de todo el ciclo de vida del documento. Para los equipos responsables de la exactitud normativa, esa fiabilidad es lo que justifica el cambio a una única plataforma de menor coste.
Lo que una tasa de adopción del 87 % indica a los departamentos de TI y de compras
Comprar licencias es sencillo, pero la adopción sostenida en toda la empresa es un indicador de éxito mucho más difícil de medir. De un total de 2.500 usuarios, el 87 % de los usuarios con licencia están activos en Nitro. Para una plantilla que trabaja con documentos todo el día, esa cifra refleja una herramienta que se adapta a la forma real de trabajar de las personas, en lugar de una que queda sin usar en un contrato. Una adopción a ese nivel ofrece a los equipos de TI y de compras un retorno de la inversión justificable y demuestra que la plataforma se mantiene a gran escala.
Qué significa esto para las decisiones sobre proveedores tras una fusión
Las organizaciones que atraviesan una fusión o adquisición se enfrentan a una serie de decisiones difíciles sobre proveedores, a menudo con contratos que se solapan o se duplican. Un resultado como este ofrece a esos equipos un punto de referencia concreto: 2.500 puestos estandarizados en una única plataforma, un 87 % de adopción, un ahorro de costes demostrado frente a Adobe y flujos de trabajo de cumplimiento normativo que se mantienen en un sector regulado. Esto muestra cómo puede ser la estandarización en una única plataforma de documentos para una plantilla combinada de gran tamaño, en lugar de incorporar múltiples proveedores y sus costes a la organización fusionada.
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