Wie die Digitalisierung die Arbeitswelt von heute verändert

Im Jahr 2020 hat die Pandemie die digitale Transformation auf Hochtouren laufen lassen. Unternehmen in fast allen Branchen beschleunigten die Einführung digitaler Tools und cloudbasierter Lösungen, um Mitarbeiter aus der Ferne zu verbinden und Kunden weiterhin zu bedienen.

Heute sind viele Unternehmen zu persönlichen Arbeitsplätzen zurückgekehrt oder haben ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt, aber sie verlassen sich weiterhin auf die Digitalisierung, um die Effizienz zu erhalten, Teams zu verbinden, Dokumente zu verwalten und Arbeitsabläufe zu automatisieren.

In diesem Artikel gehen wir auf fünf wichtige Möglichkeiten ein, wie die  Digitalisierung  den Arbeitsplatz verändert und wie Sie sicherstellen können, dass Sie die richtigen Tools einsetzen, um in einer sich schnell verändernden digitalen Umgebung wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben.

Die Digitalisierung ist mittlerweile so sehr in den Arbeitsalltag integriert, dass viele von uns die Vorteile für selbstverständlich halten. Obwohl diese Liste nicht vollständig ist, konzentrieren wir uns auf fünf Schlüsselbereiche, in denen die Digitalisierung und digitale Tools einen bedeutenden Unterschied machen.

Durch die Einbindung digitaler Tools in die täglichen Abläufe können Unternehmen die Effizienz ihrer Prozesse und die Produktivität ihrer Mitarbeiter  drastisch verbessern . Wenn Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen oder sich wiederholenden Aufgaben verbringen, haben sie mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die das Wachstum fördern.

Integrierte eSign-Software sorgt beispielsweise für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse, da das Unterschreiben, Scannen und Versenden von Dokumenten, die eine Unterschrift benötigen, entfällt.

Einige eSign-Lösungen machen diese Prozesse besonders effizient, indem sie es den Benutzern ermöglichen, Verträge und Vereinbarungen zu entwerfen, Unterschriftsfelder einzufügen, Unterschriften anzufordern und Dokumente zu versenden - alles innerhalb von Microsoft Word und Outlook.

Die Digitalisierung hat eine stärker vernetzte Arbeitsumgebung geschaffen, indem sie die Art und Weise verändert hat, wie Teams interagieren, Informationen austauschen und über Plattformen und Geschäftssysteme hinweg zusammenarbeiten.

Die PDF-Bearbeitungssoftware  ist eines der grundlegenden Werkzeuge für eine verbesserte Zusammenarbeit. Mit dieser Technologie können Teams Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente in durchsuchbare, bearbeitbare PDF-Dateien umwandeln.

Durch die Umwandlung von Dokumenten in ein allgemein zugängliches Format stellen Unternehmen sicher, dass Teammitglieder wichtige Dateien problemlos freigeben, überprüfen und gemeinsam bearbeiten können.

Kollaborationsplattformen wie Slack, Microsoft Teams und Asana haben die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich verändert, indem sie unterschiedliche Kommunikationsmethoden wie Chat, Video und Dateifreigabe in einem zentralen Bereich zusammenführen.

Diese Integration trägt dazu bei, Silos innerhalb von Unternehmen aufzubrechen , und ermöglicht es Teams, sowohl intern als auch mit externen Kunden und Anbietern effektiv zusammenzuarbeiten.

Cloud-Speicherlösungen wie SharePoint, OneDrive, Google Drive und Dropbox sind für die Vernetzung der Belegschaft unerlässlich. Diese Plattformen ermöglichen es, geschäftskritische Dateien wie Verträge, Finanzberichte und andere Dokumente, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, online zu speichern und von überall aus sicher darauf zuzugreifen.

Betrachten Sie diesen Anwendungsfall aus der Praxis: Ein Rechtsteam muss einen Vertrag abschließen, an dem mehrere Beteiligte beteiligt sind. Mithilfe von eSign und PDF-Bearbeitungssoftware, die in Cloud-Speicherlösungen wie SharePoint oder Google Drive integriert ist, kann das Rechtsteam den Vertrag problemlos in eine bearbeitbare PDF-Datei konvertieren, die erforderlichen Änderungen vornehmen und das Dokument digital freigeben.

Jeder Beteiligte kann von seinem Standort aus auf das Dokument zugreifen, die Änderungen überprüfen und den Vertrag elektronisch unterzeichnen. Das unterzeichnete Dokument wird dann automatisch wieder im Cloud-Speicher abgelegt, so dass alle Versionen sicher gespeichert und für alle zugänglich sind.

Die Digitalisierung hat die Prozesse der Dokumentenverwaltung  dramatisch verändert. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Tools, die den Dokumenten-Workflow optimieren, die Zugänglichkeit verbessern und sicherstellen, dass wichtige Informationen stets aktuell und leicht abrufbar sind.

• Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS): Ein EDMS digitalisiert und organisiert Dokumente, verringert die Abhängigkeit von der physischen Aufbewahrung und ermöglicht einen einfachen Zugriff auf wichtige Dateien.
• Digitale Verträge: Mit eSign-Software müssen Verträge nicht mehr gedruckt, unterschrieben, gescannt und manchmal sogar per Post verschickt werden. Die Umstellung auf elektronische Unterschriften verkürzt die Durchlaufzeiten und bietet eine sicherere und nachvollziehbare Möglichkeit, Verträge zu verwalten.
• Optische Zeichenerkennung (OCR): Die OCR-Technologie wandelt gescannte Dokumente und Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text um und ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Dokumenten - wie Rechnungen, Quittungen oder Rechtsdokumente - nahtlos in ihr EDMS zu integrieren.
• Versionskontrollsysteme: Diese Tools führen eine Historie der Dokumentüberarbeitungen, die es den Benutzern ermöglicht, frühere Versionen einzusehen, Änderungen zu vergleichen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren. So entsteht ein klarer Prüfpfad, der in stark regulierten Branchen, in denen Genauigkeit und Konformität von entscheidender Bedeutung sind, unerlässlich ist.

Die Digitalisierung bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, sensible Daten zu schützen und zu gewährleisten, dass Geschäftsprozesse und -tools den globalen gesetzlichen Anforderungen  entsprechen.

Prüfpfade: Wie bereits erwähnt, bieten Prüfpfade eine detaillierte Aufzeichnung darüber, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat - von der Dokumentenerstellung bis zur endgültigen Unterschrift. Diese Transparenz hilft bei der  Einhaltung globaler Vorschriften  wie GDPR, eIDAS, PECR, HIPAA und ETA und liefert wertvolle Informationen für forensische Analysen im Falle einer Sicherheitsverletzung.

Datenverschlüsselung: Verschlüsselungstools verschlüsseln Daten so, dass sie nur für Benutzer mit dem richtigen Entschlüsselungscode zugänglich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen unlesbar und sicher bleiben, wenn Verträge oder Finanzberichte während der Übertragung abgefangen oder unerlaubt eingesehen werden.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Bei der MFA müssen Benutzer zwei oder mehr Formen der Verifizierung vorweisen, bevor sie Zugriff auf sensible Systeme oder Daten erhalten. Dazu gehören in der Regel:

• etwas, das sie wissen (ein Passwort)
• Etwas, das sie haben (ein Sicherheits-Token)
• Etwas, das sie sind (ein Fingerabdruck oder eine Gesichtserkennung)

MFA verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich, selbst wenn die Anmeldedaten eines Benutzers gefährdet sind.

Die Digitalisierung ist für Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, nicht verhandelbar. Die Einführung der richtigen digitalen Lösungen kann die Arbeitsweise von Unternehmen verändern und sie flexibler, effizienter und sicherer machen. Durch die sorgfältige Auswahl und Integration dieser Tools können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen gut gerüstet ist, um in einer digitalisierten Welt erfolgreich zu sein.

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