Nasse Signaturen vs. elektronische Signaturen: Was ist der Unterschied?

Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich auf Unterschriften mit Stift auf Papier angewiesen ist - d. h. auf feuchte Unterschriften -, kennen Sie das Problem der langsamen Durchlaufzeiten. Sie drucken das Dokument, bestellen die Seiten, scannen oder versenden es, warten auf die Rücksendung des Unterzeichners usw. Und das nur, wenn Ihr Drucker bei Bedarf funktioniert und Ihre Dokumente nicht auf dem Postweg verloren gehen.

Die gute Nachricht ist, dass es einen schnelleren Weg gibt, unterzeichnete Dokumente zu erhalten, und zwar mit  elektronischen Signaturen .

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie sich elektronische Signaturen von Nasssignaturen unterscheiden und wie sie Ihren Unterzeichnungsprozess beschleunigen, die Sicherheit erhöhen und die Kosten senken können.

Was ist eine feuchte Unterschrift?

Eine feuchte Unterschrift ist eine Markierung, die eine Person auf einem physischen Stück Papier vornimmt, um ihre Teilnahme an einem  Vertrag  oder einer Vereinbarungzu bestätigen . Sie wird "nass" genannt, weil sie in der Regel mit Tinte erfolgt, wobei der Unterzeichner einen Stift oder ein Siegel verwendet.

Während Unternehmen diese Unterzeichnungsmethode schon seit Hunderten von Jahren verwenden, können elektronische Signaturen in den meisten Ländern und Szenarien die gleiche rechtsverbindliche Wirkung haben.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (eSignature) ist eine computergestützte und  rechtsverbindliche  Methode zur schnellen Unterzeichnung elektronischer Dokumente. Sie ist sicher und überprüfbar und hilft Ihnen, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, für die bisher Papierdokumente erforderlich waren.

Die Verwendung elektronischer Signaturen bringt viele Vorteile mit sich, darunter eine höhere Effizienz, eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit, die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Sicherheit und eine positive Auswirkung auf die Nachhaltigkeit.

Möchten Sie mehr über die Vorteile für Ihr Unternehmen erfahren? Lesen Sie unseren  ultimativen Leitfaden für eSignaturen. 

Was sind die Nachteile von nassen Signaturen gegenüber elektronischen Signaturen?

• Langsame Bearbeitungszeit: Die Einholung einer nassen Unterschrift nimmt im Vergleich zur elektronischen Unterschrift einfach mehr Zeit in Anspruch.
• Höhere Kosten: Die Kosten für Papier , Druckertinte, Versandmaterial und Zustelldienste können sich schnell summieren, vor allem in Branchen wie dem Immobilien- oder  Gesundheitswesen , in denen große Mengen an Dokumenten bearbeitet werden.
• Erhöhtes Sicherheitsrisiko: Ein Papierpaket, das von einem Büro zum anderen transportiert wird, ist anfällig für Verlust, Beschädigung oder Diebstahl. Eine digitale Datei, die über ein sicheres System mit einer elektronischen Signatur versandt wird, ist wesentlich sicherer, insbesondere wenn es sich um sensible Daten handelt. 
• Nicht skalierbar: Bedenken Sie alle Nachteile einer nassen Unterschrift und multiplizieren Sie sie mit den Hunderten oder mehr Unterschriften, die Ihr Unternehmen monatlich benötigt. Mit der heute verfügbaren Technologie ist sie einfach nicht praktikabel.
• Umständliche Aktenführung: Sie können ganze Lager mit Ablagekästen für signierte Dokumente füllen, und wenn Sie auf einen Datensatz zugreifen müssen, müssen Sie sich in das physische Archiv begeben, um ihn zu finden.
• Negative Auswirkungen auf die Umwelt: Hunderte oder Tausende von mehrseitigen Dokumenten, die jedes Jahr erstellt werden, entsprechen vielen toten Bäumen. Im 21. Jahrhundert können Unternehmen mit elektronischen Signaturen die natürlichen Ressourcen  schonen   und  trotzdem ihre Arbeit erledigen.
• Geringere Transparenz des Unterschriftsstatus: Bei der Verwendung von Nasssignaturen wissen Sie möglicherweise nicht, wo sich ein Dokument im Unterzeichnungsprozess befindet. Im Gegensatz dazu bieten elektronische Signaturen einen Prüfpfad, so dass Sie immer über den Status eines Dokuments informiert sind. 

Wann kann ich eine elektronische Signatur anstelle einer feuchten Unterschrift verwenden?

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass elektronische Signaturen für Sie oder Ihre geschäftlichen Anforderungen nicht geeignet sind, müssen Sie das nicht.  Elektronische Signaturen haben in praktisch allen Industrieländern die gleiche rechtsverbindliche Wirkung wie feuchte Unterschriften.

Dank des US-amerikanischen  Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN)  sind elektronische Signaturen in den USA und überall dort, wo Bundesgesetze gelten, rechtsgültig. In ähnlicher Weise legt der  Uniform Electronic Transactions Act (UETA)  die rechtliche Einheitlichkeit elektronischer und handschriftlich unterzeichneter Dokumente fest, um Hindernisse für den digitalen Handel in den USA zu beseitigen.

In der Europäischen Union (EU) legt die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS)  die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen fest. Einige EU-Länder gehen sogar noch weiter und verlangen eine digitale Signatur - einen verschlüsselten Code, den ein Unterzeichner verwenden kann, um die Integrität und Authentizität einer Nachricht zu überprüfen.

Während Sie an vielen Orten der Welt und in den meisten Szenarien elektronische Signaturen anstelle von Nasssignaturen verwenden können, gibt es einige wenige Ausnahmen.

Wann sollte ich eine feuchte Unterschrift im Gegensatz zu einer elektronischen Signatur verwenden?

Die Vorschriften, die regeln, wo feuchte Unterschriften erforderlich sind, sind unterschiedlich.

Im Rahmen von eIDAS ist eine eigenhändige Unterschrift auf den folgenden Dokumenten erforderlich:

• Dokumente im Zusammenhang mit Familien- und Erbrecht, wie z. B. Trennungsvereinbarungen oder Testamente
• Rechtshandlungen oder Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung einer gerichtlichen Genehmigung erfordern
• Urkunden zur Sicherstellung einer Vermögensgarantie für eine Kaution
• Fälle, in denen ein spezielles Gesetz das eSigning verbietet

• Notariell beglaubigte Dokumente
• Hypotheken oder Zwangsräumungen
• Treuhandurkunden
• Schuldscheine

In  Australien  sind elektronische Signaturen in Fällen von Staatsbürgerschaft und Migration nicht gültig.

Der kanadische Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA ) gilt nicht für einige familienrechtliche Angelegenheiten (Testamente, Trusts, Scheidungen) und Immobilientransaktionen.

Um sicherzugehen, sollten Sie sich über die Richtlinien in den einzelnen Ländern informieren, die für Ihre Transaktion relevant sind.

Kann ich Nitro Sign für eine feuchte Unterschrift verwenden?

Unternehmen verwenden  Nitro Sign in der Regel für die Verwaltung elektronischer und digitaler Unterschriften, es kann aber auch dazu beitragen, die Erfassung von Unterschriften zu beschleunigen.

Mit Nitro Sign können Sie einem digitalen Dokument auf verschiedene Arten eine feuchte Unterschrift hinzufügen, z. B. durch Hochladen einer Unterschrift aus einem Scan oder durch "Schreiben" einer Unterschrift mit einem Cursor .

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und steigern Sie Ihre Produktivität mit eSigning von Nitro

Um die Produktivität zu steigern, müssen Sie verschwendete Zeit und Ressourcen vermeiden. Wenn Sie die einzigartigen Merkmale, Vor- und Nachteile von nassen und elektronischen Unterschriften und deren Vorteile kennen, können Sie die besten Entscheidungen darüber treffen, was Sie für einen effizienten Arbeitsablauf benötigen und wie Sie dies umsetzen können .

Nitro Sign bietet die einfachste Methode zum Erstellen, Versenden und Nachverfolgen elektronischer Signaturen und lässt sich gleichzeitig in Ihre anderen digitalen Prozesse integrieren .

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