Pourquoi la "haute confiance" est la nouvelle règle de l'eSigning

À l'ère du numérique, où la majorité des transactions commerciales s'effectuent en ligne, les organisations sont de plus en plus préoccupées par la cybercriminalité et la fraude. Alors que les poignées de main physiques pour la signature des contrats appartiennent au passé, la confiance avec les clients et les fournisseurs est désormais établie par des transactions électroniques. Cela inclut la signature de documents juridiquement contraignants  par le biais de signatures électroniques sécurisées.

Si toutes les signatures électroniques sont importantes, les documents cruciaux présentent un risque accru. Négliger la sécurité, la conformité et la sûreté dans leur processus de signature peut exposer votre organisation à des batailles juridiques et à des répercussions financières substantielles. Le problème est que de nombreuses entreprises traitent toutes les solutions et tous les processus de signature électronique de la même manière, ce qui peut entraîner des résultats défavorables et des conséquences juridiques.

Si la signature électronique peut profiter à toutes les organisations, elle ne peut pas être une approche "unique".

Qu'est-ce que la signature électronique "haute confiance" ?

Chez Nitro, nous proposons la  signature électronique "haute confiance"  et pensons qu'il s'agit de l'avenir des signatures électroniques. De nombreux pays ont déjà adopté - ou travaillent actuellement à la mise en œuvre - des réglementations et des normes plus strictes en matière de conformité à la signature électronique. La haute confiance est plus qu'un terme : elle représente les piliers les plus importants de la sécurité et de la conformité de la signature électronique que chaque organisation devrait prendre en compte, quelle que soit la solution utilisée.

Les 3 composantes de l'eSigning de haute confiance

Une solution d'eSignature sécurisée qui répond aux normes de haute confiance combine plusieurs couches de protection :

Une sécurité de premier plan

Si un litige concernant un document vous conduit devant un tribunal, vous devez fournir la preuve que le document est juridiquement contraignant. Votre solution de signature électronique doit

• apposer un sceau électronique pour certifier que le document n'a pas été modifié
• fournir la preuve que l'identité du signataire a été correctement vérifiée
• s'assurer que le fichier a été crypté au repos et en transit.

Conformité juridique

De nombreux secteurs d'activité et pays ont des réglementations strictes auxquelles toutes les signatures électroniques doivent se conformer. Pour garantir la conformité, une plateforme de signature électronique doit  répondre aux exigences internationales les plus strictes  et s'intégrer de manière transparente aux services de vérification et d'authentification de l'identité des gouvernements et des tiers.

Prévention de la fraude

La fraude se produit généralement lorsqu'un signataire fait une fausse déclaration ou modifie un document après l'avoir signé. Pour réduire la fraude et garantir la sécurité des signatures électroniques, les plateformes doivent offrir plusieurs niveaux de  vérification de l'identité , utiliser une technologie inviolable et fournir des pistes d'audit intégrées pour suivre et enregistrer toutes les interactions avec le destinataire.

Pourquoi la signature électronique de haute confiance est plus importante que jamais

Les documents et les accords de grande valeur, ou lorsqu'il existe un risque élevé de litige, nécessitent des mesures supplémentaires pour garantir que les signatures électroniques sont sécurisées et juridiquement contraignantes. Les différents pays et secteurs d'activité ont des exigences de conformité uniques, qui peuvent devenir complexes et difficiles à gérer pour les entreprises.Il est essentiel de collaborer avec un fournisseur de logiciels expérimenté qui se concentre sur les signatures électroniques sécurisées et de haute confiance.

Le travail à distance et les processus numériques nécessitent des interactions de haute confiance, en particulier lors de la signature de documents avec des parties non familières.

Voici quelques scénarios dans lesquels les signatures électroniques à haut niveau de confiance sont essentielles :

• Les organisations de services financiers qui traitent des transactions et des transferts monétaires à haut risque ont besoin d'une signature électronique sécurisée à haut niveau de confiance avec vérification de l'identité. Un cas d'utilisation courant pour les services financiers et les organismes d'investissement  est le KYC (Know Your Client/Customer) pour vérifier l'identité d'un client, prévenir la fraude ou les activités illégales et/ou l'intégrer numériquement, par exemple en créant un nouveau compte bancaire ou une nouvelle carte de crédit.
• Les employeurs qui souhaitent vérifier les signatures des nouveaux employés. Autrefois, les entreprises organisaient des entretiens en personne et les employés travaillaient sur place. Aujourd'hui, les nouveaux employés ne sont pas toujours rencontrés en personne avant d'avoir accès à des systèmes et bases de données privilégiés, ce qui signifie qu'un niveau plus élevé de vérification de l'identité est nécessaire pour se prémunir contre la fraude .
• Les entreprises internationales qui opèrent ou effectuent des transactions dans différents lieux géographiques ou dans des secteurs d'activité soumis à des réglementations spécifiques en matière de signature électronique. Pour qu'un document soit juridiquement contraignant, il doit répondre aux normes de conformité les plus strictes, ce qui ajoute à la complexité et à la nécessité d'une solution de signature électronique sécurisée et de haute confiance.

Par exemple, pour qu'un contrat soit juridiquement contraignant dans l'UE, il doit répondre à des processus spécifiques de vérification de l'identité. Toutefois, ce processus peut ne pas être exigé en Amérique du Nord. Si une entreprise ayant son siège à Paris signe un contrat avec une entreprise basée en Californie, le document doit répondre aux normes plus strictes de l'UE. Si ce n'est pas le cas, le document n'est pas juridiquement contraignant et l'entreprise basée à Paris peut être en mesure de rompre le contrat sans répercussions.

Les réglementations relatives à la signature électronique s'appliquent souvent à la fois aux lieux où se trouvent les signataires et au siège de l'entreprise. Cela rend les processus de travail à distance et hybrides encore plus compliqués.

Votre organisation a-t-elle besoin d'une solution de signature électronique à haut niveau de confiance ?

Les signatures électroniques de haute fiabilité peuvent nécessiter un processus de travail plus long et entraîner des coûts supplémentaires. Si les documents n'ont besoin d'une signature qu'à titre cérémoniel, le processus de haute confiance n'est pas nécessaire. Les employés et les clients peuvent également se sentir rapidement frustrés par des étapes supplémentaires qui ne sont pas nécessaires pour chaque document.

Qu'entendons-nous par "valeur cérémonielle" ? Par exemple, un employé permanent qui a besoin de signer officiellement son évaluation de performance. Ce document ne nécessite probablement pas de vérification supplémentaire de l'identité du signataire et ne sera pas impliqué dans une procédure judiciaire. Si vous souhaitez une signature électronique sécurisée et de haute qualité pour signer un contrat avec un nouveau fournisseur que vous avez trouvé en ligne, vous n'aurez peut-être pas besoin du même processus pour renouveler votre contrat avec l'entreprise qui se présente tous les jours depuis deux ans pour fournir des services au bureau.

Pour déterminer si un document doit faire l'objet d'un processus de haute confiance, pensez aux trois piliers.

• La signature électronique doit-elle respecter une réglementation spécifique en matière de conformité ?
• Craignez-vous que le document ne se retrouve devant un tribunal ?
• Connaissez-vous personnellement la ou les personnes qui signent le document ?

Si vous utilisez une signature électronique uniquement pour accélérer le processus et si la signature est cérémoniale, vous devez utiliser la méthode de signature numérique la plus rapide et la plus simple possible.

La flexibilité est essentielle

De nombreuses plateformes de signature électronique proposent un processus de signature électronique sécurisé et de haute confiance pour tous les documents ou n'offrent pas du tout ce niveau de sécurité et de vérification. Nitro est unique par sa flexibilité, qui permet aux entreprises de choisir le niveau de sécurité et de vérification nécessaire pour chaque document afin que l'organisation adopte l'approche la plus productive, la plus conforme et la plus rentable en matière de signature électronique.

Contactez nos experts  pour en savoir plus sur la signature électronique à haut niveau de confiance. Vous pouvez également programmer une démonstration ou lancer un essai pilote gratuit pour découvrir comment Nitro s'intègre dans vos flux de travail en matière de conformité et de sécurité.