Was ist Dokumentenautomatisierung? Wie funktioniert sie und wo fängt man an?

Wenn Ihr Team Dateien noch immer manuell konvertiert, Daten zwischen Systemen kopiert, per E-Mail Unterschriften einholt oder PDFs neu formatiert, bevor sie weitergeleitet werden können, erledigen Sie die Dokumentenbearbeitung auf die umständliche Art. Dokumentenautomatisierung bedeutet, diese manuellen Schritte durch Prozesse zu ersetzen, die automatisch ablaufen und durch Ereignisse in den Systemen ausgelöst werden, die Ihre Teams ohnehin bereits nutzen.

Dieser Leitfaden erklärt, was Dokumentenautomatisierung ist, welche Arten von Aufgaben sie abdeckt und wie Unternehmen, die noch keine Automatisierung einsetzen, damit beginnen können, darauf hinzuarbeiten.

Was fällt unter Dokumentenarbeit?

Dokumentenarbeit ist umfassender, als man vielleicht denkt. Es geht nicht nur um das Erstellen oder Unterzeichnen von Verträgen; sie umfasst jede Aufgabe, bei der eine Person eine Datei bearbeiten muss, um sie weiterzuleiten, Informationen daraus zu extrahieren, sie für den nächsten Schritt vorzubereiten oder sie in ein Format umzuwandeln, das ein anderes System verwenden kann.

In der Praxis sieht das so aus, dass jemand Word-Dateien in PDF-Dateien konvertiert, bevor sie hochgeladen werden können, jemand anderes Rechnungsdaten manuell extrahiert und in eine Tabellenkalkulation eingibt, ein Team Dokumente manuell redigiert, bevor sie extern weitergegeben werden können, oder ein Administrator Unterzeichner hinterherlaufen muss, weil nichts im Prozess dies automatisch erledigt.

Keine dieser Aufgaben ist kompliziert. Aber sie fallen ständig an, und der Zeitaufwand summiert sich schnell.

Warum die manuelle Dokumentenbearbeitung bei großem Umfang zum Problem wird

Ein Team, das fünf Verträge pro Woche bearbeitet, nimmt den Mehraufwand vielleicht kaum wahr, aber ein Team, das fünfhundert Verträge bearbeitet, spürt ihn wahrscheinlich überall.

Manuelle Dokumentenprozesse verlangsamen sich genau in den Momenten, in denen es am meisten auf Schnelligkeit ankommt. Zum Beispiel: Ein Kreditantrag stockt, weil jemand die Formatierung der Begleitdokumente noch nicht abgeschlossen hat. Ein Antrag bleibt in der Warteschlange hängen, weil die Datenextraktion einen zusätzlichen Schritt darstellt. Ein Onboarding-Prozess verzögert sich, weil die richtigen Dateien darauf warten, dass die richtige Person eine Routineaufgabe erledigt.

Manuelle Schritte können zudem zu Inkonsistenzen und Genauigkeitsproblemen führen: Dieselben Daten werden unterschiedlich eingegeben oder sensible Informationen werden bei der Schwärzung übersehen. Wenn diese Fehler sensible Arbeitsabläufe beeinträchtigen – insbesondere in stark regulierten Branchen –, können die Folgen über eine einfache Verzögerung hinausgehen und das Compliance-Risiko erhöhen.

Das eigentliche Problem ist nicht, dass Teams langsam arbeiten; vielmehr sind viele Dokumentenaufgaben so repetitiv, dass sie automatisiert werden könnten, dennoch aber weiterhin manuellen Aufwand erfordern.

Was die Dokumentenautomatisierung löst

Die Dokumentenautomatisierung ersetzt manuelle Dokumentenaufgaben durch programmgesteuerte Abläufe: Prozesse, die einmal definiert und dann automatisch ausgeführt werden – unabhängig vom Umfang und bei jeder Auslösung.

Die damit verbundenen Vorgänge können viele der wesentlichen Schritte abdecken, die ein Dokument während seines Lebenszyklus in einem Unternehmen durchläuft.

Die Formatkonvertierung wandelt Dateien zwischen verschiedenen Formaten um, beispielsweise durch die Umwandlung von Word-Dokumenten in PDFs oder die Aufbereitung von Dokumentdaten für die Verwendung in nachgelagerten Systemen, ohne dass jemand diese Arbeit manuell erledigen muss.

Die Datenextraktion entnimmt Dokumenten strukturierte Informationen: Formularfelder, Tabellenwerte, Rechnungspositionen, Vertragsbedingungen. Die extrahierten Daten können direkt in CRM-Systeme, ERP-Systeme oder Datenbanken fließen, anstatt manuell eingegeben zu werden.

Bei der Schwärzung werden sensible Informationen in Dokumenten identifiziert und dauerhaft entfernt, bevor diese weitergegeben, abgelegt oder veröffentlicht werden. Die automatisierte Schwärzung nutzt natürliche Sprachverarbeitung, um personenbezogene Daten und andere sensible Inhalte in gesamten Dokumentensätzen zu finden – nicht nur auf den Seiten, die zufällig überprüft werden.

PDF-Transformationen umfassen die Routinevorgänge, die bei der Weiterleitung von Dokumenten anfallen: Dateien zusammenführen, große Dokumente aufteilen, zur Speicherung komprimieren, Passwortschutz anwenden, Wasserzeichen hinzufügen oder Formulare vor der Archivierung „abflachen“.

Workflows für elektronische Signaturen übernehmen automatisch die Erstellung, Weiterleitung, Nachverfolgung und den Abschluss von Signaturanfragen, sodass die Unterzeichnung durch mehrere Parteien nicht davon abhängt, dass jemand den Prozess manuell vorantreibt.

Was löst einen Workflow zur Dokumentenautomatisierung aus?

Kurz gesagt: Die Automatisierung wird ausgeführt, wenn etwas passiert. Ein Ereignis in einem Ihrer Systeme – sei es ein Datei-Upload, das Absenden eines Formulars, die Aktualisierung eines Datensatzes oder das Erreichen einer bestimmten Phase in einem Workflow – löst den Start der Automatisierung aus.

Beispielsweise wird ein neuer Kundenvertrag in Ihr CRM hochgeladen. Die Automatisierung kann dies erkennen, das Dokument in das richtige Format konvertieren, wichtige Felder extrahieren, es zur Unterschrift weiterleiten und die unterzeichnete Kopie archivieren, sobald der Workflow abgeschlossen ist. Der Workflow schreitet voran, ohne dass jemand jeden einzelnen Schritt manuell auslösen muss.

Dieses Muster aus Auslöser und Reaktion unterscheidet Automatisierung vom bloßen Einsatz von Tools. Die Tools sind in den meisten Unternehmen bereits vorhanden, aber erst die Automatisierung verbindet sie miteinander und macht menschliche Eingriffe überflüssig, die sonst zur Koordination erforderlich wären.

Was Dokumentenautomatisierung nicht ist

Es lohnt sich, klarzustellen, was nicht als Dokumentenautomatisierung gilt.

Ein PDF-Editor allein ist keine Dokumentenautomatisierung; Bearbeitungswerkzeuge helfen Einzelpersonen dabei, Änderungen an Dokumenten manuell vorzunehmen. Das ist nützlich, lässt sich jedoch nicht skalieren und beseitigt den manuellen Schritt nicht.

Es ist auch nicht das Vorhandensein einer Dokumentvorlage. Vorlagen verkürzen zwar die Zeit für die Erstellung eines Dokuments, erfordern aber immer noch, dass eine Person jede einzelne Vorlage erstellt, ausfüllt und weiterleitet.

Und es handelt sich auch nicht um allgemeine Prozessautomatisierung, bei der zufällig Dokumente eine Rolle spielen. Low- und No-Code-Tools wie Power Automate sind leistungsstark, wenn es darum geht, Anwendungen zu verknüpfen und Workflows auszulösen, doch dokumentenintensive Prozesse benötigen oft spezielle Dokumentenfunktionen, um die betreffenden Dateien zu verarbeiten. Erst durch diese Kombination wird Dokumentenautomatisierung praktisch und spart Teams tatsächlich Zeit.

Wo sollten Unternehmen bei der Implementierung der Dokumentenautomatisierung ansetzen?

Der effektivste Einstiegspunkt ist die dokumentenbezogene Aufgabe mit dem höchsten Volumen und dem höchsten Wiederholungsgrad, die Ihr Team derzeit manuell erledigt. Formatkonvertierungen, routinemäßige Datenextraktion und Erinnerungen an Unterschriftsanfragen sind gängige Ausgangspunkte, da sie klar definiert sind, der manuelle Aufwand leicht zu messen ist und der Nutzen der Automatisierung unmittelbar eintritt.

Von dort aus weiten Unternehmen den Einsatz in der Regel auf komplexere Arbeitsabläufe aus, sobald sich das Team mit den Tools vertraut gemacht hat und erkennt, wo die nächsten Engpässe liegen.

Teams ohne interne Entwicklungsressourcen beginnen in der Regel mit Low-Code-Konnektoren über Plattformen wie Power Automate, die es ermöglichen, Dokumentenvorgänge ohne Programmieraufwand in bestehende Workflows zu integrieren. Teams mit technischer Kompetenz wechseln oft schnell zur direkten API-Integration, die mehr Kontrolle bietet und komplexere Anwendungsfälle abdeckt.

Keiner der beiden Wege ist richtiger als der andere. Entscheidend ist, dass die Automatisierung zuverlässig ist, die Ergebnisse konsistent sind und sich die Mitarbeiter, die die Arbeit früher manuell erledigt haben, nun auf andere Aufgaben konzentrieren können.

So finden Sie heraus, ob Dokumentenautomatisierung der richtige nächste Schritt ist

Wenn Ihr Team umfangreiche, sich wiederholende Dokumentenaufgaben bewältigt, wenn manuelle Dokumentenschritte zu Verzögerungen in ansonsten automatisierten Arbeitsabläufen führen oder wenn Dokumentenfehler eine wiederkehrende Quelle für Compliance-Risiken darstellen, lohnt es sich auf jeden Fall, die Dokumentenautomatisierung in Betracht zu ziehen.

Sie benötigen kein großes Technologieteam, um loszulegen, und Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Die meisten Unternehmen beginnen mit einem einzigen Workflow, messen die eingesparte Zeit und bauen von dort aus weiter aus.

Wie Nitro Automate den Weg weg von manueller Dokumentenarbeit unterstützt

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Für Unternehmen ohne bestehende Automatisierung bietet Nitro Automate einen reibungslosen Einstieg: klare Dokumentation, einen auf Konnektoren basierenden Ansatz, der keine Entwicklungsressourcen erfordert, sowie die Möglichkeit zur Skalierung, sobald die ersten Workflows laufen.

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