6 Vertragsvorlagen zur Vereinfachung der Beschaffung und des Lieferantenmanagements

Beschaffung und Lieferantenmanagement sind eine komplexe Mischung aus Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen und laufendem Beziehungsmanagement. Ohne standardisierte Vorlagen können diese Schritte uneinheitlich, zeitaufwändig und risikobehaftet werden.

Die Verwendung vorgefertigter Vorlagen hilft den Teams, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Verhandlungszeit zu verkürzen und sicherzustellen, dass jede Vereinbarung die wichtigsten geschäftlichen und rechtlichen Schutzbestimmungen berücksichtigt. Nachfolgend finden Sie sechs wichtige Vertragsvorlagen, die die Zusammenarbeit mit Lieferanten von Anfang bis Ende vereinfachen können.

1. Vorlage für einen Master Service Agreement (MSA)

Ein Master Service Agreement (MSA) definiert den übergreifenden rechtlichen und kommerziellen Rahmen zwischen Ihrem Unternehmen und einem Anbieter. Er legt die Erwartungen an die Zusammenarbeit beider Parteien im Laufe der Zeit fest und behandelt Themen wie Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeit, geistiges Eigentum und Kündigung. Indem Sie diese Bedingungen einmalig vereinbaren, können Sie neue Aufträge zu denselben Bedingungen erteilen, ohne jedes Projekt neu verhandeln zu müssen.

MSAs sind besonders wertvoll, wenn Sie planen, wiederholt oder abteilungsübergreifend mit einem Lieferanten zusammenzuarbeiten. Die Kombination eines MSA mit einer Dienstleistungsvereinbarung stellt nicht nur sicher, dass die rechtliche Grundlage solide ist, sondern auch, dass vom ersten Tag an messbare Leistungsstandards festgelegt werden.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• Zahlungsbedingungen, Haftung und Vertraulichkeit zu definieren.
• zukünftige Leistungsbeschreibungen (SOWs) zu vereinfachen.
• sicherzustellen, dass beide Parteien in einem einheitlichen Rahmen arbeiten.

2. Vorlage für eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Bevor Sie sich mit einem potenziellen Anbieter zusammenschließen, werden Sie häufig Preismodelle, Kundeninformationen oder andere geschützte Daten weitergeben. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung stellt sicher, dass diese Informationen geschützt bleiben und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Im Beschaffungswesen tragen NDAs dazu bei, sensible Details während der Bewertung von Ausschreibungen und Verhandlungen mit Anbietern zu schützen, und fördern die Transparenz, ohne Wettbewerbsinformationen preiszugeben. Legen Sie bei der Anpassung Ihrer Geheimhaltungsvereinbarung genau fest, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist, wie lange die Vertraulichkeit gilt und welche Ausnahmen für die Einhaltung der örtlichen Gesetze erforderlich sind.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• Schutz des geistigen Eigentums bei der Auswahl von Anbietern oder beim Onboarding.
• Begrenzen Sie den Zugriff auf interne oder Kundendaten.
• frühzeitig Vertrauen in Ihre Lieferantenbeziehungen aufzubauen.

3. Vorlage für eine Bestellung

Mit einer Bestellung (Purchase Order, PO) wird der Kauf von Waren oder Materialien von einem Lieferanten formalisiert. Sie gibt an, was Sie kaufen, in welcher Menge und zu welchen Bedingungen. Ein standardisiertes Bestellverfahren verhindert Fehler, klärt finanzielle Verpflichtungen und gewährleistet eine klare Kommunikation zwischen Beschaffung, Finanzen und Lieferanten.

Moderne Beschaffungsteams erstellen und genehmigen Bestellungen zunehmend digital, um Geschwindigkeit und Genauigkeit zu gewährleisten. Die elektronische Übermittlung von Bestellungen hilft Ihnen außerdem, einen prüfbaren Nachweis für jeden Einkauf zu führen, was die Verantwortlichkeit und die Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• Bestätigen Sie Produktmengen, Preise und Versanddetails.
• Standardisierung der Genehmigungen für alle Einkäufe von Lieferanten.
• einen Prüfpfad für Finanz- und Compliance-Teams zu erstellen.

4. Vorlage für einen Dienstleistungsvertrag

Bei der Beschaffung von externen Dienstleistungen - z. B. Beratung, Logistik oder Wartung - ist es wichtig, die zu erbringenden Leistungen, Zuständigkeiten und Fristen klar zu definieren. Eine Vorlage für einen Dienstleistungsvertrag sorgt für diese Klarheit und schützt Ihr Unternehmen vor einer Ausweitung des Umfangs oder vor Zahlungsstreitigkeiten.

In diesem Vertrag wird dargelegt, was der Anbieter liefern wird, wie die Leistung gemessen wird und wie die Zahlung erfolgt, sobald die Meilensteine erreicht sind. Er klärt auch die Eigentumsverhältnisse an den entstandenen Materialien oder Daten. Je detaillierter Sie Umfang und Zeitplan festlegen, desto einfacher ist es, die Leistung zu verwalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• Definieren Sie spezifische Leistungen und Zahlungsmeilensteine.
• Klären Sie die Verantwortlichkeiten zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter.
• Ihr Unternehmen durch gut dokumentierte Bedingungen zu schützen.

Laden Sie die Vorlage für den Dienstleistungsvertrag  herunter.

5. Vorlage für eine Lizenzvereinbarung

Organisationen lizenzieren häufig Software, Medien oder anderes geistiges Eigentum von Dritten. In einer Lizenzvereinbarung wird genau festgelegt, wie dieses geistige Eigentum genutzt werden darf, wie lange und unter welchen Bedingungen. Die Aufnahme dieser Vereinbarung in Ihr Beschaffungs-Toolkit hilft, den Missbrauch von lizenziertem Material zu vermeiden und die Einhaltung von Urheberrechts- und Nutzungsgesetzen zu gewährleisten.

In der Technologiebeschaffung ist diese Vorlage besonders wertvoll für die Verwaltung von SaaS- und Softwarelizenzen. Indem Sie die Genehmigungen und Verlängerungsbedingungen im Voraus dokumentieren, schützen Sie beide Parteien und vereinfachen spätere Audits der Anbieter.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• IP-Eigentum, Nutzungsrechte und Gebühren zu umreißen.
• Vermeiden Sie rechtliche Risiken bei der Übernahme von Software von Drittanbietern.
• Kündigungs- oder Verlängerungsbedingungen für Lizenzen zu klären.

Laden Sie die Vorlage für die Lizenzvereinbarung  herunter.

6. Vorlage für Dienstleistungsvertrag

Sobald eine Lieferantenbeziehung aktiv ist, wird die Leistungsüberwachung unerlässlich. Eine Dienstleistungsvereinbarung funktioniert ähnlich wie ein Service Level Agreement (SLA), in dem die Standards, Fristen und Qualitätserwartungen für die laufende Partnerschaft festgelegt werden. Sie definiert, wie der Erfolg gemessen wird, wie Probleme gemeldet werden und welche Abhilfemaßnahmen gelten, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden.

Diese Vereinbarung stärkt die Verantwortlichkeit und Transparenz auf beiden Seiten. Sie stellt außerdem sicher, dass Beschaffungs-, Rechts- und Betriebsteams während der gesamten Vertragslaufzeit einen einheitlichen Bezugspunkt für die Bewertung der Leistung des Anbieters haben.

Verwenden Sie diese Vorlage für:

• Leistungsziele und Berichtsanforderungen festzulegen.
• zu klären, wer Materialien oder Unterstützung bereitstellt.
• festzulegen, wie Servicefragen und Zahlungen gehandhabt werden.

Laden Sie die Vorlage für eine Dienstleistungsvereinbarung  herunter.

Wie Sie jede Phase des Lebenszyklus eines Lieferanten stärken können

Standardisierte Vertragsvorlagen bringen Struktur und Konsistenz in jede Phase der Beschaffung und des Lieferantenmanagements. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand, minimieren das Compliance-Risiko und helfen beiden Seiten, eine Partnerschaft mit klaren Erwartungen zu beginnen.

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