Qu'est-ce que le PDF/A ? Pourquoi il est important et comment l'utiliser

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les gens changent d'appareil, mettent à jour leurs applications et expérimentent de nouveaux outils plus que jamais. Cependant, à mesure que votre technologie évolue, il est essentiel que vos documents restent accessibles.

En préparant vos PDF pour l'avenir, vous économiserez du temps et du stress à long terme, et vous aurez l'assurance que vos documents resteront exactement tels que vous les avez créés.

Dans cet article, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées sur le PDF/A.

1. Qu'est-ce que le PDF/A ?

Portable Document Format Archive, ou simplement PDF/A, est un format de fichier mis au point pour assurer la conservation à long terme des documents électroniques. Cela signifie que vos documents PDF apparaîtront tels qu'ils ont été créés, quels que soient les changements de logiciel ou de matériel au fil du temps.

Contrairement aux fichiers PDF standard, qui contiennent des éléments non adaptés à l'archivage, tels que des composants multimédias, des polices de caractères ou des références externes, le PDF/A est conçu pour être autonome. Il comporte des lignes directrices et des exigences spécifiques pour la structure des documents, les polices, les espaces colorimétriques, les métadonnées et les polices intégrées. Il impose également la conformité à des normes ISO spécifiques.

2. Pourquoi devrais-je rendre mon document PDF/A ?

Que vous soyez une petite entreprise, un étudiant ou un entrepreneur, la création de documents PDF/A présente de nombreux avantages.

Cohérence : vos documents apparaîtront de la même manière qu'ils ont été créés, quels que soient les changements de logiciel ou de matériel au fil du temps.
Renforcer les possibilités de recherche : les documents PDF/A peuvent être indexés et faire l'objet de recherches, ce qui améliore leur accessibilité en vue d'une recherche et d'une référence ultérieures.
Respect de la législation : de nombreux secteurs d'activité exigent l'utilisation du format PDF/A pour l'archivage afin de garantir le respect de la législation et l'authenticité des documents.
Améliorer l'accessibilité : les normes PDF/A comprennent des fonctions d' accessibilité qui rendent les documents accessibles aux personnes handicapées.
Réduire les risques : en archivant les documents au format PDF/A, les entreprises peuvent réduire le risque de perte de données, ce qui garantit la continuité des activités et la conformité.

3. Comment les fichiers PDF/A sont-ils utilisés ?

Voici quelques exemples courants de la manière dont différents secteurs peuvent tirer parti des documents PDF/A.

Cas d'utilisation du PDF/A
Le gouvernement	Garantit le stockage à long terme de documents importants tels que les actes de naissance, les titres de propriété et les documents législatifs.
Juridique	Préserve les documents juridiques, les contrats et les dossiers d'affaires et garantit leur intégrité et leur admissibilité devant les tribunaux.
Soins de santé	Archiver les dossiers des patients, les rapports médicaux et les documents de recherche afin de respecter la réglementation et de préserver l'exactitude des antécédents médicaux.
Ingénierie et fabrication	Préservation de la documentation technique complexe, y compris les dessins de CAO et les schémas d'ingénierie.
Éducation	Veille à ce que les contenus éducatifs tels que les supports de cours, les travaux de recherche et les documents universitaires restent cohérents pour pouvoir être consultés ultérieurement.
Finances	Archivage des documents financiers tels que les relevés de compte et les factures afin de répondre aux exigences réglementaires, de faciliter les audits et de garantir l'accessibilité des données.

4. Existe-t-il différents types de PDF/A ?

Le PDF/A se décline en différentes variantes. Pour ce faire, on mélange différentes normes PDF/A et différents niveaux de conformité, qui ont évolué au fil du temps pour tenir compte des progrès technologiques et des cas d'utilisation.

PDF/A-1

Il s'agit de la norme PDF/A la plus utilisée et la plus originale, qui garantit que l'aspect visuel du document est préservé au fil du temps. C'est aussi la plus restrictive, car elle ne prend pas en charge la norme JPEG 2000, les calques ou les pièces jointes.
Caractéristiques manquantes : JPEG2000 , transparence, calques et pièces jointes.
Niveaux de conformité :

PDF/A-1a (Accessible) permet aux technologies assistées d'améliorer l'accessibilité d'un PDF en fournissant du texte et d'autres éléments dans un format accessible. Cela permet à tous les utilisateurs d'accéder à l'information. Le PDF/A-1a peut par exemple être utilisé par un lecteur d'écran pour les malvoyants.
LePDF/A-1b (Basic) est utilisé pour créer des versions d'archives de documents afin qu'ils puissent être rendus tels qu'ils ont été sauvegardés. Il s'agit d'un sous-ensemble plus strict de la spécification ISO PDF.

Apprenez à convertir des PDF en PDF/A-1a et 1b dans notre guide de l'utilisateur .

PDF/A-2

Le PDF/A-2 s'appuie sur le PDF/A-1 en offrant une prise en charge supplémentaire des espaces colorimétriques, de la compression JPEG2000 et des fichiers intégrés, et en introduisant la transparence. PDF/A-2 ne rend pas PDF/A 1 obsolète, ce qui signifie qu'un fichier PDF/A-1b valide peut être vérifié par un logiciel conçu pour valider PDF/A2b ou PDF/A-3b.
Nouvelles caractéristiques : JPEG2000 , transparence, calques et pièces jointes (uniquement pour les autres fichiers PDF/A).
Niveaux de conformité :

PDF/A-2a (Accessible) s'appuie sur la structure formée par les balises PDF/A-2u, facilitant la recherche et la réutilisation du contenu d'un document PDF. Comme le PDF/A-1, il rend les documents accessibles aux personnes souffrant de déficiences visuelles.
PDF/A-2b (Basic) est la conformité minimale nécessaire pour garantir qu'un document PDF peut être rendu visuellement tel qu'il a été créé.
PDF/A-2u (Unicode) comprend tous les éléments de la conformité de niveau B avec une exigence supplémentaire selon laquelle tous les textes du document ont des équivalents Unicode, ce qui garantit que tous les textes peuvent être indexés et affichés.

Apprenez à convertir des PDF en PDF/A-2a, 2b et 2u dans notre guide de l'utilisateur .

PDF/A-3

Introduit l'incorporation dans un fichier PDF/A ou dans des fichiers de tout autre format (et pas seulement dans d'autres fichiers PDF/A comme le permet le PDF/A-2), ce qui le rend adapté aux documents qui doivent inclure des pièces jointes qui ne sont pas des PDF.
Nouvelles fonctionnalités : pièces jointes (tout type de fichier).
Niveaux de conformité :

Le PDF/A-3a améliore l'accessibilité, comme le PDF/A 2a et le PDF/A-1a.
Il présente une grande intégrité visuelle et garantit l'affichage d'un document PDF identique à celui de sa création.
Le PDF/A-3u permet la recherche de textes et la copie de texte Unicode pour les documents PDF créés numériquement et ceux qui sont scannés à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) .

PDF/A-4

permet l'archivage de formulaires à remplir en autorisant un contenu non statique dans les documents PDF sous la forme de JavaScript. Cela signifie que les informations relatives aux valeurs ou à la logique d'un formulaire interactif peuvent être stockées et archivées. Il simplifie également le traitement des signatures numériques.
Nouvelles fonctionnalités : modèles 3D, rich media et annotations 3D.
Niveaux de conformité :
- PDF/A-4e (ingénierie) prend en charge les modèles 3D, les médias enrichis et les annotations 3D, ainsi que les fichiers incorporés.
- Le PDF/A-4f permet d'incorporer des fichiers arbitraires.

Préparez l'avenir de vos documents numériques avec Nitro

Voyez comme il est facile de préserver vos documents avec un essai gratuit de 14 jours de Nitro PDF .

Note de l'éditeur : Cet article a été initialement publié en décembre 2020 et a été mis à jour pour refléter les mises à jour PDF/A.

Share this article