5 Überlegungen zur eSignatur von Dokumenten mit sensiblen Daten

Mehr Unternehmen als je zuvor sind von traditionellen auf elektronische Signaturen umgestiegen, aber dieser Übergang wirft praktische Fragen auf. Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Daten umgeht, wie können Sie sicherstellen, dass Sie alle Sicherheitsvorkehrungen bei elektronischen Dokumenten und eSigning treffen?

Dieser Beitrag hilft Ihnen dabei, wichtige Überlegungen anzustellen, um sicherzustellen, dass Ihre eSignatur-Lösung und Ihr Anbieter Ihnen helfen, sensible Daten richtig zu behandeln. Sie können auch unseren  ultimativen Leitfaden für elektronische Signaturen  herunterladen, um alles zu erfahren, was Sie über eSigning wissen müssen.

Was sind Beispiele für sensible Daten, die elektronisch signiert werden können?

• Daten über Gesundheit und persönliche Informationen (Gesundheitswesen, Finanzen, HR)
• Genetische Daten (Medizin, Lebensversicherung)
• Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft (HR)
• Politische Zugehörigkeit und Meinungen (Regierung, öffentlicher Sektor)
• Daten über die sexuelle Ausrichtung einer Person (Gesundheitswesen, Finanzwesen)
• Biometrische Daten (bei Verwendung biometrischer Unterzeichnungsmethoden)

Automatisch generierte Versicherungspolicen, digital unterzeichnete  Immobilienverträge , digitales Onboarding von Patienten in Krankenhäusern - all dies sind Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen ihre papierbasierten Prozesse mit eSignaturen modernisieren. Aber Branchen, die in großem Umfang personenbezogene und sensible Daten verarbeiten, müssen sehr vorsichtig mit diesen Informationen umgehen.

Unternehmen im  Gesundheitswesen , im Rechtswesen, im  Bankwesen , im  Versicherungswesen  und in  Behörden  verarbeiten täglich sensible Daten. Dokumente werden ständig ausgetauscht, und jeder Teil der persönlichen und/oder vertraulichen Informationen muss berücksichtigt werden. Außerdem kann ein unvorsichtiger Umgang mit sensiblen Daten schwere Strafen nach sich ziehen. So sind beispielsweise die umfassenden europäischen GDPR-Vorschriften 2018 in Kraft getreten, und die in der Öffentlichkeit bekannt gewordenen Datenschutzverletzungen haben Unternehmen in den letzten zehn Jahren einen enormen Rückschlag versetzt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Unternehmen müssen darauf achten, dass sie beim Umgang mit digitalen Informationen ihre Branchenrichtlinien einhalten. Das gilt für alle Arten der Arbeit mit digitalen Dokumenten, und eSigning bildet da keine Ausnahme.

5 Überlegungen zum eSigning mit sensiblen Daten
Im Folgenden finden Sie 5 Punkte, die Sie bei der Bewertung von eSigning-Lösungen beachten sollten, um sicherzustellen, dass sensible Daten ordnungsgemäß verwaltet werden.

1) Identifizierung des Unterzeichners

Wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Unterschrift versenden, stellen Sie sicher, dass nur die Person Zugang erhält, deren Unterschrift Sie anfordern. Ermitteln Sie für jedes Dokument den oder die Alleinunterzeichner. Sobald der Empfänger feststeht, können Sie sichere Online-Tools nutzen, die  Identifizierungsdienste  anbieten, damit das Dokument in den Händen einer bestimmten Person bleibt. Solche Tools können z. B. ein nationaler Personalausweis, ein Identitätsschema oder ein Dienst sein, der Identifikationsmöglichkeiten bietet.

2) Zustimmungsmanagement

Bestimmte Kategorien personenbezogener Daten dürfen nur nach ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden. Stellen Sie in diesen Fällen sicher, dass Sie die erforderlichen Einwilligungen von Ihren Unterzeichnern einholen. Einige eSigning-Lösungen bieten Tools für die Verwaltung von Einwilligungen, mit denen Datenerheber die Einwilligung ihrer Empfänger einholen können.

Außerdem müssen Sie Ihre Verarbeitungsaktivitäten transparent gestalten und die betroffenen Personen in angemessener Weise informieren. Die Wahl einer eSigning-Lösung, die diese Informationen in einem Pop-up-Format präsentiert, bevor die Empfänger ihre Dokumente unterschreiben, kann diesen Prozess automatisieren.

3) Aufbewahrungsfristen für Daten

Aufbewahrungsfristen (wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden) sind ein heißes Thema in der Informationssicherheit geworden. Wenn viele Dokumente mit elektronischen Signaturen verarbeitet werden, ist es sehr wichtig zu berücksichtigen, wie lange diese Dokumente gespeichert werden und wo sie anschließend archiviert werden.

Die wohl folgenreichste Entscheidung, die es zu treffen gilt, ist die, ob eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung für die Datenspeicherung gewählt wird. Cloud-Lösungen speichern entweder signierte Dokumente in der Cloud oder bieten  API-Integrationen , die es ermöglichen, die digitale Signatursoftware mit einem DMS oder anderen relevanten Softwarepaketen zu verbinden. Wenn Sie API-Integrationen konfigurieren, stellen Sie sicher, dass Sie die signierten Dokumente von den Servern Ihres Anbieters löschen, sobald die Signatur abgeschlossen ist.

4) eSigning mit Verschlüsselung

Die Verschlüsselung gewährleistet die Vertraulichkeit des Inhalts eines Dokuments und ist daher vielleicht der beste Weg, um die Sicherheit persönlicher Daten zu gewährleisten. Bei der Verschlüsselung haben nur die berechtigten Parteien Zugang zu den Informationen, die an sie gesendet werden. Bei der Verschlüsselung von Informationen ist es wichtig, auch die Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung zu berücksichtigen.

5) Nationale Gesetze zum Datenaufenthalt und Gesetzgebung

Es ist wichtig, die nationale Gesetzgebung zur Datenspeicherung und -übertragung nicht aus den Augen zu verlieren. Länder können spezielle Gesetze für bestimmte Arten von Daten erlassen. So hat Frankreich beispielsweise umfassende rechtliche Schritte für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ergriffen. Achten Sie auf die  Compliance-Vorschriften  für die Übertragung von Daten zwischen Ländern.

Nitro's eSign Sicherheitsmaßnahmen
Identifizierung des Unterzeichners
Identifizierungsdienste		Identifizieren Sie den Unterzeichner, bevor Sie Zugriff auf Dokumente gewähren, indem Sie unsere Identitätsdienste in Ihre eSignatur-Umgebung integrieren.
Datenschutz durch Design
Opt-in-Schaltfläche		Einfügen von Opt-in-Schaltflächen zur Einholung der erforderlichen Zustimmungen
Verwaltung von Einwilligungen		Konfigurieren Sie Ihre eigene Zustimmungsmanagement-Richtlinie
Datenschutzrichtlinien		Binden Sie Ihre maßgeschneiderten Datenschutzrichtlinien in den Unterzeichnungsprozess ein
Aufbewahrungsfristen
API-Integrationen		Konfigurieren Sie unsere APIs nach Bedarf, um sicherzustellen, dass die signierten Dokumente sicher in Ihren internen Systemen gespeichert werden.
Automatische Löschung		Installieren Sie die automatische Löschung, um sicherzustellen, dass die Dokumente nicht gespeichert werden, nachdem sie signiert wurden.
Verschlüsselung
Verschlüsselung		Dokumente (und die darin enthaltenen Daten) werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt.