¿Qué es la transformación digital?

La tecnología ha cambiado el panorama empresarial, pero puede resultar difícil saber cómo mantener la competitividad de su organización.

Muchos líderes de TI se refieren a la transición a la nueva tecnología como "transformación digital". Esta guía le ayudará a entender los conceptos básicos de la transformación digital y cómo puede construir una estrategia eficaz.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital (DX o DT) es el proceso de integrar tecnologías digitales inteligentes en las operaciones, soluciones y cultura de una empresa para satisfacer la demanda del mercado de productos y servicios mejores y más accesibles. Una transformación digital eficaz puede permitir a las empresas atraer y retener a más clientes, aumentar los ingresos, reducir los costes y posibilitar una plantilla totalmente remota o híbrida.

Para las empresas que cambian a entornos de trabajo remotos o híbridos, la migración de los procesos tradicionales fuera de línea y la gestión de documentos a flujos de trabajo digitales se convierte en una necesidad. Para otras empresas, la digitalización puede consistir en reducir los costes de impresión y la huella de carbono mediante la firma electrónica de documentos.

Sean cuales sean los objetivos de digitalización que quiera alcanzar en su organización, una iniciativa de transformación bien planificada es crucial para el éxito.

¿Por qué es importante la transformación digital?

A veces, la capacidad de adaptarse mediante la tecnología puede ser la diferencia entre la continuidad de la empresa y el cierre de sus puertas, como en el caso de una pandemia mundial.

En una encuesta reciente realizada por Dell Technologies a más de 4.300 empresas de todo el mundo,  el 80% de los directivos indicaron que habían acelerado sus programas de transformación digital durante la pandemia para poder mantener sus operaciones. Algunas de las áreas en las que se centraron fueron la implantación de tecnologías que potenciaran el trabajo remoto, la reinvención de experiencias digitales para clientes y empleados y el refuerzo de la ciberseguridad.

En lugar de esperar a otro acontecimiento mundial para forzar la transformación digital, las empresas deberían seguir acelerando sus iniciativas. Estos esfuerzos no sólo crearán mecanismos de seguridad para la continuidad, sino que les ayudarán a satisfacer las demandas de su mercado con mayor eficacia.

¿Qué impulsa la transformación digital?

Hay tres tecnologías o motores principales del cambio digital en las empresas: la computación en nube, la inteligencia artificial (IA) y las aplicaciones móviles (apps).

A continuación analizamos cada una de estas tecnologías:

• Computación ennube: Ofrece servicios como servidores, almacenamiento, bases de datos y software a la carta a través de Internet ("la nube"), lo que proporciona a las empresas una mayor flexibilidad en el acceso a la información esencial y a los clientes una experiencia de usuario mejorada y más eficiente.
• Inteligencia artificial (IA): utiliza máquinas y ordenadores para imitar las capacidades humanas de resolución de problemas y toma de decisiones.
• Aplicaciones móviles (apps): programa informático o software diseñado para ejecutarse en un dispositivo móvil, como un teléfono.

Aunque estas tecnologías pueden ser herramientas valiosas, es esencial implantarlas por las razones adecuadas, como sustituir la tecnología anticuada o heredada, y no por tener lo último y lo mejor.

También hay que tener en cuenta que los empleados pueden ser un motor importante de la transformación digital. El Informe de Productividad 2022 de Nitro reveló que  los trabajadores esperan más flexibilidad  en cómo y dónde trabajan. Como se destaca en el informe, el 50% de los 1.183 trabajadores encuestados querían mejores o más herramientas para permitir el trabajo remoto, y el 95% veía margen de mejora en la forma en que sus organizaciones gestionaban los documentos. Además, los empleados comentaron que las herramientas a las que podían acceder influían en las empresas en las que querían trabajar.

Descubra las últimas tendencias y tecnologías que marcarán nuestra forma de trabajar el año que viene y en adelante en el Informe de Productividad 2022 de Nitro .

¿Cuáles son los componentes de un marco de transformación digital?

Personas

La transformación digital debe empezar por las personas, concretamente porlos empleados y los clientes. Un marco práctico se centra en capacitar a la plantilla, mejorar la experiencia del cliente y potenciar la cultura y el liderazgo.

En el caso de los empleados, puede que tenga que abordar cualquier preocupación sobre la seguridad en el empleo asegurándose de que su mensaje es alto y claro: la tecnología no sustituye a nadie. Explíqueles cómo los cambios les ayudarán a resolver problemas más rápidamente y les harán la vida más fácil. Una práctica sólida de gestión del cambio puede ayudar a dirigir el lado humano del cambio para que su organización logre los resultados deseados.

También es esencial equipar a todos los departamentos y unidades de negocio por igual. La competencia y el resentimiento pueden surgir si los trabajadores sienten que la dirección tiene favoritos, así que asegúrese de que todos tienen la misma configuración básica y unas expectativas ampliamente compartidas.

Proceso

Puede que no se trate de implantar todo un proceso de trabajo ajustado y eliminar todos los residuos, pero la transformación digital implica evaluar sus procesos. Encontrar cuellos de botella y lugares en los que las nuevas tecnologías podrían ahorrar dinero será tiempo bien invertido.

Además, este componente de la transformación digital se centra en la estandarización de procesos para promover una mayor y mejor colaboración. Por ejemplo, en lugar de que cada departamento disponga de medios diferentes para obtener la aprobación (como imprimir, adjuntar un documento a un correo electrónico o trabajar con un documento en un servidor), una empresa puede implementar flujos de trabajo de documentos digitales para permitir que todas las partes necesarias compartan y editen documentos rápidamente a través de enlaces seguros.

Un proceso al que también debe prestarse mucha atención durante una iniciativa de transformación digital es  la gestión del cambio  , es decir, los pasos para garantizar una transformación digital sin contratiempos.

Plataformas

El último componente de un marco de transformación digital son lasplataformas, es decir, las tecnologías inteligentes que integras en las operaciones, la oferta y la cultura de tu empresa para trabajar con mayor eficacia.

La implementación de una nueva plataforma no será una situación de una sola vez en la que puedas decir: "¡Hemos hecho la transformación digital!". En su lugar, evalúe periódicamentelas plataformas para asegurarse de que dispone de la tecnología óptima para satisfacer las necesidades de su mercado.

Aléjese un poco de la mesa de dibujo y reflexione sobre la visión de su empresa. ¿Qué tipo de experiencia quiere que tengan sus clientes y empleados? Otras preguntas que puede hacerse son

• ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de mis clientes?
• ¿En qué se está quedando corta mi organización?
• ¿Qué podemos aprender de nuestros competidores por lo que están haciendo bien o no tan bien?
• ¿Cómo puede mi empresa apoyar mejor a nuestra plantilla a través de la tecnología?

Definir sus objetivos de transformación digital basándose en las ambiciones de su empresa le garantizará avanzar en la dirección correcta.

Sepa quién necesita estar a bordo para lograr un progreso significativo y alinee a esos líderes con un objetivo unificador. La implicación continua de estos líderes y su colaboración en la ejecución de la iniciativa pueden agilizar el trabajo.

Según un estudio reciente de McKinsey, las empresas que contratan a un Director Digital (CDO) para apoyar sus evoluciones tienen 1,6 veces más probabilidades  de que la transformación digital sea un éxito. Líderes clave como el CDO son fundamentales para inculcar una mentalidad de cambio y determinar cómo priorizar las acciones.

Trabaje con líderes clave para crear un equipo de personas que puedan supervisar la iniciativa y garantizar que su organización cumple sus objetivos. Algunos ejemplos de personas que pueden ser buenos candidatos para su equipo son usuarios avanzados de tecnologías que haya introducido en el pasado o personas con actitudes positivas hacia la exploración de nuevas ideas con un historial de ambición.

Además de crear un equipo, este paso es un buen momento para preseleccionar las plataformas o tecnologías  que su empresa necesita para satisfacer las demandas del mercado. Este paso requerirá una investigación exhaustiva y meditada para asegurarse de que elige la mejor opción entre las muchas posibles.

A la hora de crear el equipo de transformación y buscar soluciones, es esencial tener siempre presentes las necesidades de los clientes. Esto puede ayudar a que todos los demás elementos de una estrategia de transformación digital encajen en su sitio. Descubrirá que los procesos y plataformas que mejoran de forma más integral los resultados de los clientes darán forma a su plan y guiarán la forma de ponerlo en práctica.

Este último paso es quizá el más crítico, especialmente para los empleados quetrabajan a distancia y no pueden asistir a ninguna formación presencial. También se basa en gran medida en los principios de gestión del cambio para capacitar a los empleados para que ayuden a aplicar el cambio.

En este paso, su equipo de transformación tendrá que trabajar en estrecha colaboración con todas las unidades de negocio para garantizar que los empleados reciben la formación y el apoyo necesarios para utilizar las nuevas tecnologías con confianza.

En lugar de limitar la formación tecnológica a uno o dos seminarios web sobre cómo hacerlo, también podría crear una sólida biblioteca de recursos e impartir formación centrada principalmente en cómo beneficia a los empleados. Utilizando un servicio de red social empresarial u otro foro de la empresa, puede mantener el diálogo con una comunicación abierta y coherente.

¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital?

Los cambios operativos efectivos de la transformación digital a menudo pueden hacer que los empleados miren hacia atrás y piensen: "¿Puedes creer que solíamos hacer esto manualmente?"

Un ejemplo de este cambio es la integración de la tecnología de firma electrónica segura . eSigning puede eliminar muchas tareas manuales, incluyendo:

• Reunirse con clientes, proveedores o partes interesadas en persona para firmar contratos y papeleo.
• Enviar físicamente por correo documentos para firmar
• Escanear e imprimir páginas y páginas de documentos

Con el software eSign, pueden firmar, enviar y realizar el seguimiento de la documentación de forma segura y electrónica casi instantáneamente, lo que les ahorra horas de valioso tiempo.

Descargue la Guía definitiva de firmas electrónicas  de Nitro para obtener más información sobre eSigning.

La innovación puede parecer un lujo en entornos empresariales con un alto grado de trabajo manual y frecuentes simulacros de incendio.

Racionalizar el trabajo mediante una iniciativa de transformación digital ofrece a los empleados un tiempo valioso para la lluvia de ideas y la resolución creativa de problemas. Una vez que cree más espacio para la colaboración y la investigación ambiciosa, podrá encontrar ideas que conduzcan a nuevas oportunidades de mercado, una mejor percepción de la marca y ventajas competitivas.

Puede que a los clientes no les importe lo avanzada que sea su tecnología, pero reconocen si su experiencia es fluida. Cuando haga balance de las prácticas que influyen positivamente en los resultados de los clientes y los hacen más felices, podrá centrarse en aumentar los nuevos clientes netos, mantener a los clientes habituales y aumentar los ingresos netos y finales. 

El software heredado puede ser costoso de mantener y a menudo tiene actualizaciones escasas o inexistentes que dificultan la productividad. Aunque el coste de cambiar a un nuevo software puede ser elevado, la eficiencia operativa y la reducción de gastos que obtendrá merecerán la pena a largo plazo.

La transformación digital también puede ayudar a reducir costes  en otras áreas. Por ejemplo, cuando una empresa deja de utilizar papel, ahorra en recursos físicos como franqueo, sobres, papel, tinta y sistemas de archivo. Además, con una solución segura de firma electrónica en lugar de papel, una organización puede ayudar a evitar que se produzcan actividades fraudulentas, cuya reparación puede costar miles de dólares.

Mayor compromiso de los empleados

Aunque la transformación digital conlleva una curva de aprendizaje inicial para los empleados actuales, puede ayudar a mejorar el compromiso a largo plazo. A medida que los trabajos de los empleados se vuelven más sencillos, eficientes e intuitivos, adquieren más capacidad y confianza en su trabajo. En el Informe de Productividad 2022 de Nitro, alrededor del 70% de los 1.183 trabajadores encuestados consideraron que las herramientas de colaboración y productividad tenían un gran impacto .

Una inversión en las herramientas de su plantilla se sentirá como una inversión directa en ellos. Esto puede aumentar la satisfacción y, por tanto, la retención de los empleados.

Observar ejemplos reales de transformación digital puede ayudarle a estimar cómo podría ser para su empresa.

• McConnell Dowell gastaba grandes cantidades de dinero en licencias para la creación, impresión y fotocopiado de PDF. El cambio a una solución más rentable les ahorró casi un 50% en costes relacionados.
• Zebra Technologies  tuvo una nueva y emocionante temporada de crecimiento tras adquirir el negocio empresarial de Motorola Solutions. Pero ese crecimiento vino acompañado de importantes problemas de crecimiento. Zebra se asoció con Nitro para simplificar la transición y escalar más rápidamente con una gestión del cambio superior.
• Leonardo DRS  tiene más de 40 ubicaciones y necesitaba una única fuente de software PDF que pudiera unificarlas. Mientras centralizaban las operaciones de TI en todas las sedes, descubrieron la necesidad de estandarizar las herramientas para sus grupos de trabajadores del conocimiento. Este cambio tuvo un impacto inmediato en la productividad.

En la práctica, un KPI puede ser una medición de la mejora de la experiencia del cliente que se captura a través de breves encuestas de retroalimentación de clientes de ciclo cerrado. Otro ejemplo puede ser la cantidad de tiempo que se ahorra en una tarea concreta mediante la automatización en relación con el tiempo que solía tardar manualmente. Otros análisis podrían incluir la optimización de los procesos y el uso o el impacto en la sostenibilidad .

Para ayudarle a identificar los KPI adecuados para su iniciativa, pregúntese:

• ¿Qué métricas nos ayudarán a contar la historia de nuestra transformación digital?
• ¿Qué tipo y nivel de crecimiento esperamos alcanzar?
• ¿Cuáles son los objetivos alcanzables pero ambiciosos?
• ¿Qué tipo de informes utilizaremos para controlar nuestros KPI?
• ¿Con qué frecuencia elaboraremos informes y ajustaremos nuestra estrategia?

Aunque encontrar las mejores soluciones y ajustar sus procesos es esencial, colocar a las personas adecuadas en los puestos adecuados puede impulsar significativamente sus esfuerzos.

Estas son algunas de las funciones que querrá asegurarse de tener en su equipo:

• CIO/CDO: Muchos CIO han asumido el papel de Chief Digital Officer (CDO). Esta persona ayuda a la empresa a impulsar el crecimiento liderando la transición de las tecnologías analógicas a las digitales.
• Director Financiero: Un Director Financiero será fundamental para la aprobación presupuestaria de proyectos y podrá asesorar sobre oportunidades para gastar de forma eficiente.
• Gestores de TI/del servicio de atención al cliente: el equipo de despliegue de primera línea para las nuevas tecnologías.
• Ingenieros de software: incluidos los especialistas en computación en nube y los gestores de productos digitales, los ingenieros de software son responsables de las soluciones de software, desde la ideación hasta la puesta en práctica, pasando por las pruebas.
• Jefes de implementación: varias funciones de UX -diseñadores, redactores y arquitectos de UX- pueden ayudar a guiar la implementación de la transformación digital.
• Gestores de proyectos:Los gestores de proyectos mantienen el trabajo organizado y en movimiento. Pueden poner en contacto a los miembros del equipo con los recursos y plantear problemas cuando sea necesario.
• Expertos en marketing: Los expertos en marketing son los que más impacto tienen a la hora de hacer correr la voz, tanto dentro de la empresa como entre los clientes.
• Atención al cliente: la voz del cliente siempre es útil para determinar los puntos débiles de cualquier proceso o producto que la transformación digital pueda mejorar.

• Comunicación deficiente: tanto si el resultado es la duplicación de esfuerzos, la ambigüedad de los objetivos o la confusión sobre el progreso de un proyecto, la comunicación deficiente es el reto que más rápidamente puede hacer fracasar la transformación digital.
• Falta de compromiso de los empleados: las personas son animales de costumbres y la tecnología conlleva una curva de aprendizaje. Las empresas con una cultura digital inmadura pueden tener problemas a la hora de implantar soluciones.
• Limitaciones presupuestarias: las tecnologías transformadoras son cada vez más accesibles, pero todas las empresas tienen limitaciones presupuestarias.

Establecer una corriente de comunicación eficaz, una formación adecuada en gestión del cambio y una cuidadosa presupuestación ayudarán a protegerse de estos retos.

Hay varias tendencias tecnológicas en torno a la transformación digital que es importante tener en cuenta, entre ellas:

• Migración continua del hardware heredado a la computación en nube
• Documentos digitales en lugar de papel
• Mayor acceso a la IA y al aprendizaje automático
• Opciones de trabajo a distancia
• Más desarrollo móvil

Con estas tendencias, la atención se ha centrado y probablemente seguirá centrándose en el componente más crítico del cambio:las personas.

En el caso de los clientes, se trata de mejorar su experiencia con la marca y ofrecerles lo mejor posible. Para los empleados, implantar una tecnología que les ayude a acelerar y catalizar su trabajo puede aumentar sustancialmente la productividad y la retención.

La transformación digital es más que invertir en nueva tecnología: es una decisión para cambiar la cultura de una empresa. Esperamos que esta visión completa de la transformación digital, desde las personas hasta los procesos y las plataformas, le deje preparado para la acción.

Si aún no sabe por dónde empezar, podemos ayudarle . Al equipo de Nitro le apasiona impulsar la economía digital con mejores flujos de trabajo, mayor productividad y mejor experiencia del cliente y del empleado, con el respaldo de un servicio impecable que respalde sus objetivos organizativos únicos. Nuestra sólida, innovadora y asequible plataforma  PDF , eSignature  y  Analytics  es intuitiva para los empleados y mejora la forma en que su organización trabaja ahora y en el futuro.

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