6 façons dont votre logiciel de signature électronique renforce la confiance des clients

Catalysé par le passage généralisé au travail à distance pendant la pandémie, le logiciel eSign est devenu un outil indispensable pour les petites et les grandes entreprises.

La possibilité de signer électroniquement des documents - des contrats et accords juridiques aux documents de recrutement et aux dossiers médicaux - et de les intégrer à des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et à d'autres systèmes d'entreprise a transformé la gestion des documents.

Bien que les signatures numériques pour les documents PDF rendent de nombreux processus commerciaux plus rapides, plus efficaces et moins coûteux, vos clients se posent peut-être la question suivante : "Sont-elles sécurisées ? "Sont-elles sûres ?"

La réponse courte est : absolument !

Mais voyons plus en détail comment les solutions de signature électronique assurent la sécurité de vos clients.

Avec la nouvelle d'une nouvelle violation de données qui fait la une des journaux presque chaque semaine, il n'est pas surprenant que de nombreuses personnes se demandent s'il est sûr de soumettre leurs signatures par voie électronique.

Comme pour toute technologie connectée, il existe un risque de fraude, d'usurpation d'identité, de falsification et même de logiciels malveillants. Toutefois, si les bonnes mesures de sécurité sont mises en place, le logiciel eSign est plus sûr qu'une signature physique  sur un document papier.

Nous examinons ci-dessous six facteurs qui protègent les signatures de vos clients et d'autres informations personnelles contre les accès malveillants et non autorisés.

La majorité des transactions commerciales actuelles s'effectuent par voie électronique. Il est donc important de créer un environnement professionnel dans lequel vos clients se sentent en sécurité .

En choisissant une solution logicielle eSign qui prend en charge ces six mesures de sécurité, vous montrez que vous prenez la sécurité de vos clients aussi au sérieux qu'eux.

Les outils de vérification permettent de s'assurer que la personne qui signe un document est bien celle qu'elle prétend être. Cela permet de réduire la fraude et d'empêcher l'accès non autorisé à des documents sensibles.

Les formes les plus courantes de vérification de l'identité  sont les suivantes

• l'authentification basée sur les connaissances (par exemple, les questions de sécurité)
• Vérification de documents (par exemple, passeport ou permis de conduire)
• Vérification biométrique (par exemple, empreintes digitales ou reconnaissance faciale)
• la vérification de l'identité numérique (par exemple, itsme, ConnectID).

Les certifications de sécurité prouvent que le fournisseur d'un logiciel de signature électronique respecte des normes de sécurité strictes et les meilleures pratiques, et que le logiciel a mis en place des mesures de protection des données sensibles.

Voici quelques-unes des certifications de sécurité que de nombreux consommateurs attendent de leur logiciel :

• ISO/IEC 27001 
• SOC 2 Type II 
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) 
• Norme de signature numérique (DSS) 

Des tests de conformité réguliers garantissent que votre logiciel de signature électronique continue de répondre aux exigences légales et réglementaires , telles que l'HIPAA et l'E-SIGN Act aux États-Unis et le règlement eIDAS dans l'UE.

Les tests de conformité permettent également de valider que les documents signés électroniquement par votre entreprise sont juridiquement contraignants et qu'ils tiendront la route devant les tribunaux.

Les pistes d'audit renforcent la confiance des clients dans votre produit en offrant une visibilité de bout en bout sur le processus de signature électronique.

La compilation de journaux détaillés aide à prévenir la falsification et la fraude. Elle apporte  la preuve de la conformité  en indiquant quand et où un document a été consulté, signé et modifié, qui a accédé au document et quelles actions il a effectuées pendant qu'il y avait accès.

L'authentification multifactorielle (AMF) renforce la sécurité des documents en exigeant des utilisateurs qu'ils fournissent au moins deux facteurs de vérification. La combinaison de facteurs de vérification comprend généralement les éléments suivants

• Quelque chose que vous connaissez : un mot de passe ou un code PIN constitue la première couche de protection.
• Quelque chose que vous avez : un smartphone, un jeton de sécurité ou un autre dispositif physique constitue un deuxième niveau de sécurité.
• Quelque chose que vous êtes : la vérification biométrique , telle qu'une empreinte digitale ou un balayage facial, offre une couche d'authentification supplémentaire hautement sécurisée.

L'intégration de l'AMF dans vos processus de gestion des documents permet à votre entreprise de s'aligner sur les meilleures pratiques du secteur et à vos clients de savoir que leurs signatures sont protégées contre les menaces potentielles.

6. Signature unique

La technologie d'authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité à l'aide d'un seul jeu d'identifiants dans plusieurs applications.

Cette approche très efficace de la gestion des accès réduit les risques pour votre entreprise et vos clients en

• Centralisant l'authentification à un point d'accès unique et sécurisé.
• Réduisant le nombre de fois où les informations d'identification sont transmises à travers les réseaux, les exposant potentiellement à des acteurs malveillants.
• Générant des journaux détaillés des événements d'authentification des utilisateurs et en les consolidant dans une piste d'audit unique.

Si votre solution logicielle de signature électronique n'offre pas de garanties adéquates, vous manquez une excellente occasion d'établir une relation de confiance avec vos clients.

Aujourd'hui, les signatures numériques pour les PDF sont la norme pour de nombreuses transactions commerciales. Assurez-vous que votre logiciel de signature électronique rassure vos clients en leur montrant que la sécurité de leurs données est votre priorité absolue.