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Les agences et organisations gouvernementales sont soumises à des pressions pour passer au numérique, car les citoyens réclament les mêmes expériences que celles qu'ils obtiennent partout ailleurs. Mais l'administration est une machine qui évolue beaucoup plus lentement que les autres secteurs d'activité et qui se heurte à des obstacles différents pour passer au numérique. La longueur des processus de décision et d'approbation, les problèmes de sécurité et les budgets sont autant d'éléments qui peuvent empêcher les administrations d'adopter l'administration en ligne.
La demande d'administration numérique
Le passage aux processus numériques est essentiel pour les organisations gouvernementales, non seulement parce que les citoyens exigent des interactions numériques, mais aussi parce que la transformation numérique est la voie vers une meilleure gouvernance pour tous. Si vous ne savez pas par où commencer en matière d'e-gouvernement, pensez aux solutions de documents numériques. Elles constituent l'un des éléments les plus importants d'une stratégie de transformation numérique, et les outils documentaires spécifiques tels que les solutions PDF et eSign constituent un grand pas en avant vers la réussite.
Pourquoi la documentation numérique ?
Tout d'abord, vous réaliserez des progrès considérables en termes d' efficacité . L'utilisation de solutions de documentation numérique vous permet d'automatiser de nombreux processus manuels qui ont tendance à paralyser les organisations à forte densité de papier comme les agences gouvernementales. L'automatisation vous permet d'intégrer des flux de travail en libre-service afin que les administrés puissent traiter eux-mêmes les documents numériques.
Le passage à une approche de gouvernance électronique vous donne également un certain degré d'agilité et la capacité de prendre en charge une main-d'œuvre numérique. Le bon partenaire de transformation numérique permettra à votre organisation d'accéder aux documents par le biais d'une plateforme unique que les employés pourront utiliser sur plusieurs appareils. Vous pourrez vous adapter à des environnements de travail modernes et serez plus souple face au changement.
La sécurité et la conformité de vos données, documents et informations sensibles sont également des avantages que vous obtiendrez grâce aux solutions de documentation numérique telles que PDF et eSign. Vous appliquerez des politiques qui vous permettront de respecter les règles de conformité, tandis que les solutions eSign génèreront des signatures juridiquement contraignantes . La bonne solution vous aidera à répondre à de nombreuses exigences sectorielles grâce à des mesures de sécurité sur lesquelles vous pouvez compter pour une administration numérique réussie.
Sécurité et e-gouvernement
Le paysage de la cybersécurité est bouleversé chaque jour par une nouvelle violation préjudiciable. Toutefois, le bon fournisseur de solutions vous indiquera clairement les fonctions de sécurité et le respect de la conformité qu'il est en mesure de fournir.
Un partenaire de transformation numérique comme Nitro sécurise toutes les données confidentielles grâce à des pratiques de sécurité strictes et maintient l'intégrité des documents et les pistes d'audit pour garantir la conformité. Vous simplifierez les audits grâce à la documentation numérique, car vos employés n'auront pas à perdre un temps fou à filtrer des fichiers physiques ou des dossiers électroniques éparpillés. Le suivi des versions permet de démontrer clairement que vous respectez les réglementations. Enfin, les processus hautement sécurisés de signature électronique et de vérification de l'identité vous permettent de bénéficier d'une approche proactive de la protection des données.
Comment choisir le bon partenaire de transformation numérique ?
Posez-vous les questions suivantes avant de trouver un fournisseur de documents et une solution pour vous aider à passer à l'administration en ligne.- Le fournisseur propose-t-il des intégrations avec vos solutions existantes afin que vous n'ayez pas à les remplacer ?
- Le retour sur investissement que vous obtiendrez de la solution est-il clair et démontrable ?
- Ses pratiques en matière de sécurité sont-elles sophistiquées ?
- Les licences ou la formation entraîneront-elles des frais imprévus ?
- L'entreprise est-elle disposée à respecter votre budget ?
- Fournit-il une gestion du changement et une assistance à la clientèle gratuites ?
- Avez-vous la possibilité d' essayer avant d'acheter ?
En posant ces questions, vous serez plus à même de trouver le bon partenaire pour une transformation numérique intelligente et stratégique au sein de l'administration.
Qu'en est-il de mes systèmes existants ?
En tant qu'entité gouvernementale, vous disposez probablement de plusieurs systèmes intégrés à vos activités. La bonne solution de documentation numérique ne vous obligera pas à les déraciner. Au contraire, la solution doit s'intégrer à ces systèmes par le biais d'API puissantes afin que vous puissiez rationaliser les données entre les systèmes et consolider le travail sur un nombre réduit de plates-formes.
Exemples de soutien de la documentation numérique à l'administration en ligne
Voici quelques exemples concrets de la manière dont les entités gouvernementales utilisent les solutions suivantes pour améliorer leur fonctionnement.- Les PDF vous permettent de tirer parti d'une plateforme unique et sécurisée dotée d'une interface utilisateur intuitive pour créer, modifier, convertir, combiner et signer des documents PDF.
- Lessignatures électroniques permettent aux personnes impliquées dans les flux de travail documentaires de signer en toute sécurité des documents numériques avec des signatures juridiquement contraignantes et de manière conforme. Pour en savoir plus sur la signature électronique à haut niveau de confiance, consultez notre Guide ultime des signatures électroniques .
- Les analyses vous donnent une visibilité et un aperçu de vos flux de travail afin que vous puissiez comprendre l'utilisation et apporter des améliorations pour obtenir le meilleur retour sur investissement de votre solution.
Des flux de travail plus rapides et rationalisés pour tous les documents
Grâce aux signatures électroniques, vous pouvez automatiser une grande partie des allers-retours généralement associés aux flux de travail sur papier. Vous pouvez attribuer des rôles tels que les approbateurs, les accepteurs, les destinataires, etc. sur un large éventail de documents, notamment les permis, les licences, les contrats , les documents juridiques, etc. Les documents peuvent être acheminés aux bonnes personnes dans le bon ordre.Améliorer la gestion des dossiers et la productivité des services sociaux
Les agences de services sociaux ont souvent une lourde charge de travail sur papier et peuvent avoir besoin de plusieurs parties - médecins, enquêteurs et gestionnaires de cas - pour examiner et signer les documents. Les signatures électroniques rendent le processus de collaboration, d'approbation et de révision des dossiers plus transparent pour toutes les parties, et elles permettent aux personnes concernées d'examiner et de signer les documents depuis n'importe où. La numérisation de vos dossiers peut accélérer le travail des services sociaux, qui peut souvent sauver des vies.Accélérer les subventions, les contrats et les achats
Les processus documentaires manuels peuvent retarder inutilement l'obtention de subventions si le personnel doit être physiquement présent pour faire avancer les documents de demande ou approuver les fichiers. Les solutions PDF et eSign facilitent ces flux de travail importants afin que les agences puissent recevoir des fonds plus rapidement.
Pourquoi Nitro comme partenaire pour l'e-gouvernement ?
Nitro connaît les difficultés rencontrées par les organismes publics lorsqu'il s'agit de technologies dépassées, d'anciennes méthodes de travail et d'obstacles à l'adoption de nouvelles solutions. C'est pourquoi nos outils PDF et eSign sont conçus pour s'intégrer de manière transparente et introduire l'e-gouvernement dans votre organisation de manière rentable .Soutien à la gestion du changement
Nitro ne vous donne pas une solution de document numérique et ne vous laisse pas vous débrouiller. Nous offrons une aide à la gestion du changement de plusieurs manières. Nous fournissons à chaque utilisateur un accueil et un soutien spécialisés, et nous identifions très tôt les obstacles potentiels et leurs solutions. La planification des étapes, des actions et des sessions de formation garantit l'adhésion des employés.Un programme pilote complet
Lorsque vous vous engagez dans un logiciel qui fera partie intégrante de votre transformation numérique, vous devez l'essayer avant de l'acheter. De nombreux "essais gratuits" proposés par les fournisseurs de solutions de documents numériques sont de courte durée et ne permettent pas d'accéder aux fonctionnalités dont vous bénéficieriez en tant qu'utilisateur réel.
Si vous voulez une expérience d'essai immersive, le programme pilote de Nitro vous offre le meilleur moyen, le plus complet, de savoir si Nitro convient à votre organisation gouvernementale. Vous bénéficiez d'un essai guidé sans risque pendant plusieurs semaines. Pendant cette période, vos utilisateurs peuvent procéder à un essai approfondi et à une évaluation technique de nos solutions PDF et eSign. Si vous décidez d'opter pour Nitro, votre intégration sera rapide, ce qui vous permettra de constater rapidement le retour sur investissement.
Un retour sur investissement démontrable grâce à l'analyse
Le produit analytique de Nitro vous permet de montrer clairement comment vous optimisez votre investissement dans vos outils de documentation numérique, tout en vous aidant à améliorer l'utilisation à l'échelle de l'entreprise. En saisissant des données pertinentes, vous pouvez suivre l'utilisation des produits Nitro, éliminer les goulets d'étranglement et calculer automatiquement les économies réalisées. Vous prouverez le retour sur investissement grâce à une productivité mesurable.
Un service à la clientèle de qualité supérieure
Chez Nitro, nous pensons qu'une assistance à la clientèle dédiée ne doit pas être un supplément coûteux. Notre équipe s'engage à ce que vous utilisiez nos solutions avec succès sur le long terme, c'est pourquoi nous restons disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour vous aider avec tous les services d'assistance dont vous pourriez avoir besoin. Nous avons une expérience historique dans l'aide aux agences gouvernementales pour surmonter les obstacles à l'adoption de solutions numériques, et nos experts s'engagent à résoudre rapidement tout problème pour vous.
Optimisation de tous les flux de documents gouvernementaux
Avec Nitro, vous pouvez rationaliser les flux de travail pour les types de documents suivants :
- Documents financiers et fiscaux
- Subventions et prêts
- Permis et licences
- Marchés publics
- Services sociaux
- Gestion des dossiers
- Rapports
- Contrats et accords
- Documents juridiques
- Documents relatifs à l'emploi
- Et bien d'autres choses encore
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