Argumentos a favor del retorno de la inversión en la IA aplicada a los documentos: lo que revelan los datos de otras empresas y las implementaciones reales

Todas las presentaciones sobre IA terminan con una previsión de rentabilidad, y la mayoría de los equipos financieros han aprendido a restar credibilidad a esas cifras incluso antes de que lleguen a la reunión presupuestaria, ya que un proveedor que calcula la rentabilidad de su propio producto no constituye una prueba independiente. Lo que resulta más difícil de descartar es una cifra facilitada por las personas que realmente utilizan la herramienta, dentro de organizaciones que no tienen nada que vender.

El nuevo informe de Nitro, «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales: cómo salvar la brecha entre las promesas de la IA y la productividad» , se basa en este segundo tipo de cifras. Se encuestó a más de 1.300 directivos de empresas de los sectores de servicios financieros, servicios jurídicos, fabricación, sanidad e inmobiliario en EE. UU., Reino Unido y Canadá, y se les preguntó sobre la IA aplicada a los documentos que ya habían implantado, no sobre la IA que un proveedor aún intentaba venderles.

La IA aplicada a los documentos ofrece un retorno de la inversión cuantificable en el 99 % de las implementaciones

Entre las organizaciones en las que la IA aplicada a los documentos está verdaderamente integrada en los flujos de trabajo diarios, el 99 % de los ejecutivos y el 93 % de los gerentes y directores afirman haber obtenido al menos un resultado cuantificable, mientras que solo el 1 % de los ejecutivos y el 7 % de los gerentes afirman no haber observado aún ningún resultado cuantificable. Se trata de una tasa de éxito inusualmente alta: se observa un retorno en casi todas las implementaciones encuestadas, no solo en unas pocas seleccionadas.

Los ejecutivos y los responsables miden el retorno de la inversión de la IA aplicada a los documentos de forma diferente

Los responsables, que son los más cercanos al flujo de trabajo diario, señalan con mayor frecuencia la reducción del tiempo de procesamiento de documentos (un 58 %), seguida de la reasignación del tiempo del personal a tareas de mayor valor (un 56 %) y el ahorro de costes en gastos generales de TI, jurídicos o administrativos (un 44 %).

Los ejecutivos, que evalúan las mismas implementaciones a nivel organizativo, clasifican los resultados de forma diferente. El ahorro de costes encabeza su lista con un 68 %, seguido de la reasignación del tiempo del personal a tareas de mayor valor, con un 62 %, y la mejora en la respuesta a los clientes o las partes interesadas, con un 60 %.

Ambos grupos describen la misma implementación desde perspectivas diferentes. Un responsable se fija en las horas que solía llevar un proceso. Un ejecutivo se fija en lo que esas horas le costaban a la organización. Esa es precisamente la razón por la que el argumento del retorno de la inversión (ROI) se percibe de forma diferente dependiendo de quién esté presente.

¿Qué es lo que realmente impulsa las decisiones de adopción de la IA en la gestión de documentos?

Los datos apuntan a algo más específico que una simple vacilación. Solo el 8 % de los gerentes se describe a sí mismo como escéptico respecto a que las funciones de IA vayan a dar resultados, y apenas el 2 % afirma estar demasiado agotado por los anuncios sobre IA como para interesarse. Un grupo mucho mayor, el 51 %, se define como cautelosamente optimista: está interesado, pero espera pruebas antes de comprometerse. Otro 29 % afirma estar dispuesto a probar una nueva herramienta de inmediato.

Los ejecutivos cuentan una historia similar desde el punto de vista de la compra. Cuando se les pregunta qué es lo más importante a la hora de evaluar una nueva herramienta de IA para documentos, el 24 % señala el ahorro de tiempo y el aumento de la productividad demostrados, por delante de la certificación de seguridad y cumplimiento normativo (20 %), la integración con la pila tecnológica existente (17 %) y el coste total de propiedad, que ocupa el último lugar con un 8 %.

En pocas palabras: el coste no está frenando esta decisión, ni tampoco una duda generalizada sobre la IA. Lo que los compradores quieren es una prueba de que funciona específicamente para los flujos de trabajo de documentos y, para las organizaciones que han pagado ese precio de entrada, los datos indican que el retorno ya estaba ahí esperándoles.

La prueba del retorno de la inversión en IA para documentos ya existe

Los responsables quieren pruebas antes de comprometerse, y los ejecutivos sitúan los ahorros demostrados por encima de cualquier otro factor a la hora de evaluar una nueva herramienta. Esa prueba ya se encuentra en este mismo estudio: el 99 % de los ejecutivos y el 93 % de los responsables de organizaciones que han integrado la IA documental en su trabajo diario informan de resultados cuantificables. La pregunta que queda por responder es cuántas organizaciones más superarán la fase piloto y lo descubrirán por sí mismas.

Lee los resultados completos en «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales ».