Sicurezza eSign: come garantire che il vostro documento sia legalmente vincolante

Quando si firmano elettronicamente documenti che hanno un elevato valore commerciale, come  contratti finanziari o  aziendali , esiste la possibilità di trovarsi un giorno a difendere l'applicabilità di uno di questi accordi in tribunale. Ad esempio, se si cita in giudizio un fornitore per violazione del contratto, la prova principale è il contratto eSign che il fornitore ha firmato per eseguire il lavoro. Durante il procedimento giudiziario, un punto chiave è se il documento è legalmente vincolante.

Che cos'è una firma digitale ad alta affidabilità?

I tre pilastri della firma digitale  "ad alta affidabilità  " - sicurezza, protezione dalle frodi e conformità legale - lavorano insieme per fornire il massimo livello di garanzia a tutte le parti e organizzazioni coinvolte sulla validità di tutti gli aspetti del documento. A livello fondamentale, la sicurezza offre la certezza che, in caso di contestazione di una firma elettronica in tribunale, siano stati soddisfatti i criteri legali per dimostrare la validità del documento.

Il pilastro della sicurezza dei contratti eSign garantisce che il vostro documento sia in grado di resistere all'esame e alla conformità con i  requisiti più severi in tutto il mondo .

Quando si utilizza un  software di eSign  ad alta affidabilità come Nitro Sign, si può andare in tribunale sapendo che il documento soddisfa i più alti standard di conformità e le normative come l  'ESIGN Act .

Come le funzioni di sicurezza di eSign dimostrano l'integrità del documento

Se il contenuto di un documento viene alterato dopo la firma elettronica, il documento non è più valido o legalmente vincolante. Le funzioni di sicurezza del software di eSign devono impedire alle parti coinvolte nell'accordo di modificare il documento dopo la firma. Un ulteriore livello di sicurezza per le organizzazioni è rappresentato da un audit trail, che traccia e fornisce visibilità sul percorso del documento durante l'intero processo di firma, dalla richiesta alla modifica fino al completamento.

Ad esempio, un'organizzazione invia un contratto eSign a un nuovo assunto con i dettagli della sua assunzione. Il rappresentante delle risorse umane firma il documento e lo invia al dipendente. Il dipendente modifica il salario sul contratto in modo da ottenere una retribuzione superiore a quella indicata nel documento originale.

Poiché le misure di sicurezza della piattaforma di firma elettronica impediscono la modifica del documento o inviano un avviso che il documento è stato modificato, il contratto non è più valido e l'organizzazione non è responsabile dell'aumento di stipendio. Il pilastro di sicurezza dell'Alta Fiducia impedisce al dipendente di vincere una causa in tribunale se ha manomesso i termini del contratto per ottenere dall'organizzazione il pagamento di uno stipendio più alto.

Caratteristiche di sicurezza da ricercare nel software eSign

Per garantire la sicurezza necessaria affinché un documento legale con firma elettronica possa reggere in tribunale, le piattaforme di firma elettronica devono offrire le seguenti tre caratteristiche di sicurezza:

1. Sigillo

Una volta firmato, un documento non può essere modificato e rimane legalmente valido. Se viene portato in tribunale, l'organizzazione deve dimostrare che non è stato alterato. Apponendo un sigillo crittografico a prova di manomissione sul documento durante il processo di eSigning, il documento non può essere manipolato dopo la firma. Se il sigillo viene rotto, i firmatari vengono avvisati che le firme sono state annullate.

2. Prove

Affinché un documento sia valido, la persona rappresentata come firmatario deve essere la stessa che ha eseguito fisicamente la firma elettronica. Ad esempio, un dipendente che ha firmato un accordo di non divulgazione viola l'accordo rivelando informazioni riservate a un concorrente. Affinché il contratto sia valido in tribunale, l'organizzazione dovrà dimostrare che il dipendente in questione ha firmato il documento. L'evidenza fornisce la prova che l'identità del dipendente è stata verificata e garantisce l'integrità del documento.

I requisiti per la verifica dell'identità  variano in base al luogo in cui si trovano i firmatari, con l'UE che ha norme più severe rispetto agli Stati Uniti. Tuttavia, se una delle parti si trova nell'UE o se una delle aziende ha sede nell'UE, il documento potrebbe dover soddisfare i requisiti di prova più severi. Utilizzando una soluzione di firma elettronica che offra la flessibilità necessaria per applicare i requisiti più severi indipendentemente dal luogo in cui si trovano, le organizzazioni possono operare con fiducia a livello transfrontaliero senza preoccuparsi della legalità delle firme elettroniche sui documenti legali.

3. Garanzia

Durante il processo di firma elettronica, il documento viene trasmesso tra i firmatari, spesso attraverso una piattaforma eSign o un'e-mail. Tuttavia, i  dati personali e  sensibili  contenuti nei documenti, come i numeri di previdenza sociale, le informazioni bancarie o i dati relativi agli stipendi, devono essere protetti durante il processo attraverso la crittografia.

Per garantire la sicurezza dei dati, le organizzazioni che utilizzano processi di firma elettronica devono rispettare standard di settore come TLS 1.2 per la crittografia in transito e AES256 per la crittografia a riposo. Indipendentemente dalla posizione del documento durante il processo - in transito, memorizzato nel cloud o archiviato in rete - i dati devono essere sempre protetti.

Utilizzando un partner di eSigning Qualified Trust Service Provider  e una piattaforma sicura, nessuno, né terzi né il fornitore di eSignature, può accedere o vedere il contenuto del documento.

Scoprite come funziona la sicurezza per creare una firma elettronica ad alta affidabilità

Sia che si tratti di un' azienda  di produzione  che di un istituto  finanziario  che fa firmare ai clienti delle cambiali, la vostra organizzazione ha bisogno che tutti i contratti e i documenti firmati elettronicamente siano validi in tribunale.

Nitro vi aiuta a identificare il livello di sicurezza necessario per soddisfare specifici requisiti aziendali e normativi. Quando è necessario il massimo livello di fiducia, le nostre funzioni di sicurezza eSign soddisfano i requisiti più rigorosi. E quando i documenti devono essere firmati rapidamente, è possibile personalizzare e automatizzare i flussi di lavoro per un processo senza interruzioni.

Per saperne di più sull'impegno di Nitro per la sicurezza e la conformità, visitate il nostro Trust Center  o  parlate con i nostri esperti di eSign  delle vostre esigenze specifiche.