Che cos'è il PDF/A? Perché è importante e come usarlo

Nell'attuale mondo digitale, le persone cambiano dispositivo, aggiornano le applicazioni e sperimentano nuovi strumenti come mai prima d'ora. Ma mentre la tecnologia si evolve, è fondamentale che i documenti rimangano accessibili.

Proteggere i vostri PDF ora vi farà risparmiare tempo e stress nel lungo periodo, in modo che possiate essere sicuri che i vostri documenti rimangano esattamente come li avete creati.

In questo articolo risponderemo ad alcune domande frequenti su PDF/A.

1. Che cos'è il PDF/A?

Il Portable Document Format Archive, o semplicemente PDF/A, è un formato di file sviluppato per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. Ciò significa che i documenti PDF appariranno nello stesso modo in cui sono stati creati, indipendentemente dalle modifiche software o hardware apportate nel tempo.

A differenza dei file PDF standard, che includono elementi non adatti all'archiviazione, come componenti multimediali, font o riferimenti esterni, PDF/A è progettato per essere autonomo. Ha linee guida e requisiti specifici per la struttura del documento, i font, gli spazi colore, i metadati e i font incorporati. Inoltre, richiede la conformità a specifici standard ISO.

2. Perché dovrei creare un documento PDF/A?

Che si tratti di un'azienda in scala, di uno studente universitario o di un imprenditore, i vantaggi di creare documenti PDF/A sono molteplici.

Mantenere la coerenza: i documenti appariranno nello stesso modo in cui sono stati creati, indipendentemente dalle modifiche software o hardware apportate nel tempo.
Rafforzare la ricercabilità: i documenti PDF/A possono essere indicizzati e ricercati, migliorando la loro accessibilità per il recupero e la consultazione futuri.
Ottenere la conformità legale: molti settori richiedono l'uso di PDF/A per l'archiviazione, per garantire la conformità legale e l'autenticità dei documenti.
Migliorare l'accessibilità: gli standard PDF/A includono funzioni di accessibilità , rendendo i documenti inclusivi per le persone con disabilità.
Ridurre i rischi: archiviando i documenti in formato PDF/A, le organizzazioni possono ridurre il rischio di perdita di dati, garantendo la continuità aziendale e la conformità.

3. Come vengono utilizzati i file PDF/A?

Ecco alcuni esempi comuni di come diversi settori possono trarre vantaggio dai documenti PDF/A.

Casi d'uso del PDF/A
Governo	Garantisce l'archiviazione a lungo termine di documenti importanti, come certificati di nascita, atti di proprietà e documenti legislativi.
Legale	Conserva i documenti legali, i contratti e le cartelle cliniche e ne garantisce l'integrità e l'ammissibilità in tribunale.
Sanità	Archivia le cartelle cliniche dei pazienti, i rapporti medici e i documenti di ricerca per soddisfare la conformità normativa e mantenere l'accuratezza della storia medica.
Ingegneria e produzione	Conserva la documentazione tecnica complessa, compresi i disegni CAD e gli schemi di progettazione.
Formazione	Assicura che i contenuti didattici, come i materiali dei corsi, i documenti di ricerca e i documenti accademici, rimangano coerenti per una futura consultazione.
Finanza	Archivia documenti finanziari come estratti conto e fatture per soddisfare i requisiti normativi, facilitare le verifiche e garantire l'accessibilità dei dati.

4. Esistono diversi tipi di PDF/A?

Il PDF/A è disponibile in diverse varianti. Ciò avviene grazie alla combinazione di diversi standard PDF/A e livelli di conformità, che si sono evoluti nel tempo per adattarsi ai progressi della tecnologia e dei casi d'uso.

PDF/A-1

È lo standard PDF/A più utilizzato e originale, che garantisce la conservazione dell'aspetto visivo del documento nel tempo. È anche il più restrittivo in quanto non supporta JPEG 2000, livelli o allegati.
Caratteristiche mancanti: JPEG2000 , trasparenza, livelli e allegati.
Livelli di conformità:

PDF/A-1a (Accessibile) consente alle tecnologie assistite di migliorare l'accessibilità di un PDF fornendo testo e altri elementi in un formato accessibile. Ciò consente a tutti gli utenti di accedere alle informazioni. Un esempio di come PDF/A-1a può essere utilizzato attraverso uno screen reader per ipovedenti.
PDF/A-1b (Basic) è utilizzato per creare versioni di archivio dei documenti, in modo che possano essere riprodotti come quando sono stati salvati. È un sottoinsieme più rigoroso delle specifiche ISO PDF.

Per sapere come convertire i PDF in PDF/A-1a e 1b, consultate la nostra guida per l'utente .

PDF/A-2

PDF/A-2 si basa su PDF/A-1 fornendo un supporto aggiuntivo per gli spazi colore, la compressione JPEG2000 e i file incorporati e introducendo la trasparenza. PDF/A-2 non rende obsoleto PDF/A 1, il che significa che un file PDF/A-1b valido può passare la verifica su un software impostato per convalidare PDF/A2b o PDF/A-3b.
Nuove caratteristiche: JPEG2000 , trasparenza, livelli e allegati (solo altri file PDF/A).
Livelli di conformità:

PDF/A-2a (Accessibile) si basa sulla struttura formata dai tag PDF/A-2u, facilitando la ricerca e il riutilizzo dei contenuti di un documento PDF. Simile a PDF/A-1, rende i documenti accessibili a chi ha problemi di vista.
PDF/A-2b (Basic) è la conformità minima necessaria per garantire che un documento PDF possa essere reso visivamente come quando è stato creato.
PDF/A-2u (Unicode) comprende tutte le conformità del livello B, con un requisito aggiuntivo: tutti i testi del documento devono avere equivalenti Unicode, per garantire che tutti i testi possano essere indicizzati e visualizzati.

Per sapere come convertire i PDF in PDF/A-2a, 2b e 2u, consultate la nostra guida utente .

PDF/A-3

Introduce l'incorporazione all'interno di un file PDF/A o di file in qualsiasi altro formato (non solo altri file PDF/A come consentito in PDF/A-2), rendendolo adatto ai documenti che devono includere allegati non PDF.
Nuove funzionalità: Allegati (qualsiasi tipo di file).
Livelli di conformità:

PDF/A-3a migliora l'accessibilità, analogamente a PDF/A 2a e PDF/A-1a.
Presenta un'elevata integrità visiva e garantisce la visualizzazione di un documento PDF identico a quando è stato creato.
PDF/A-3u consente la ricercabilità dei testi e la copia del testo Unicode per i documenti PDF creati digitalmente e per quelli scansionati utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) .

PDF/A-4

Supporta l'archiviazione di moduli compilabili consentendo la presenza di contenuti non statici nei documenti PDF sotto forma di JavaScript. Ciò significa che le informazioni sui valori o sulla logica di un modulo interattivo possono essere memorizzate e archiviate. Semplifica inoltre la gestione delle firme digitali.
Nuove funzionalità: Modelli 3D, rich media e annotazioni 3D.
Livelli di conformità:
- PDF/A-4e (Engineering) supporta modelli 3D, rich media e annotazioni 3D, nonché file incorporati.
- PDF/A-4f consente l'incorporazione di file arbitrari.

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Nota dell'editore: questo articolo è stato pubblicato originariamente nel dicembre 2020 ed è stato aggiornato per riflettere gli aggiornamenti PDF/A.

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