Was ist PDF/A? Warum es wichtig ist und wie man es verwendet

In der heutigen digitalen Welt wechseln die Menschen die Geräte, aktualisieren Anwendungen und experimentieren mehr denn je mit neuen Tools. Doch während sich Ihre Technologie weiterentwickelt, ist es wichtig, dass Ihre Dokumente zugänglich bleiben.

Wenn Sie Ihre PDFs jetzt zukunftssicher machen, ersparen Sie sich auf lange Sicht unnötigen Zeitaufwand und Stress und können sicher sein, dass Ihre Dokumente genau so bleiben, wie Sie sie erstellt haben.

In diesem Artikel beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zu PDF/A.

1. Was ist PDF/A?

Portable Document Format Archive, oder einfach PDF/A, ist ein Dateiformat, das entwickelt wurde, um die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Ihre PDF-Dokumente so aussehen, wie sie erstellt wurden, unabhängig von Software- oder Hardwareänderungen im Laufe der Zeit.

Im Gegensatz zu Standard-PDF-Dateien, die Elemente enthalten, die sich nicht für die Archivierung eignen, wie Multimedia-Komponenten, Schriftarten oder externe Verweise, ist PDF/A so konzipiert, dass es in sich geschlossen ist. Es enthält spezifische Richtlinien und Anforderungen für Dokumentstruktur, Schriftarten, Farbräume, Metadaten und eingebettete Schriften. Außerdem schreibt es die Einhaltung bestimmter ISO-Normen vor.

2. Warum sollte ich mein Dokument im PDF/A-Format erstellen?

Unabhängig davon, ob Sie ein skalierendes Unternehmen, ein Student oder ein Unternehmer sind, bietet die Erstellung von PDF/A-Dokumenten viele Vorteile.

Wahrung der Konsistenz: Ihre Dokumente erscheinen so, wie sie erstellt wurden, unabhängig von Software- oder Hardwareänderungen im Laufe der Zeit.
Bessere Durchsuchbarkeit: PDF/A-Dokumente können indiziert und durchsucht werden, was ihre Zugänglichkeit für zukünftige Abrufe und Referenzen verbessert.
Einhaltung von Gesetzen: In vielen Branchen ist die Verwendung von PDF/A für die Archivierung erforderlich, um die Einhaltung von Gesetzen und die Authentizität von Dokumenten zu gewährleisten.
Verbesserte Zugänglichkeit: Die PDF/A-Standards enthalten Funktionen für die Barrierefreiheit , so dass Dokumente auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
Risikominimierung: Durch die Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format können Unternehmen das Risiko eines Datenverlusts verringern und so die Geschäftskontinuität und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

3. Wie werden PDF/A-Dateien verwendet?

Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele dafür, wie verschiedene Branchen die Vorteile von PDF/A-Dokumenten nutzen können.

PDF/A Anwendungsfälle
Regierung	Gewährleistet die langfristige Aufbewahrung wichtiger Unterlagen wie Geburtsurkunden, Grundbucheintragungen und Gesetzesdokumente.
Recht	Bewahrt juristische Dokumente, Verträge und Prozessakten auf und gewährleistet deren Integrität und Zulässigkeit vor Gericht.
Gesundheitswesen	Archivierung von Patientenakten, medizinischen Berichten und Forschungsunterlagen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und die Genauigkeit der Krankengeschichte zu erhalten.
Technik und Fertigung	Bewahrt komplexe technische Dokumentationen auf, einschließlich CAD-Zeichnungen und technische Schemata.
Bildung	Stellt sicher, dass Bildungsinhalte wie Kursmaterialien, Forschungsarbeiten und akademische Dokumente für zukünftige Referenzen konsistent bleiben.
Finanzen	Archiviert Finanzdokumente wie Kontoauszüge und Rechnungen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen, Prüfungen zu erleichtern und die Zugänglichkeit von Daten zu gewährleisten.

4. Gibt es verschiedene Arten von PDF/A?

PDF/A gibt es in verschiedenen Varianten. Dies geschieht durch die Mischung verschiedener PDF/A-Standards und Konformitätsstufen, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben, um den Fortschritten in der Technologie und den Anwendungsfällen Rechnung zu tragen.

PDF/A-1

Dies ist der am häufigsten verwendete und ursprüngliche PDF/A-Standard, der sicherstellt, dass das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments im Laufe der Zeit erhalten bleibt. Er ist auch der restriktivste, da er weder JPEG 2000 noch Ebenen oder Anhänge unterstützt.
Fehlende Funktionen: JPEG2000 , Transparenz, Ebenen und Anhänge.
Konformitätsstufen:

PDF/A-1a (barrierefrei) ermöglicht unterstützende Technologien zur Verbesserung der Zugänglichkeit einer PDF-Datei, indem Text und andere Elemente in einem zugänglichen Format bereitgestellt werden. Dies ermöglicht allen Benutzern den Zugang zu Informationen. Ein Beispiel für die Verwendung von PDF/A-1a ist ein Bildschirmlesegerät für Sehbehinderte.
PDF/A-1b (Basic) wird verwendet, um Archivversionen von Dokumenten zu erstellen, damit sie so wiedergegeben werden können, wie sie gespeichert wurden. Es handelt sich um eine strengere Untermenge der ISO-PDF-Spezifikation.

Wie Sie PDF in PDF/A-1a & 1b konvertieren können, erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch .

PDF/A-2

PDF/A-2 baut auf PDF/A-1 auf und bietet zusätzliche Unterstützung für Farbräume, JPEG2000-Kompression und eingebettete Dateien sowie die Einführung von Transparenz. PDF/A-2 macht PDF/A 1 nicht obsolet, d. h. eine gültige PDF/A-1b-Datei kann von einer Software geprüft werden, die auf die Prüfung von PDF/A2b oder PDF/A-3b eingestellt ist.
Neue Funktionen: JPEG2000 , Transparenz, Ebenen und Anhänge (nur andere PDF/A-Dateien).
Konformitätsstufen:

PDF/A-2a (Accessible) baut auf der Struktur auf, die durch die PDF/A-2u-Tags gebildet wurde, und erleichtert die Suche und Wiederverwendung von Inhalten in einem PDF-Dokument. Ähnlich wie bei PDF/A-1 macht es Dokumente für Menschen mit Sehbehinderungen zugänglich.
PDF/A-2b (Basic) ist die minimale Konformität, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass ein PDF-Dokument visuell so wiedergegeben werden kann, wie es erstellt wurde.
PDF/A-2u (Unicode) umfasst die gesamte Konformität der Stufe B mit der zusätzlichen Anforderung, dass alle Texte im Dokument Unicode-Äquivalente haben müssen, um sicherzustellen, dass alle Texte indiziert und angezeigt werden können.

Wie Sie PDF in PDF/A-2a, 2b & 2u konvertieren können, erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch.

PDF/A-3

Führt die Einbettung in eine PDF/A-Datei oder in Dateien eines beliebigen anderen Formats ein (nicht nur in andere PDF/A-Dateien, wie in PDF/A-2 erlaubt) und eignet sich damit für Dokumente, die Anhänge enthalten müssen, die nicht aus dem PDF-Format stammen.
Neue Funktionen: Anhänge (beliebiger Dateityp).
Konformitätsstufen:

PDF/A-3a verbessert die Zugänglichkeit, ähnlich wie PDF/A 2a und PDF/A-1a.
Es hat eine hohe visuelle Integrität und gewährleistet die identische Darstellung eines PDF-Dokuments zum Zeitpunkt seiner Erstellung.
PDF/A-3u ermöglicht die Durchsuchbarkeit von Texten und das Kopieren von Unicode-Text für digital erstellte PDF-Dokumente und solche, die mit optischer Zeichenerkennung (OCR ) gescannt wurden.

PDF/A-4

Unterstützt die Archivierung von ausfüllbaren Formularen, indem es nicht-statische Inhalte in PDF-Dokumenten in Form von JavaScript erlaubt. Dies bedeutet, dass Informationen über die Werte oder die Logik eines interaktiven Formulars gespeichert und archiviert werden können. Außerdem wird der Umgang mit digitalen Signaturen vereinfacht.
Neue Funktionen: 3D-Modelle, Rich Media und 3D-Anmerkungen.
Konformitätsstufen:
- PDF/A-4e (Engineering) unterstützt 3D-Modelle, Rich Media und 3D-Anmerkungen sowie eingebettete Dateien.
- PDF/A-4f erlaubt die Einbettung beliebiger Dateien.

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Dezember 2020 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um die PDF/A-Aktualisierungen zu berücksichtigen.

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