Nitro Sign's complete gids voor e-handtekening controletrails

Wat zijn audittrails voor e-handtekeningen?

Een audit trail voor e-handtekeningen (ook wel audit log of certificaat van voltooiing genoemd) is een veilige, digitale registratie van elke actie die tijdens het elektronische ondertekeningsproces wordt ondernomen. Controletrajecten dienen als een bron van waarheid voor naleving, verificatie en transparantie, waarin precies wordt vastgelegd wie heeft ondertekend, wanneer dat is gebeurd en hoe het document is behandeld.

Met Nitro Sign bevat elk ondertekend document automatisch een fraudebestendig controlespoor. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf de activiteiten van ondertekenaars kan verifiëren, gevoelige gegevens kan beschermen en kan blijven voldoen aan de wereldwijde regelgeving voor e-handtekeningen.

Welke informatie leggen controletrails vast?

Een controletraject biedt een schoon, beschrijvend document waarin alle activiteiten van de ondertekenaar en de documentgeschiedenis worden weergegeven. Typische details die worden vastgelegd zijn

• Identiteit ondertekenaar: Naam, e-mailadres en IP-adres.

• Authenticatiestatus: Bevestigingdat de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd.

• Tijdstempels: Datumen tijd waarop elke actie heeft plaatsgevonden.

• Uitgevoerde acties: Ondertekenen, bekijken, doorsturen of bewerken.

• Integriteit van het document: Verificatiedat het bestand niet is gewijzigd na ondertekening.

Omdat deze gegevens automatisch worden vastgelegd, verminderen audit trails het risico op fouten of geschillen en bieden ze een verdedigbaar bewijs van ondertekening.

Waarom zijn audit trails voor e-handtekeningen belangrijk voor bedrijven?

Naleving van eSign garanderen

Audit trails  ondersteunen de naleving  van de belangrijkste wetten en standaarden voor elektronische handtekeningen, waaronder:

• eIDAS (EU): Zorgt voorrechtsgeldigheid van eSignatures in de hele EU.

• ESIGN Act & UETA (VS): Regeltde afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen in de VS.

• GDPR: Vereistverantwoordingsplicht bij de verwerking van persoonlijke gegevens.

• ISO 27001, SOC 2, HIPAA: Frameworks die de veilige omgang met gevoelige informatie benadrukken.

Audit trails houden een verifieerbare digitale registratie bij, helpen organisaties aan deze vereisten te voldoen en naleving van de regelgeving aan te tonen.

Documentbeveiliging versterken

Audit trails creëren transparantie en verantwoording door alle acties van ondertekenaars vast te leggen. Dit helpt bij het beschermen van industrieën met strenge beveiligingsvereisten, zoals de gezondheidszorg, de financiële sector of onroerend goed, door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde partijen toegang hebben tot documenten.

Efficiëntere workflow

In plaats van handtekeningen handmatig bij te houden, loggen audit trails automatisch elke stap. Je team kan de geschiedenis van een document direct bekijken of downloaden, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het najagen van papierwerk en de zichtbaarheid tussen afdelingen verbetert.

Minder kosten en papierverspilling

Gedigitaliseerde audit trails maken papieren archiveringssystemen overbodig, helpen bedrijven kosten te besparen en ondersteunen tegelijkertijd duurzaamheidsdoelstellingen.

Hoe kan ik controletrajecten in Nitro Sign openen en downloaden?

Elk document in Nitro Sign bevat een audit trail. Het downloaden is eenvoudig:

1. Open het gewenste document in Nitro Sign.

2. Klik op het Informatie icoon in de rechterbovenhoek.

3. Selecteer in het uitklapbare informatiepaneel het tabblad Geschiedenis.

4. Klik op Audit Trail downloaden.

U kunt het bestand lokaal of op een gedeelde schijf opslaan om een veilige, centrale registratie te behouden.

Probeer Nitro Sign 14 dagen gratis uit en bekijk onze veilige audit trails zelf. 

Casestudie: Salem Media verhoogt productiviteit met Nitro Audit Trails

Salem Media , een wereldwijd entertainmentbedrijf, wendde zich tot Nitro Sign om de workflows te versnellen en de zichtbaarheid voor verkoop-, marketing-, accounting- en engineeringteams te verbeteren.

Door gebruik te maken van de audit trail-functie van Nitro, creëerde Salem Media een digitale "archiefkast" van handtekeningen, waarmee werknemers direct toegang kregen tot de gegevens van de ondertekenaar en de documentgeschiedenis. Het bedrijf breidde de toegang tot Nitro Sign uit tot 10 keer meer werknemers dan voorheen, waardoor goedkeuringscycli sneller verlopen en de productiviteit in de hele organisatie toeneemt.

Veelgestelde vragen over controletrajecten voor e-handtekeningen

Wat is een controletraject voor e-handtekeningen?

Een eSignature audit trail is een digitale registratie van elke actie die tijdens het ondertekeningsproces wordt ondernomen. Dit omvat details zoals de naam van de ondertekenaar, het e-mailadres, het IP-adres, de tijd en datum van elke actie en de bevestiging van verificatie. Door dit record bij te houden, hebben organisaties een complete, fraudebestendige geschiedenis van het document vanaf het moment dat het wordt verzonden tot aan de uiteindelijke ondertekening, wat zorgt voor verantwoording en transparantie.

Zijn audit trails juridisch bindend?

Het audittraject zelf is geen handtekening, het is het bewijs dat aantoont dat er een geldig elektronisch ondertekeningsproces heeft plaatsgevonden. In combinatie met het ondertekende document dienen audit trails als wettelijk bewijs in de rechtbank of bij nalevingscontroles. Ze tonen aan dat de ondertekenaar werd geverifieerd, dat het document niet werd gewijzigd en dat het proces voldeed aan de vereisten van wereldwijde wetten zoals de ESIGN Act, UETA en eIDAS. Dit maakt ze tot een cruciaal onderdeel van het creëren van wettelijk bindende elektronische handtekeningen.

Hoe ondersteunen audit trails compliance?

Audit trails fungeren als een waarborg voor naleving door alle belangrijke gegevenspunten in de ondertekeningsworkflow te documenteren. Ze helpen bedrijven om te voldoen aan voorschriften zoals GDPR (door verantwoording af te leggen voor het gebruik van persoonlijke gegevens), HIPAA (door gevoelige gezondheidsinformatie te beschermen) en ISO 27001 of SOC 2 (door beveiligingscontroles te versterken). In branches waar audits gebruikelijk zijn, zoals de financiële sector, de gezondheidszorg en de overheid, dient een audit trail als bewijs dat je processen voldoen aan de industrienormen.

Kan er met een audit trail worden geknoeid?

Niet met Nitro Sign. Zodra een document is ondertekend, is de audit trail bestand tegen wijzigingen. Dit garandeert de integriteit van de documentgeschiedenis en voorkomt kwaadwillige bewerkingen of geschillen. Als er een poging wordt gedaan om het ondertekende document te wijzigen, zal het controlespoor de discrepantie aangeven, waardoor zowel de organisatie als de ondertekenaar wordt beschermd.

Wat is het verschil tussen een audit trail en een certificaat van voltooiing?

Beide termen worden vaak door elkaar gebruikt. Een audit trail is het gedetailleerde verslag van de acties die zijn ondernomen op een document, terwijl een certificaat van voltooiing meestal de formele samenvattende versie van dat verslag is, geleverd door de eSignature-oplossing aan het einde van het proces. Samen bieden ze controleerbaar bewijs van de ondertekeningsworkflow.

Voor wie zijn audittrails?

Elk bedrijf dat documenten elektronisch verstuurt of ondertekent, kan voordeel halen uit audit trails. Ze zijn vooral van cruciaal belang voor sectoren met strenge compliance-eisen, zoals de juridische sector, de financiële dienstverlening, de gezondheidszorg, de vastgoedsector en de overheid, waar het onderhouden van veilige en transparante documentatie essentieel is.

Hoe lang moeten audit trails worden opgeslagen?

De opslagvereisten verschillen per branche en regelgeving. Financiële dienstverleners kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn om gegevens meerdere jaren te bewaren om te voldoen aan auditvereisten, terwijl organisaties in de gezondheidszorg gegevens moeten bewaren om te voldoen aan HIPAA. Met Nitro Sign kunnen organisaties audittrails lokaal of in beveiligde cloudsystemen downloaden en opslaan, zodat het bewaarbeleid kan worden afgestemd op de bedrijfsbehoeften.

Kunnen audit trails papieren dossiers vervangen?

Ja. Audit trails hebben dezelfde functie als traditionele papieren logboeken, maar dan in een veilige, digitale indeling. Door over te stappen op digitale audit trails worden organisaties minder afhankelijk van papieren archiveringssystemen, besparen ze op opslagkosten en verbeteren ze de toegankelijkheid zonder dat dit ten koste gaat van compliance of beveiliging.

Wat gebeurt er als een ondertekenaar weigert een document in te vullen?

Zelfs onvolledige transacties worden bijgehouden in het auditspoor. Als een ondertekenaar een document bekijkt maar het niet ondertekent, zal die activiteit (inclusief tijdstempels en gebruikersgegevens) nog steeds in het log verschijnen. Deze zichtbaarheid helpt organisaties inzicht te krijgen in de status van overeenkomsten en deze op te volgen waar nodig.

Zijn audit trails verplicht onder GDPR?

GDPR schrijft niet specifiek het gebruik van audit trails voor, maar vereist wel dat organisaties verantwoording, beveiliging en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens aantonen. Een audit trail biedt verifieerbaar bewijs van hoe en wanneer persoonlijke gegevens (zoals namen en e-mailadressen in een ondertekeningsproces) werden ingezien of gebruikt. Dit helpt organisaties om compliance aan te tonen tijdens audits of onderzoeken.

Hoe ondersteunen audit trails de naleving van eIDAS?

Volgens de eIDAS-verordening van de EU moeten elektronische handtekeningen verifieerbaar zijn en gekoppeld kunnen worden aan de ondertekenaar. Audit trails leveren het technische bewijs van de identiteit van de ondertekenaar, authenticatie en documentintegriteit. Voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen is een controlespoor een essentiële waarborg die het hele handtekeningenproces valideert en wettelijke erkenning in alle EU-lidstaten garandeert.

Voldoen audit trails aan de ESIGN en UETA vereisten in de VS?

Ja. Zowel de ESIGN Act als de UETA vereisen dat elektronische handtekeningen kunnen worden toegeschreven aan een persoon en dat de transactie wordt bijgehouden. Audit trails voldoen aan deze eisen door het vastleggen van ondertekenaargegevens, tijdstempels en documentgeschiedenis. Dit zorgt ervoor dat elektronische handtekeningen juridisch afdwingbaar zijn in Amerikaanse rechtbanken.

Hoe helpen audit trails bij het naleven van HIPAA?

In de gezondheidszorg vereist HIPAA het strikt bijhouden van toegang tot beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Een audit trail laat precies zien wie een document heeft bekeken of ondertekend, wanneer ze dat hebben gedaan en welke acties ze hebben ondernomen. Deze transparantie helpt organisaties in de gezondheidszorg aan te tonen dat ze voldoen aan de privacy- en beveiligingsregels van HIPAA, terwijl gevoelige patiëntgegevens worden beschermd.

Zijn audit trails in overeenstemming met ISO 27001 en SOC 2?

Ja. Zowel ISO 27001 als SOC 2 benadrukken het loggen, monitoren en beveiligen van toegang tot gevoelige informatie. Audit trails dienen als bewijs van deze beveiligingscontroles in actie, en helpen organisaties bij het behalen en behouden van certificering of het slagen voor compliance audits.

Aan de slag met controletrajecten in Nitro Sign

Elk ondertekend document in Nitro Sign bevat een ingebouwd, downloadbaar controletraject, zodat uw bedrijf verzekerd is van transparantie, veiligheid en compliance.

Start uw gratis proefperiode van 14 dagen  of praat  vandaag nog met een Nitro Sign expert .