¿Qué es PDF/A? Por qué es importante y cómo utilizarlo

En el mundo digital actual, la gente cambia de dispositivos, actualiza aplicaciones y experimenta con nuevas herramientas más que nunca. Pero a medida que la tecnología evoluciona, es fundamental que los documentos sigan siendo accesibles.

Proteger tus PDF ahora te ahorrará tiempo y estrés innecesarios a largo plazo, para que puedas estar seguro de que tus documentos se mantienen exactamente como los creaste.

En este artículo, responderemos a algunas preguntas frecuentes sobre PDF/A.

1. ¿Qué es PDF/A?

Portable Document Format Archive, o simplemente PDF/A, es un formato de archivo desarrollado para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Esto significa que sus documentos PDF aparecerán de la misma forma en que fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware que se produzcan con el tiempo.

A diferencia de los archivos PDF estándar, que incluyen elementos no aptos para el archivo, como componentes multimedia, fuentes o referencias externas, PDF/A está diseñado para ser autónomo. Tiene directrices y requisitos específicos para la estructura del documento, las fuentes, los espacios de color, los metadatos y las fuentes incrustadas. También exige el cumplimiento de normas ISO específicas.

2. ¿Por qué debería hacer mi documento PDF/A?

Tanto si es una empresa a escala como un estudiante universitario o un empresario, crear documentos PDF/A tiene muchas ventajas.

Mantener la coherencia: Sus documentos aparecerán de la misma forma en que fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware que se produzcan con el tiempo.
Mejora de la capacidad de búsqueda: los documentos PDF/A se pueden indexar y buscar, lo que mejora su accesibilidad para futuras recuperaciones y referencias.
Cumplimiento de la legislación: Muchos sectores exigen el uso de PDF/A para el archivado con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación y la autenticidad de los documentos.
Mejorar la accesibilidad: los estándares PDF/A incluyen funciones de accesibilidad , lo que hace que los documentos sean inclusivos para las personas con discapacidades.
Reducir riesgos: Al archivar documentos en formato PDF/A, las organizaciones pueden reducir el riesgo de pérdida de datos, garantizando la continuidad y el cumplimiento de la normativa.

3. ¿Cómo se utilizan los archivos PDF/A?

He aquí algunos ejemplos comunes de cómo los distintos sectores pueden sacar partido de los documentos PDF/A.

Casos de uso de PDF/A
Administración pública	Garantiza el almacenamiento a largo plazo de registros importantes como certificados de nacimiento, títulos de propiedad y documentos legislativos.
Legal	Conserva documentos legales, contratos y expedientes, y garantiza su integridad y admisibilidad en los tribunales.
Sanidad	Archiva historiales de pacientes, informes médicos y documentos de investigación para cumplir la normativa y mantener la exactitud del historial médico.
Ingeniería y fabricación	Conserva documentación técnica compleja, incluidos planos CAD y esquemas de ingeniería.
Educación	Garantiza la coherencia del contenido educativo, como materiales de cursos, trabajos de investigación y documentos académicos, para futuras consultas.
Finanzas	Archiva documentos financieros como extractos y facturas para ayudar a cumplir los requisitos normativos, facilitar las auditorías y garantizar la accesibilidad de los datos.

4. ¿Existen diferentes tipos de PDF/A?

PDF/A tiene distintas variantes. Esto se consigue mezclando distintos estándares PDF/A y niveles de conformidad, que han evolucionado con el tiempo para adaptarse a los avances tecnológicos y los casos de uso.

PDF/A-1

Se trata del estándar PDF/A más utilizado y original, que garantiza la conservación del aspecto visual del documento a lo largo del tiempo. También es el más restrictivo, ya que no admite JPEG 2000, capas ni archivos adjuntos.
Características que faltan: JPEG2000 , transparencia, capas y archivos adjuntos.
Niveles de conformidad:

PDF/A-1a (Accesible) permite que las tecnologías asistidas mejoren la accesibilidad de un PDF proporcionando texto y otros elementos en un formato accesible. Esto permite a todos los usuarios acceder a la información. Un ejemplo de cómo puede utilizarse PDF/A-1a es a través de un lector de pantalla para discapacitados visuales.
PDF/A-1b (Basic) se utiliza para crear versiones de archivo de documentos, de modo que puedan reproducirse igual que cuando se guardaron. Es un subconjunto más estricto de la especificación ISO PDF.

Aprenda a convertir PDF a PDF/A-1a y 1b en nuestra guía del usuario .

PDF/A-2

PDF/A-2 se basa en PDF/A-1 y ofrece compatibilidad adicional con espacios de color, compresión JPEG2000 y archivos incrustados, además de introducir la transparencia. PDF/A-2 no convierte en obsoleto a PDF/A 1, lo que significa que un archivo PDF/A-1b válido puede pasar la verificación en software configurado para validar PDF/A2b o PDF/A-3b.
Nuevas características: JPEG2000 , transparencia, capas y archivos adjuntos (sólo otros archivos PDF/A).
Niveles de conformidad:

PDF/A-2a (Accesible) se basa en la estructura que formaban las etiquetas PDF/A-2u, facilitando la búsqueda y reutilización del contenido de un documento PDF. Al igual que PDF/A-1, hace que los documentos sean accesibles para las personas con discapacidad visual.
PDF/A-2b (Basic) es el cumplimiento mínimo necesario para garantizar que un documento PDF se pueda representar visualmente igual que cuando se creó.
PDF/A-2u (Unicode) incluye toda la conformidad de nivel B con el requisito adicional de que todo el texto del documento tenga equivalentes Unicode, lo que garantiza que todo el texto pueda indexarse y mostrarse.

Aprenda a convertir PDF a PDF/A-2a, 2b y 2u en nuestra guía del usuario .

PDF/A-3

Introduce la incrustación dentro de un archivo PDF/A, o archivos en cualquier otro formato (no sólo otros archivos PDF/A como se permite en PDF/A-2), lo que lo hace adecuado para documentos que necesitan incluir archivos adjuntos que no son PDF.
Nuevas características: Archivos adjuntos (cualquier tipo de archivo).
Niveles de conformidad:

PDF/A-3a mejora la accesibilidad, de forma similar a PDF/A 2a y PDF/A-1a.
Tiene una alta integridad visual y garantiza la visualización idéntica de un documento PDF a cuando se creó.
PDF/A-3u permite la búsqueda de textos y la copia de texto Unicode para los documentos PDF creados digitalmente y los escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) .

PDF/A-4

Admite el archivado de formularios rellenables al permitir contenido no estático en documentos PDF en forma de JavaScript. Esto significa que la información sobre los valores o la lógica de un formulario interactivo puede almacenarse y archivarse. También simplifica la gestión de firmas digitales.
Nuevas funciones: Modelos 3D, medios enriquecidos y anotaciones 3D.
Niveles de conformidad:
- PDF/A-4e (Ingeniería) admite modelos 3D, medios enriquecidos y anotaciones 3D, así como archivos incrustados.
- PDF/A-4f permite incrustar archivos arbitrarios.

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Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en diciembre de 2020 y se ha actualizado para reflejar las actualizaciones de PDF/A.

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