I vantaggi in termini di ROI dell’IA applicata alla gestione dei documenti: cosa rivelano i dati dei pari e le implementazioni concrete

Ogni presentazione sull’IA si conclude con una previsione di rendimento, e la maggior parte dei team finanziari ha imparato a prendere queste cifre con le pinze prima ancora che arrivino alla riunione sul bilancio, perché un fornitore che modella il rendimento del proprio prodotto non costituisce una prova indipendente. Ciò che è più difficile ignorare è una cifra riportata da chi utilizza effettivamente lo strumento, all’interno di organizzazioni che non hanno nulla da vendere.

Il nuovo rapporto di Nitro, intitolato “The State of AI in Document Workflows: Navigating the Gap Between AI Promises and Productivity” (Lo stato dell’IA nei flussi di lavoro documentali: colmare il divario tra  le promesse dell’IA e la produttività ), si basa proprio su questo secondo tipo di dati. Ha coinvolto oltre 1.300 dirigenti aziendali nei settori dei servizi finanziari, dei servizi legali, della produzione, della sanità e del settore immobiliare negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Canada, ponendo domande sull’IA applicata ai documenti che avevano già implementato, non sull’IA che un fornitore stava ancora cercando di vendere loro.

L’IA applicata ai documenti garantisce un ROI misurabile nel 99% delle implementazioni

Tra le organizzazioni in cui l’IA applicata alla gestione dei documenti è realmente integrata nei flussi di lavoro quotidiani, il 99% dei dirigenti e il 93% dei manager e dei direttori riferisce di aver ottenuto almeno un risultato misurabile, mentre solo l’1% dei dirigenti e il 7% dei manager dichiara di non aver ancora riscontrato nulla di misurabile. Si tratta di un tasso di successo insolitamente elevato: si osserva un ritorno sull’investimento in quasi tutte le implementazioni oggetto dell’indagine, non solo in una manciata di casi privilegiati.

Dirigenti e manager misurano il ROI dell’IA applicata ai documenti in modo diverso

I manager, che sono i più vicini al flusso di lavoro quotidiano, segnalano più spesso una riduzione dei tempi di elaborazione dei documenti (58%), seguita dalla possibilità di reindirizzare il tempo del personale verso attività di maggior valore (56%) e dai risparmi sui costi IT, legali o amministrativi (44%).

I dirigenti, che valutano le stesse implementazioni a livello organizzativo, classificano i risultati in modo diverso. I risparmi sui costi sono in cima alla loro lista con il 68%, seguiti dal tempo del personale reindirizzato verso attività di maggior valore (62%) e dal miglioramento dei tempi di risposta per clienti o stakeholder (60%).

Entrambi i gruppi descrivono la stessa implementazione da punti di vista diversi. Un manager nota le ore che un processo richiedeva in passato. Un dirigente nota quanto quelle ore costassero all’organizzazione. È proprio per questo che l’argomento del ROI viene percepito in modo diverso a seconda di chi si trova nella stanza.

Cosa sta realmente guidando le decisioni sull’adozione dell’IA per la gestione dei documenti

I dati indicano qualcosa di più specifico di una semplice esitazione. Solo l’8% dei manager si definisce scettico riguardo ai risultati che le funzionalità di IA potranno garantire, e appena il 2% afferma di essere troppo stanco delle continue notizie sull’IA per interessarsene. Un gruppo molto più ampio, il 51%, si definisce cautamente ottimista: interessato, ma in attesa di prove concrete prima di impegnarsi. Un altro 29% dichiara di essere pronto a provare immediatamente un nuovo strumento.

I dirigenti raccontano una storia simile dal punto di vista degli acquisti. Alla domanda su cosa conti di più nella valutazione di un nuovo strumento di IA per la gestione dei documenti, il 24% indica un comprovato risparmio di tempo e un aumento della produttività, davanti alla sicurezza e alle certificazioni di conformità (20%), all’integrazione con lo stack tecnologico esistente (17%) e al costo totale di proprietà, che si colloca all’ultimo posto con l’8%.

In parole povere: il costo non sta frenando questa decisione, né lo sta facendo un dubbio più ampio sull’IA. Ciò che gli acquirenti vogliono è la prova che funzioni specificamente per i flussi di lavoro documentali e, per le organizzazioni che hanno sostenuto quel costo iniziale, i dati indicano che il ritorno sull’investimento era lì ad attenderle.

La prova del ROI dell’IA applicata ai documenti esiste già

I manager vogliono prove concrete prima di impegnarsi, e i dirigenti, nel valutare un nuovo strumento, danno la priorità ai risparmi comprovati rispetto a qualsiasi altro fattore. Tale prova è già contenuta in questa stessa ricerca: il 99% dei dirigenti e il 93% dei manager nelle organizzazioni in cui l’IA applicata ai documenti è integrata nel lavoro quotidiano segnalano un risultato misurabile. Resta da vedere quante altre organizzazioni supereranno la fase pilota e lo scopriranno di persona.

Leggi i risultati completi nel rapporto “The State of AI in Document Workflows ”.