Firme umide e firme elettroniche: Qual è la differenza?

Se la vostra azienda si affida esclusivamente alle firme su carta, ovvero alle firme autografe, conoscete bene la difficoltà dei tempi di consegna lenti. Si stampa il documento, si ordinano le pagine, si scannerizza o si spedisce, si aspetta che il firmatario lo restituisca e così via. Sempre che la stampante funzioni quando serve e che i documenti non vadano persi nella posta.

La buona notizia è che esiste un modo più veloce per ottenere documenti firmati: la  firma elettronica .

In questa guida vedremo come le firme elettroniche si differenziano dalle firme autografe e come possono accelerare il processo di firma, aumentare la sicurezza e ridurre i costi.

Cos'è la firma a umido?

La firma a umido è un segno che una persona appone su un foglio di carta per indicare la sua partecipazione a un  contratto  o a un accordo. Si chiama "umida" perché di solito utilizza l'inchiostro e il firmatario usa una penna o un sigillo.

Sebbene le aziende utilizzino questo metodo di firma da centinaia di anni, le firme elettroniche possono avere la stessa autorità legalmente vincolante nella maggior parte dei Paesi e degli scenari.

Che cos'è una firma elettronica?

La firma elettronica, o eSignature, è un metodocomputerizzato e  legalmente vincolante  per firmare rapidamente documenti elettronici. È sicura e verificabile e consente di accelerare i flussi di lavoro che in precedenza richiedevano una documentazione cartacea.

L'uso della firma elettronica offre molti vantaggi, tra cui una maggiore efficienza, una migliore esperienza utente, la conformità legale, la sicurezza e un impatto positivo sulla sostenibilità.

Volete saperne di più sui vantaggi per la vostra organizzazione? Consultate la nostra  Guida definitiva alla firma elettronica. 

Quali sono gli svantaggi della firma a umido rispetto a quella elettronica?

• Tempi lenti: ottenere una firma umida richiede semplicemente più tempo rispetto alla firma elettronica.
• Costi più elevati: le spese per la carta , l'inchiostro della stampante, le forniture per la spedizione e il servizio di consegna possono accumularsi rapidamente, soprattutto se si opera in un settore come quello immobiliare  o  sanitario  che gestisce un elevato volume di documenti.
• Aumento del rischio di sicurezza: un pacchetto di carta che si sposta da un ufficio all'altro è esposto al rischio di smarrimento, danneggiamento o furto. Un file digitale inviato attraverso un sistema sicuro con firma elettronica è un'opzione molto più sicura, soprattutto se si tratta di dati sensibili. 
• Impossibilità di scalare: considerate tutti gli svantaggi della firma autografa e moltiplicateli per le centinaia o più di firme che la vostra azienda richiede mensilmente. Non è semplicemente pratico, data la tecnologia disponibile oggi.
• Ingombrante conservazione dei documenti: si possono riempire interi magazzini con scatole di documenti firmati e, quando si ha bisogno di accedere a un documento, si deve scavare nell'archivio fisico per trovarlo.
• Impatto ambientale negativo: centinaia o migliaia di documenti di più pagine generati ogni anno equivalgono a molti alberi morti. Nel 21° secolo, le aziende possono fare meglio, preservare le risorse naturali e  portare a termine il lavoro con le firme elettroniche.
• Riduzione della visibilità sullo stato della firma: quando si utilizza la firma a umido, è possibile che non si sappia a che punto del processo di firma si trovi un documento. Le firme elettroniche, invece, forniscono una traccia di controllo che consente di conoscere sempre lo stato di un documento. 

Quando è possibile utilizzare una firma elettronica invece di una firma a umido?

Se siete preoccupati che la firma elettronica non sia adatta a voi o alle vostre esigenze aziendali, non c'è bisogno di esserlo.  Le firme elettroniche hanno lo stesso impatto legalmente vincolante delle firme umide in quasi tutti i Paesi industrializzati.

Grazie all' Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) degli Stati Uniti , le firme elettroniche sono legalmente valide negli Stati Uniti e ovunque si applichino le leggi federali. Analogamente, lo  Uniform Electronic Transactions Act (UETA)  stabilisce l'uniformità giuridica dei documenti firmati a mano ed elettronici per eliminare le barriere al commercio digitale statunitense.

Nell'Unione Europea (UE), il regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services)  stabilisce la legalità delle firme elettroniche. Alcuni Paesi dell'UE si spingono oltre e richiedono la firma digitale, un codice crittografato che un firmatario può utilizzare per verificare l'integrità e l'autenticità di un messaggio, oltre ad altre differenze rispetto alle firme elettroniche.

Sebbene sia possibile utilizzare legalmente le firme elettroniche al posto delle firme autografe in molti luoghi del mondo e nella maggior parte degli scenari, esistono alcune eccezioni.

Quando è opportuno utilizzare una firma a umido rispetto a una firma elettronica?

Le norme che regolano i casi in cui è richiesta la firma a umido variano.

Secondo eIDAS, la firma autografa è richiesta sui seguenti documenti:

• Documenti relativi al diritto di famiglia e all'eredità, come accordi di separazione o ultime volontà e testamenti.
• Azioni legali o documenti che richiedono l'autorizzazione notarile di un tribunale
• Documenti legali per ottenere una garanzia patrimoniale per la cauzione.
• Casi in cui una legge speciale vieta la firma elettronica.

• Documenti notarili
• ipoteche o sfratti
• Atti fiduciari
• cambiali

In  Australia , le firme elettroniche non sono valide in caso di cittadinanza e migrazione.

La legge canadese sulla protezione delle informazioni personali e sui documenti elettronici (PIPEDA) non copre alcune transazioni di diritto di famiglia (testamenti, trust, divorzi) e immobiliari.

La prassi migliore per essere sicuri è quella di ricercare le linee guida dei singoli Paesi rilevanti per la vostra transazione.

Posso usare Nitro Sign per una firma a umido?

Sebbene le aziende utilizzino  Nitro Sign  per gestire le firme elettroniche e digitali, Nitro Sign  può anche contribuire ad accelerare la raccolta delle firme autografe.

Nitro Sign consente di aggiungere una firma umida a un documento digitale in diversi modi, tra cui il caricamento di una firma da una scansione o la "scrittura" di una firma tramite un cursore .

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Per aumentare la produttività, è necessario ridurre gli sprechi di tempo e di risorse. Conoscere le caratteristiche uniche, i benefici e gli svantaggi della firma autografa rispetto a quella elettronica e i loro vantaggi vi permette di prendere le decisioni migliori su ciò che vi serve per operare in modo efficiente e su come realizzarlo .

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