PDF/A-Dateien erstellen

Nitro Pro ermöglicht Ihnen, PDF/A-kompatible Dateien zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie PDF/A-kompatible Dateien erstellen können, indem Sie einfach eine Druckausgabe über Nitro PDF Creator durchführen oder indem Sie die Office-Add-ins oder PDF-Scanfunktionalität verwenden.

Über PDF/A

PDF/A ist ein von ISO zugelassener Archivierungsstandard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Die Konformität mit dem Standard gewährleistet, dass PDF/A-Dokumente unabhängig von zukünftigen Änderungen am PDF-Format auch in vielen Jahren noch genauso dargestellt und reproduziert werden können.

Zu diesem Zweck müssen alle PDF/A-Dokumente zu 100 % eigenständig sein. Das bedeutet, dass sämtliche Informationen, die zur Darstellung des Dokuments erforderlich sind, in die Datei eingebettet werden müssen. Dazu zählen der komplette Inhalt (Text, Bilder und Grafiken) sowie die Schriftarten und Farbinformationen.

PDF/A lässt bestimmte PDF-Funktionen nicht zu, die eine Langzeitarchivierung der PDF-Datei verhindern würden, z. B. Hyperlinks zu externen Quellen, eingebettete Audio- und Video-Inhalte und ebenso JavaScripts und ausführbare Dateien. Außerdem können PDF/A-konforme Dokumente nicht verschlüsselt werden, und die Nutzung von auf Standards basierenden Metadaten und geräteunabhängigen Farbräumen ist erforderlich.

PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-2u.

Der PDF/A-Standard umfasst vier Konformitätsstufen für PDF-Dateien: PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-2u. Die PDF/A-1b-Konformität stellt sicher, dass das optische Erscheinungsbild des Dokuments nach vielen Jahren noch zuverlässig reproduziert werden kann; PDF/A-1a dagegen erfordert zusätzlich die Einbeziehung der Dokumentstruktur, um eine Mehrfachnutzung zu gewährleisten (beispielsweise für die Anzeige von PDFs auf tragbaren Geräten, z. B. PDAs) und dafür zu sorgen, dass das Dokument für Benutzer mit Sehschwäche nutzbar ist.

Nitro Pro kann PDF-Dateien erstellen, die mit dem PDF/A-1b-Standard kompatibel sind.

PDF/A-2b ist die zweite PDF/A-Konformitätsebene von ISO 19005-2 und basiert auf PDF 1.7. Die Norm PDF/A-2u sieht zusätzlich vor, den gesamten Text in der Datei in Unicode abzubilden.

So erstellen Sie ein PDF/A-1b-Dokument mit Hilfe des Werkzeugs “PDF aus Datei”:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Erstellen auf die Schaltfläche PDF und anschließend auf Aus Datei.

2. Klicken Sie im Dialogfeld PDF-Dateien erstellen auf die Schaltfläche Dateien hinzufügen, und wählen Sie dann die zu konvertierenden Dateien.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen PDF/A1-b-Kompatibilität.

4. Wählen Sie im Menü Ordner eine der folgenden Optionen aus:

  • Wenn Sie einen eigenen Ordner für die Speicherung aller erstellten PDFs angeben möchten, klicken Sie auf Bestimmter Ordner. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um zu dem gewünschten Ordner zu navigieren.
  • Wenn die erstellten PDF-Dateien im Ordner der Originaldatei gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Ordner der Originaldatei.
  • Wenn Sie für jede Datei bei der Konvertierung einen Speicherort angeben möchten, klicken Sie auf Während des Vorgangs nachfragen.

5. Klicken Sie auf Erstellen.

So erstellen Sie ein PDF/A-1b-Dokument von Programmen ab Microsoft Office 2007:

  1. Aktivieren Sie in der Nitro Pro-Registerkarte in der Gruppe Erstellung das Kontrollkästchen Kompatibilität mit PDF/A-1b.
  2. Klicken Sie auf PDF erstellen oder auf PDF erstellen und per E-Mail versenden.

So erstellen Sie eine PDF/A-1b-Dokument von einem Scanner:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte “Start” in Nitro Pro auf die Schaltfläche PDF, und klicken Sie dann auf Von einem Scanner.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Scaneinstellungen den Scanner, die zu scannenden Seiten und die Bildkomprimierung aus, und geben Sie dann das Zielverzeichnis an.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen PDF/A1-b-Kompatibilität.
  4. Klicken Sie auf Scan, um Ihre standardmäßige Scan-Software zu öffnen.
  5. Wählen Sie den Scan-Modus aus (Farbe, Graustufen oder Monochrom/Schwarzweiß).
  6. Wählen Sie den Menübefehl aus, um zurückzukehren zu . Nitro Pro
  7. Wählen Sie die Option Fertigstellen aus, um den Scanjob abzuschließen, oder wählen Sie Vorderseite scannen, um mit dem Scannen fortzufahren.

So konvertieren Sie eine offene PDF-Datei in eines der Formate PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-2u:

  1. Öffnen Sie eine reguläre PDF- oder PDF/A-Datei in Nitro Pro.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Konvertieren auf die Schaltfläche In PDF/A.
  3. Wählen Sie in der angezeigten Liste “PDF/A-1b”, “PDF/A-2b” oder “PDF/A-2u” aus.
  4. Geben Sie einen Namen für die neue Datei ein, und wählen Sie ihren Speicherort.
  5. Klicken Sie auf Speichern.