Informe Nitro: La brecha entre las promesas de la IA y la productividad documental

Los ejecutivos creen que la IA ya ha solucionado los problemas relacionados con la gestión de documentos. Los responsables no están de acuerdo.

Un contrato se queda atascado a la espera de una firma. Hay que copiar y pegar manualmente datos de un PDF en una hoja de cálculo. Alguien imprime un formulario, lo firma, lo escanea y lo devuelve por correo electrónico. Esa es la brecha entre las mejoras de productividad prometidas por la IA y la realidad del trabajo con documentos en 2026. Nada de esto parece un caso claro de aplicación de la IA, pero es precisamente ahí donde se pone de manifiesto la brecha entre las promesas de la IA y la productividad diaria en el manejo de documentos.

Una nueva encuesta de Nitro realizada a más de 1.300 ejecutivos y directivos revela una marcada desconexión entre cómo perciben los directivos y el personal el progreso de la IA en los flujos de trabajo documentales.

Para medir esa brecha directamente en el ámbito laboral, Nitro encuestó a 239 altos directivos y a 1.100 gerentes y directores de los sectores de servicios financieros, jurídico, manufacturero, sanitario e inmobiliario en EE. UU., el Reino Unido y Canadá. Los resultados se recogen en nuestro último informe, «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales: Cómo salvar la brecha entre las promesas de la IA y la productividad , y responden a una pregunta que el ciclo de anuncios sobre IA ha eludido en gran medida: ¿está llegando realmente toda esta inversión al trabajo diario de editar, firmar, censurar y procesar documentos, o se está estancando en algún punto entre la sala de juntas y el escritorio?

Dos puntos de vista contrapuestos sobre la adopción de la IA en los documentos empresariales

La desconexión comienza por cómo cada grupo clasifica la IA en cuanto a prioridad. El 84 % de los ejecutivos considera que la IA en los flujos de trabajo documentales es una prioridad alta o crítica, lo que supone 30 puntos por encima del 54 % de los directivos que opinan lo mismo. Esa brecha se acentúa en lo que respecta a la implantación: el 85 % de los ejecutivos afirma que la IA llega al menos a alguna parte de la organización, mientras que los responsables, al referirse únicamente a su propio departamento, sitúan la cifra en el 52 %.

Y la discrepancia resulta más difícil de conciliar en lo que respecta al despliegue total, donde aproximadamente la mitad de los ejecutivos (49 %) afirma que la IA se está utilizando en toda la empresa, frente a solo el 12 % de los responsables que opinan lo mismo sobre su departamento.

Si se leen ambas perspectivas conjuntamente, los ejecutivos describen una organización que ya ha alcanzado su objetivo, mientras que los gerentes describen una que apenas ha comenzado.

El problema de «imprimir, firmar y escanear» sigue costando horas cada semana

Independientemente de cuál de las dos versiones te parezca más precisa, el coste es el mismo. En lo que respecta al trabajo manual con documentos, el 62 % de los responsables afirma que los empleados de su equipo dedican seis o más horas a la semana a tareas como editar, convertir, fusionar, extraer y censurar, y casi un tercio de ellos (31 %) sitúa la cifra por encima de las 11 horas: una parte cuantificable de cada semana laboral que se pierde en un trabajo que se suponía que la IA iba a eliminar. Los ejecutivos ven el problema a una escala organizativa aún más amplia: el 84 % sitúa a su organización en seis o más horas a la semana y el 41 % sitúa la media entre 11 y 15.

La versión más «analógica» de ese problema tampoco ha desaparecido. Casi todos los ejecutivos y directivos encuestados (el 96 % y el 94 %, respectivamente) afirman que, en los últimos seis meses, a alguien de la organización se le siguió pidiendo que imprimiera un documento, lo firmara a mano, lo escaneara y lo reenviara por correo electrónico, y solo una pequeña fracción de ambos grupos afirma haber pasado ya a un sistema totalmente digital.

La proliferación de herramientas de gestión documental y la brecha en la automatización de los flujos de trabajo en 2026

Parte de la razón por la que existe esta brecha se debe a cómo se está utilizando realmente la IA en el trabajo con documentos. Entre los responsables cuyos departamentos ya utilizan la IA para tareas relacionadas con documentos, más de un tercio (37 %) describe su uso principal como herramientas independientes que funcionan en paralelo a su software de gestión documental, copiando y pegando en gran medida entre un chatbot y los sistemas en los que realmente trabajan. Solo un 12 % afirma contar con una verdadera automatización de principio a fin, en la que los distintos pasos de un proceso documental se activan uno tras otro sin que una persona tenga que trasladar el trabajo manualmente de una herramienta a otra.

Esa fragmentación agrava el problema de la proliferación de herramientas que las organizaciones ya estaban intentando resolver, ya que el 72 % de los ejecutivos afirma que su organización utiliza seis o más herramientas de gestión documental distintas. Casi todo el mundo coincide en que algo tiene que cambiar: el 95 % de los ejecutivos y el 75 % de los directivos confirman que están evaluando activamente o planeando consolidar su conjunto de herramientas de gestión de documentos en los próximos 12 meses.

Las preocupaciones sobre la seguridad de los documentos son el principal obstáculo empresarial para la adopción

La seguridad encabeza la lista de obstáculos para la adopción de la IA tanto para los ejecutivos como para los responsables —por delante del coste y la complejidad de la integración— y la preocupación está bien fundada. Más de la mitad de los responsables confirman que, en algún lugar de su departamento, ya se están procesando documentos sensibles o confidenciales mediante herramientas de IA de consumo, mientras que menos de la mitad de las organizaciones cuentan con una política clara y que se aplique de forma activa que regule cómo se utiliza la IA en dichos documentos.

Allí donde se integra la IA para documentos, el retorno de la inversión es real

Los resultados sugieren que la brecha tiene más que ver con la implementación que con la capacidad de la IA en sí misma. En las organizaciones en las que la IA aplicada a los documentos se ha integrado de verdad en el trabajo diario, casi todos los ejecutivos (99 %) y la gran mayoría de los responsables (93 %) señalan al menos un resultado cuantificable, desde una reducción del tiempo dedicado al procesamiento de documentos hasta una disminución de los gastos generales de TI y administración, pasando por una respuesta más rápida para los clientes y las partes interesadas. Esto concuerda con las conclusiones de un estudio anterior de Nitro sobre la adopción de la IA en las empresas : mientras que el 44 % de las empresas no podía medir el retorno de la inversión (ROI) de sus inversiones generales en IA, la IA aplicada a los documentos destacó como la excepción, ya que las organizaciones que la implementaron ahorraron una media de nueve o más horas a la semana por empleado, lo que equivale a 26 millones de dólares en valor de productividad anual para una empresa de 1 000 personas. De todos los ámbitos en los que se destinarán las inversiones en IA empresarial en 2026, el trabajo con documentos es aquel en el que los beneficios son más evidentes y más fáciles de cuantificar.

Lee hoy mismo el informe completo: El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales