Guida completa di Nitro Sign agli audit trail delle firme elettroniche

Cosa sono gli audit trail delle firme elettroniche?

Un audit trail di firma elettronica (chiamato anche audit log o certificato di completamento) è una registrazione digitale sicura di ogni azione svolta durante il processo di firma elettronica. I tracciati di audit servono come fonte di verità per la conformità, l'autenticazione e la trasparenza, in quanto registrano esattamente chi ha firmato, quando ha firmato e come è stato gestito il documento.

Con Nitro Sign, ogni documento firmato include automaticamente un audit trail a prova di manomissione. In questo modo la vostra azienda può verificare l'attività del firmatario, salvaguardare i dati sensibili e rimanere conforme alle normative globali sulla firma elettronica.

Quali informazioni catturano le tracce di controllo?

Un audit trail fornisce un documento pulito e descrittivo che evidenzia tutte le attività del firmatario e la storia del documento. I dettagli tipici catturati includono:

• Identità del firmatario: Nome, indirizzo e-mail e indirizzo IP.

• Stato di autenticazione: Confermadella verifica dell'identità del firmatario.

• Timestamp: Datae ora di ogni azione.

• Azioni eseguite: Attività difirma, visualizzazione, inoltro o modifica.

• Integrità del documento: Verificache il file non sia stato alterato dopo la firma.

Poiché questi dati vengono registrati automaticamente, gli audit trail riducono il rischio di errori o controversie e forniscono una prova difendibile della firma.

Perché gli audit trail delle firme elettroniche sono importanti per le aziende?

Garantire la conformità di eSign

I tracciati di audit  supportano la conformità  alle principali leggi e standard sulla firma elettronica, tra cui:

• eIDAS (UE): Stabilisce lavalidità legale delle firme elettroniche in tutta l'UE.

• Legge ESIGN e UETA (USA): Regola l'applicabilità delle firme elettroniche negli Stati Uniti.

• GDPR: Richiederesponsabilità nella gestione dei dati personali.

• ISO 27001, SOC 2, HIPAA: Quadri che enfatizzano la gestione sicura delle informazioni sensibili.

Le tracce di controllo mantengono un record digitale verificabile, aiutando le organizzazioni a soddisfare questi requisiti e a dimostrare la conformità normativa.

Rafforzare la sicurezza dei documenti

I tracciati di controllo creano trasparenza e responsabilità registrando tutte le azioni del firmatario. Questo aiuta a proteggere i settori con esigenze di sicurezza molto rigide, come quello sanitario, finanziario o immobiliare, garantendo che solo le parti autorizzate accedano ai documenti.

Migliorare l'efficienza del flusso di lavoro

Invece di tracciare manualmente le firme, i percorsi di audit registrano automaticamente ogni passaggio. Il team può visualizzare o scaricare istantaneamente la storia di un documento, riducendo il tempo dedicato alla ricerca di documenti e migliorando la visibilità tra i vari reparti.

Riduzione dei costi e degli sprechi di carta

I percorsi di audit digitalizzati eliminano la necessità di sistemi di archiviazione cartacei, aiutando le aziende a ridurre i costi e a sostenere gli obiettivi di sostenibilità.

Come si accede e si scaricano gli audit trail in Nitro Sign?

Ogni documento in Nitro Sign include un audit trail allegato. Scaricarli è semplice:

1. Aprire il documento desiderato in Nitro Sign.

2. Fare clic sull'icona Informazioni nell'angolo in alto a destra.

3. Nel pannello delle informazioni, selezionare la scheda Cronologia.

4. Fare clic su Scarica pista di controllo.

È possibile salvare il file in locale o su un'unità condivisa per mantenere un registro sicuro e centralizzato.

Provate Nitro Sign gratuitamente per 14 giorni e scoprite voi stessi i nostri audit trail sicuri. 

Caso di studio: Salem Media aumenta la produttività con Nitro Audit Trails

L'azienda di intrattenimento globale Salem Media  si è rivolta a Nitro Sign per accelerare i flussi di lavoro e migliorare la visibilità tra i team di vendita, marketing, contabilità e ingegneria.

Sfruttando la funzione di audit trail di Nitro, Salem Media ha creato un "archivio" digitale delle firme, dando ai dipendenti accesso immediato ai dettagli del firmatario e alla cronologia dei documenti. L'azienda ha esteso l'accesso a Nitro Sign a un numero di dipendenti 10 volte superiore rispetto al passato, accelerando i cicli di approvazione e migliorando la produttività dell'intera organizzazione.

Domande frequenti sui tracciati di controllo delle firme elettroniche

Che cos'è un audit trail della firma elettronica?

Un audit trail di firma elettronica è un record digitale che registra ogni azione compiuta durante il processo di firma. Include dettagli come il nome del firmatario, l'indirizzo e-mail, l'indirizzo IP, l'ora e la data di ogni azione e la conferma dell'autenticazione. Mantenendo questo registro, le organizzazioni hanno una storia completa e a prova di manomissione del documento dal momento dell'invio alla firma finale, garantendo responsabilità e trasparenza.

I tracciati di audit sono legalmente vincolanti?

L'audit trail in sé non è una firma, ma è la prova che dimostra che è stato eseguito un processo di firma elettronica valido. Insieme al documento firmato, gli audit trail fungono da prova legale in tribunale o nelle verifiche di conformità. Dimostrano che il firmatario è stato autenticato, che il documento non è stato alterato e che il processo è stato conforme ai requisiti delle leggi globali, quali ESIGN Act, UETA ed eIDAS. Ciò li rende una parte fondamentale della creazione di firme elettroniche legalmente vincolanti.

In che modo le piste di controllo supportano la conformità?

I tracciati di audit fungono da salvaguardia della conformità documentando tutti i punti chiave del flusso di lavoro della firma. Aiutano le aziende a soddisfare i requisiti di normative come il GDPR (fornendo responsabilità per l'uso dei dati personali), l'HIPAA (proteggendo le informazioni sanitarie sensibili) e l'ISO 27001 o SOC 2 (rafforzando i controlli di sicurezza). Nei settori in cui le verifiche sono frequenti (finanza, sanità e pubblica amministrazione), un audit trail serve a dimostrare che i processi sono in linea con gli standard del settore.

È possibile manomettere un audit trail?

Non con Nitro Sign. Una volta firmato un documento, l'audit trail è a prova di manomissione e non può essere modificato. In questo modo si garantisce l'integrità della cronologia del documento e si impediscono modifiche o contestazioni dolose. Se si tenta di alterare il documento firmato, l'audit trail indicherà la discrepanza, proteggendo sia l'organizzazione che il firmatario.

Qual è la differenza tra un audit trail e un certificato di completamento?

I due termini sono spesso usati in modo intercambiabile. Un audit trail è il registro dettagliato delle azioni intraprese su un documento, mentre un certificato di completamento è in genere la versione formale e sintetica di tale registro, fornita dalla soluzione di firma elettronica al termine del processo. Insieme, forniscono una prova verificabile del flusso di lavoro di firma.

A chi sono destinati gli audit trail?

Tutte le aziende che inviano o firmano documenti per via elettronica possono trarre vantaggio dagli audit trail. Sono particolarmente importanti per i settori con requisiti di conformità rigorosi, come quello legale, dei servizi finanziari, sanitario, immobiliare e governativo, dove è essenziale mantenere una documentazione sicura e trasparente.

Per quanto tempo devono essere conservati gli audit trail?

I requisiti di archiviazione variano a seconda del settore e della normativa. Ad esempio, i servizi finanziari possono essere obbligati a conservare i documenti per diversi anni per soddisfare i requisiti di revisione, mentre le organizzazioni sanitarie devono conservare i documenti per conformarsi alla normativa HIPAA. Nitro Sign consente alle organizzazioni di scaricare e archiviare gli audit trail localmente o in sistemi cloud sicuri, in modo da poter adattare i criteri di conservazione alle esigenze aziendali.

I percorsi di audit possono sostituire i documenti cartacei?

Sì. I percorsi di audit svolgono la stessa funzione dei tradizionali registri cartacei, ma in un formato digitale e sicuro. Passando ai percorsi di audit digitali, le organizzazioni riducono la dipendenza dai sistemi di archiviazione cartacei, tagliano i costi di archiviazione e migliorano l'accessibilità senza sacrificare la conformità o la sicurezza.

Cosa succede se un firmatario si rifiuta di completare un documento?

Anche le transazioni incomplete vengono tracciate nell'audit trail. Se un firmatario visualizza un documento ma non lo firma, l'attività (compresi i timestamp e i dettagli dell'utente) continua a comparire nel registro. Questa visibilità aiuta le organizzazioni a capire lo stato degli accordi e a seguire i processi laddove necessario.

I tracciati di audit sono obbligatori ai sensi del GDPR?

Il GDPR non impone specificamente l'uso di audit trail, ma richiede alle organizzazioni di dimostrare la responsabilità, la sicurezza e il trattamento legittimo dei dati personali. Un audit trail fornisce prove verificabili di come e quando i dati personali (come nomi e indirizzi e-mail in un processo di firma) sono stati acceduti o utilizzati. Questo aiuta le organizzazioni a dimostrare la conformità durante gli audit o le indagini.

In che modo le piste di controllo supportano la conformità all'eIDAS?

Secondo il regolamento eIDAS dell'UE, le firme elettroniche devono essere verificabili e collegate al firmatario. Le piste di controllo forniscono la prova tecnica dell'identità del firmatario, dell'autenticazione e dell'integrità del documento. Per le firme elettroniche qualificate, una pista di controllo è una salvaguardia essenziale che convalida l'intero processo di firma e garantisce il riconoscimento legale in tutti gli Stati membri dell'UE.

Le piste di controllo soddisfano i requisiti ESIGN e UETA negli Stati Uniti?

Sì. Sia l'ESIGN Act che l'UETA richiedono che le firme elettroniche siano attribuibili a una persona e che vengano conservate le registrazioni della transazione. I tracciati di controllo soddisfano questi requisiti acquisendo i dettagli del firmatario, i timestamp e la cronologia dei documenti. Ciò garantisce che le firme elettroniche siano legalmente valide nei tribunali statunitensi.

In che modo i tracciati di audit contribuiscono alla conformità HIPAA?

Nel settore sanitario, l'HIPAA richiede una rigorosa tracciabilità degli accessi alle informazioni sanitarie protette (PHI). Un audit trail mostra esattamente chi ha visualizzato o firmato un documento, quando lo ha fatto e quali azioni ha compiuto. Questa trasparenza aiuta le organizzazioni sanitarie a dimostrare la conformità alle norme HIPAA in materia di privacy e sicurezza, salvaguardando i dati sensibili dei pazienti.

Gli audit trail sono conformi alle norme ISO 27001 e SOC 2?

Sì. Entrambi i framework ISO 27001 e SOC 2 sottolineano la necessità di registrare, monitorare e salvaguardare l'accesso alle informazioni sensibili. I tracciati di audit servono come prova di questi controlli di sicurezza in azione, aiutando le organizzazioni a ottenere e mantenere la certificazione o a superare le verifiche di conformità.

Come iniziare con gli audit trail in Nitro Sign

Ogni documento firmato in Nitro Sign include un audit trail integrato e scaricabile, a garanzia di trasparenza, sicurezza e conformità per la vostra azienda.

Iniziate la vostra prova gratuita di 14 giorni  o parlate con un esperto Nitro Sign  oggi stesso.