Nitro-Bericht: Die Kluft zwischen KI-Versprechen und Dokumentenproduktivität

Führungskräfte glauben, dass KI die Dokumentenbearbeitung bereits optimiert hat. Manager sehen das anders.

Ein Vertrag bleibt liegen, weil auf eine Unterschrift gewartet wird. In eine Tabelle müssen Daten manuell aus einer PDF-Datei kopiert und eingefügt werden. Jemand druckt ein Formular aus, unterschreibt es, scannt es ein und schickt es per E-Mail zurück. Das ist die Kluft zwischen den versprochenen Produktivitätssteigerungen durch KI und der Realität der Dokumentenbearbeitung im Jahr 2026. Nichts davon sieht nach einem offensichtlichen Anwendungsfall für KI aus, doch genau hier zeigt sich die Kluft zwischen den Versprechungen der KI und der täglichen Produktivität bei der Dokumentenbearbeitung.

Eine neue Nitro-Umfrage unter mehr als 1.300 Führungskräften und Managern zeigt eine deutliche Diskrepanz zwischen der Wahrnehmung von Führungskräften und Mitarbeitern hinsichtlich des Fortschritts der KI in Dokumenten-Workflows.

Um diese Kluft direkt am Arbeitsplatz zu messen, befragte Nitro 239 Führungskräfte der obersten Ebene sowie 1.100 Manager und Abteilungsleiter aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Rechtswesen, Fertigung, Gesundheitswesen und Immobilien in den USA, Großbritannien und Kanada. Die Ergebnisse finden sich in unserem aktuellen Bericht „The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity“ , und sie beantworten eine Frage, um die der AI-Ankündigungszyklus bisher meist herumgeredet hat: Fließen all diese Investitionen tatsächlich in die tägliche Arbeit des Bearbeitens, Unterzeichnens, Schwärzens und Verarbeitens von Dokumenten ein, oder bleiben sie irgendwo zwischen der Vorstandsetage und dem Schreibtisch stecken?

Zwei gegensätzliche Sichtweisen auf die Einführung von KI für Unternehmensdokumente

Die Diskrepanz beginnt damit, wie jede Gruppe KI als Priorität einstuft. Führungskräfte stufen KI in Dokumenten-Workflows zu 84 % als hohe oder entscheidende Priorität ein – das sind ganze 30 Prozentpunkte mehr als die 54 % der Manager, die dies ebenfalls so sehen. Diese Kluft vergrößert sich bei der Frage nach der Einführung: 85 % der Führungskräfte geben an, dass KI zumindest in einem Teil des Unternehmens zum Einsatz kommt, während Manager, die sich nur auf ihre eigene Abteilung beziehen, diesen Anteil auf 52 % beziffern.

Am schwierigsten lässt sich die Diskrepanz beim vollständigen Einsatz in Einklang bringen: Hier gibt etwa die Hälfte der Führungskräfte (49 %) an, dass KI unternehmensweit im Einsatz ist, während nur 12 % der Manager dies über ihre eigene Abteilung sagen.

Liest man beide Darstellungen zusammen, beschreiben Führungskräfte ein Unternehmen, das bereits am Ziel angekommen ist, während Manager eines beschreiben, das gerade erst angefangen hat.

Das Problem „Drucken-Unterschreiben-Scannen“ kostet immer noch jede Woche viele Stunden

Egal, welche Darstellung Sie für zutreffender halten – die Kosten sind dieselben. Was die manuelle Dokumentenbearbeitung angeht, geben 62 % der Manager an, dass die Mitarbeiter in ihrem Team sechs oder mehr Stunden pro Woche mit Aufgaben wie Bearbeiten, Konvertieren, Zusammenführen, Extrahieren und Schwärzen verbringen, und fast ein Drittel von ihnen (31 %) beziffert diesen Zeitaufwand auf über 11 Stunden – ein messbarer Anteil jeder Arbeitswoche, der für Arbeiten verschwendet wird, die KI eigentlich hätte eliminieren sollen. Führungskräfte betrachten das Problem auf einer noch breiteren organisatorischen Ebene: 84 % schätzen den Zeitaufwand in ihrem Unternehmen auf sechs oder mehr Stunden pro Woche, und 41 % geben einen Durchschnittswert zwischen 11 und 15 Stunden an.

Auch die „analogste“ Ausprägung dieses Problems ist nach wie vor vorhanden. Nahezu alle befragten Führungskräfte und Manager (96 % bzw. 94 %) geben an, dass in den letzten sechs Monaten immer noch jemand im Unternehmen gebeten wurde, ein Dokument auszudrucken, es handschriftlich zu unterschreiben, einzuscannen und per E-Mail zurückzusenden, wobei nur ein kleiner Teil in beiden Gruppen angibt, mittlerweile vollständig digital zu arbeiten.

Die Flut an Dokumententools und die Lücke bei der Workflow-Automatisierung im Jahr 2026

Ein Grund für diese Lücke liegt darin, wie KI bei der Dokumentenbearbeitung tatsächlich eingesetzt wird. Unter den Managern, deren Abteilung bereits KI für Dokumentenaufgaben nutzt, beschreibt mehr als ein Drittel (37 %) die primäre Nutzung als eigenständige Tools, die parallel zur Dokumentensoftware laufen und bei denen es größtenteils um das Kopieren und Einfügen zwischen einem Chatbot und den Systemen geht, in denen sie tatsächlich arbeiten. Von einer echten End-to-End-Automatisierung – bei der mehrere Schritte eines Dokumentenprozesses nacheinander ausgelöst werden, ohne dass eine Person die Arbeit manuell zwischen den Tools hin- und hertragen muss – berichten lediglich 12 %.

Diese Fragmentierung verschärft das Problem der Tool-Flut, das Unternehmen ohnehin schon zu lösen versuchten: 72 % der Führungskräfte geben an, dass ihr Unternehmen sechs oder mehr verschiedene Dokumententools einsetzt. Fast alle sind sich einig, dass sich etwas ändern muss: 95 % der Führungskräfte und 75 % der Manager bestätigen, dass sie derzeit aktiv prüfen oder planen, ihre Dokumententools innerhalb der nächsten 12 Monate zu konsolidieren.

Bedenken hinsichtlich der Dokumentensicherheit sind das größte Hindernis für die Einführung in Unternehmen

Sicherheit steht sowohl für Führungskräfte als auch für Manager ganz oben auf der Liste der Hindernisse für die Einführung von KI – noch vor Kosten und Integrationskomplexität – und diese Sorge ist durchaus berechtigt. Mehr als die Hälfte der Führungskräfte bestätigt, dass sensible oder vertrauliche Dokumente bereits irgendwo in ihrer Abteilung mit KI-Tools für Endverbraucher verarbeitet werden, während weniger als die Hälfte der Unternehmen über klare, aktiv durchgesetzte Richtlinien verfügt, die regeln, wie KI bei diesen Dokumenten eingesetzt wird.

Wo Dokumenten-KI integriert ist, ist der ROI greifbar

Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass die Lücke eher mit der Umsetzung als mit der KI-Fähigkeit selbst zusammenhängt. In Unternehmen, in denen Dokumenten-KI wirklich in die tägliche Arbeit integriert wurde, berichten fast alle Führungskräfte (99 %) und die große Mehrheit der Manager (93 %) von mindestens einem messbaren Ergebnis – von weniger Zeitaufwand bei der Dokumentenverarbeitung über geringere IT- und Verwaltungsaufwendungen bis hin zu schnelleren Bearbeitungszeiten für Kunden und Stakeholder. Dies deckt sich mit den Ergebnissen einer früheren Studie von Nitro zur Einführung von KI in Unternehmen : Während 44 % der Unternehmen den ROI ihrer allgemeinen KI-Investitionen nicht messen konnten, stellte Dokumenten-KI eine Ausnahme dar: Unternehmen, die sie einsetzten, sparten durchschnittlich neun oder mehr Stunden pro Woche und Mitarbeiter ein, was für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern einem jährlichen Produktivitätsgewinn von 26 Mio. US-Dollar entspricht. Von allen Bereichen, in die Unternehmen im Jahr 2026 in KI investieren, ist die Dokumentenbearbeitung der Bereich, in dem die Erträge am deutlichsten und am einfachsten zu quantifizieren sind.

Lesen Sie noch heute den vollständigen Bericht: „The State of AI in Document Workflows“