¿Cuánto le está costando realmente a tu organización el trabajo manual relacionado con la documentación?

El jefe de un departamento solicita otra contratación este trimestre, y la justificación suele caber en una sola frase: el equipo está desbordado, la carga de trabajo ha aumentado, alguien tiene que cubrir el hueco. Lo que resulta más difícil de explicar en esa misma frase es en qué se invierten realmente las horas del equipo actual. Probablemente, alguien de ese equipo esté reformateando un contrato antes de enviarlo al departamento jurídico, convirtiendo un formulario de admisión escaneado en un formato legible para el sistema o persiguiendo una firma antes de que venza el plazo, y nada de eso aparece como una partida independiente en la cuenta de resultados.

Una nueva encuesta de Nitro ha cuantificado exactamente esa brecha. Tras encuestar a 239 altos directivos y a 1.100 gerentes y directores de los sectores de servicios financieros, jurídico, manufacturero, sanitario e inmobiliario en EE. UU., el Reino Unido y Canadá, el estudio en el que se basa el informe «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales: Cómo salvar la brecha entre las promesas de la IA y la productividad  ha medido cuántas horas dedican cada semana los empleados de las empresas a tareas manuales relacionadas con documentos, qué impide a las organizaciones solucionar este problema y cuál es el valor real de la solución una vez implementada.

El número de horas es superior al que la mayoría de los presupuestos asumen

Si se pregunta a un directivo cuánto tiempo de la semana de su equipo se dedica al procesamiento manual de documentos (edición, conversión de formatos, compresión, fusión, extracción de texto, censura), la respuesta tiende a ser elevada. Más de la mitad de los responsables (62 %) afirman que los empleados de su equipo dedican seis o más horas a la semana precisamente a ese tipo de trabajo, y casi un tercio (31 %) sitúan la cifra por encima de las 11 horas. Al plantearles la misma pregunta sobre su organización en su conjunto, los altos directivos (C-suite) indican una cifra aún mayor: el 84 % afirma que son seis o más horas a la semana, y más de la mitad (54 %) señala que son 11 o más.

Sería fácil suponer que los directivos tienen una visión más limitada de un problema tan específico, pero los datos indican lo contrario: los altos directivos perciben la magnitud del trabajo manual con documentos en toda la organización al menos con la misma claridad con la que lo perciben los responsables a nivel de departamento. Ambas cifras apuntan al mismo problema subyacente, y es lo suficientemente importante como para tenerlo en cuenta en el presupuesto del próximo año.

Cuánto cuesta realmente seis horas a la semana, por empleado

Una vez que las horas están sobre la mesa, el departamento financiero dispone de datos concretos con los que trabajar. A un coste total de aproximadamente 40 dólares por hora, seis horas semanales de trabajo manual con documentos suponen una pérdida de productividad de unos 12 500 dólares por empleado al año. A 11 horas a la semana, esa cifra asciende a unos 22 800 dólares por empleado al año.

Si aplicamos estos cálculos a una organización de 1.000 personas utilizando la estimación más baja de seis horas, la pérdida de productividad supera los ocho dígitos al año, sin que haya ninguna nueva contratación, contrato con un proveedor o partida presupuestaria que lo justifique. Esa cifra ya está incluida en los costes actuales de personal de la organización; simplemente no se ha desglosado ni etiquetado.

Las preocupaciones sobre el presupuesto y el retorno de la inversión son parte de lo que está frenando la solución

Si el coste es tan evidente, la pregunta lógica es por qué no hay más organizaciones que hayan subsanado esta deficiencia. Parte de la respuesta radica en el mismo debate presupuestario que creó el problema. Entre los altos directivos, los elevados costes de implementación se sitúan como la principal barrera para implementar la IA en los flujos de trabajo de documentos para el 36 %, las restricciones presupuestarias para el 34 % y la falta de un retorno de la inversión (ROI) demostrado para el 22 %. Los directivos citan un conjunto similar de preocupaciones: los costes de implementación (29 %), las restricciones presupuestarias (28 %) y la falta de un retorno de la inversión (ROI) demostrado (24 %), todos ellos por detrás de la seguridad, que encabeza la lista para ambos grupos (el 54 % de los directivos y el 49 % de los altos ejecutivos).

Esto hace que el mismo cálculo se vuelva en contra desde dos frentes: el coste de no hacer nada ya es lo suficientemente elevado como para cuantificarlo, mientras que el coste de dar el primer paso es lo que está frenando la decisión.

Allí donde se implementa realmente la IA aplicada a los documentos, el retorno es cuantificable

Este argumento comercial está respaldado por datos. El anterior Informe sobre IA empresarial  de Nitro reveló que las organizaciones que han integrado de verdad la IA para documentos en su trabajo diario ahorran una media de nueve o más horas a la semana por empleado, lo que supone aproximadamente 26 millones de dólares en valor de productividad anual para una empresa de 1.000 personas, con un retorno de la inversión de 2,5 veces y una seis meses. Se trata de una excepción notable en un panorama en el que el 44 % de las empresas afirman que aún no pueden medir un retorno de la inversión claro en su inversión general en IA. De todas las áreas en las que se destinará el gasto empresarial en IA en 2026, los flujos de trabajo documentales se encuentran entre los que se amortizan más rápido y los más fáciles de defender ante el consejo de administración.

Para los responsables financieros que estén preparando el caso de negocio del próximo año sobre la IA aplicada a los documentos, la cifra de partida ya figura en la nómina de este año, a la espera de ser identificada.

Lee los resultados completos en «El estado de la IA en los flujos de trabajo documentales ».